印鑑の役割と電子印鑑のメリット

契約書などの書類や宅急便の受け取りなどに使用されてきた印鑑ですが、デジタル化が進む中、電子印鑑や電子署名などを導入するケースも増えてきました。実印や認印、銀行印などさまざまな種類がある印鑑がなくなることはないものの、使用するケースは減っていくと考えられます。ここでは、改めて印鑑の持つ役割を確認すると同時に、電子印鑑のメリットをご紹介します。

目次：

1. 印鑑についての変化
2. 印鑑の種類
3. 印鑑の持つ役割とは
4. 最近耳にする電子印鑑とは
5. 印鑑の信頼性を高める電子印鑑

Part 1. 印鑑についての変化

印鑑は身近なところでいろいろなものに使用されています。家や自動車を購入する際の書類や保険の契約書など重要な契約書類に使ったり、銀行の口座を開設する際に窓口で必要になったり、会社などの提出書類で頻繁に使うこともあるでしょう。

しかし、近年はデジタル化が進み、書類もPDFなどで取り交わされるケースも増えたことから、手で押さなければならない印鑑が使用できないケースが増えています。そのような中で、電子印鑑や電子署名などが採用され、今までの印鑑を使うケースが減ってきているのが現状です。しかし、印鑑には本人が確かに認めたものである証拠としての役割があります。電子印鑑の便利さはメリットですが、改めて印鑑の重要性を認識しておくことが必要でしょう。

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Part 2. 印鑑の種類

印鑑の代表的なものには実印、認印、銀行印、訂正印、さらには割印や代表社印、社印といった種類があります。

➤実印

実印は、各市町村区の役所に登録された印鑑のことです。

使用するには印鑑登録が必要になり、契約をする際に本人の意思を証明するといった意味で使います。印鑑登録ができるのは戸籍上の氏名、苗字、名前のいずれかを表示したものに限り、頭文字や苗字に名前の一部を付けたものなどは登録できません。

➤認印

認印は印鑑登録の必要がないもので、日常生活で使用するケースが多いです。

荷物の受け取りや会社の提出書類などに使うことも少なくありません。お店でも売られています。実印は一人1本ですが、認印は複数持つことも可能です。実印はフルネームや名前のみで作成することが多いので、それと区別する意味でも姓のみのものが多くなっています。銀行で使用される印鑑が銀行印です。金融機関において口座を開設する際に使用します。銀行の窓口でお金を引き出す際など、銀行での取引の際に必要となります。

➤訂正印

訂正印は契約書や請求書、帳簿などの文字を書き直すなど訂正をするときに使用する印鑑です。

簿記用としては、小さなサイズのものが用いられます。割印は契約書と副本など、2つ以上の文書にまたがって捺印するものです。代表者印は会社を設立する際、または代表取締役が代わったときなどに作成するもので、法務局への登録が必要です。株式の発行や登録申請など、重要な契約のときに使用します。社印は会社名が彫られている印鑑のことです。四角い形のものが一般的で、角印とも呼ばれます。請求書や領収書などに使用することが多い印鑑です。

Part 3. 印鑑の持つ役割とは

★印鑑の役割は、基本的に「本人（その会社）が認めた」ということを証明するものです。

★実印は自分の意思の証明であり、銀行印は本人であることの証明です。荷物の受け取りや会社で使用することの多い認印は、確かに受け取りました、確かに自分が確認しましたということを証明するものです。

★割印は同時に作成された同じ書類であることを証明する役割を持ちます。代表者印や社印は個人の実印と同じで、重要な契約書類、正式な書類などに押すことで会社が認めたということを証明する役割があります。

Part 4. 最近耳にする電子印鑑とは

電子印鑑とは、電子文書に押すことができる印鑑のことです。

パソコンやスマートフォンなどの電子文書に直接捺印できる印鑑データで、電子印鑑があればパソコンなどで作成した書類に印鑑が必要な場合、わざわざプリントアウトをして印鑑を押す必要がなくなります。外出先でも印鑑を押すことができるのもメリットです。電子印鑑はパソコンで簡単に作成することが可能です。フリーソフトもあれば、officeのソフトで作成することもできます。

しかし、簡単に作成できる電子印鑑は偽造・悪用のリスクも高いため、セキュリティ面が強化された電子印鑑であることが大切です。そのため、PDFelementのような安全性が高いソフトで電子署名を追加することがおすすめです。

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電子印鑑作成サービスなどであれば、印影に識別情報を保存した電子印鑑も作成できます。識別情報が保存された電子印鑑であれば、いつ誰が押印したかなどの情報が識別できるため、信頼度が高くなるというメリットがあります。簡単に作成できる電子印鑑は費用がかからないメリットはありますが、偽造されるリスクもあります。

一方、識別情報が保存された電子印鑑やコピー防止機能搭載などの印鑑であれば、なりすましなどの悪用を防ぐことができ、安心して使用できるでしょう。

Part 5. 印鑑の信頼性を高める電子印鑑

印鑑の役割は本人が認めたことを証明することであり、偽造や悪用されない印鑑であることが大切です。時代の流れとともに利便性を追求して誕生した電子印鑑ですが、偽造されやすい点がデメリットでした。しかし、識別情報の保存やコピー防止機能などが搭載されている電子印鑑も登場していることから、セキュリティ面においても安心して使用できる印鑑と言えるでしょう。ぜひPDFelementを無料ダウンロードして、電子印鑑をつけてみていかがでしょうか。