電子契約と書面契約の違いと注意点

2001年に電子署名を手書きの署名や押印と同等とみなす電子署名法が施行されて以降、電子契約に関するいくつかの法律が成立し、今ではほとんどの契約を電子化できるようになりました。しかし、現在でも書面でしか契約できないものも残っています。電子契約を知って効率的に契約を締結し、電子契約できないものについて知ることで契約漏れのリスクを回避しましょう。ここでは、電子契約と書面契約の違いについて解説していきます。

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目次：

1. 初めに
2. 紙の契約書と電子契約の違い
3. 電子契約の導入にあたり注意すべき法律
4. それぞれのメリット、証拠力について
5. メリットとデメリットを考慮した電子契約の導入を

Part 1. 初めに

契約するとは、その当事者同士がなんらかの事象に合意することで本来なら口頭でも成立します。しかし、後から言った言わないの問題が出てこないように、書面として残したものが契約書です。これまでは署名、押印して書類の形で残していました。

インターネットの普及により、2001年に電子署名法が成立すると税務面を含んだ多くの契約が電子書面で行われるようになりました。これを電子契約と言います。具体的には、インターネット上で電子署名を施したファイルを交換して双方が保管する形式のことです。必ずしも書面での契約書を作る必要はなくなりましたが、一部に法的に紙の契約書を求められる場合が残っています。電子契約では相手方の理解と協力も必要です。

Part 2. 紙の契約書と電子契約の違い

紙の契約書と電子契約のもっとも大きな違いは、署名（紙の場合は押印も含む）です。従来は印鑑を市町村役場に登録して実印として本人確認したり、筆跡で本人であることを証明していました。電子署名では、公開鍵暗号方式を使って契約内容が改ざんされていないことを証明しています。法的には、2001年に電子署名法によって電子署名による契約書を作ることができるようになりました。2020年の民法改正で「契約方式の自由」が盛り込まれ、契約には紙の契約書は必要ないという大原則が明記されています。

Part 3. 電子契約の導入にあたり注意すべき法律

電子契約の導入にあたって、特に注意すべき法律は電子帳簿保存法です。これは仕入れ、売上げに関する契約書や発注書、領収書などの原則として紙で保存することが義務づけられている（法人税法、所得税法などによる）国税に関する書類を一定の要件の下で例外的に電子保存することを認める法律です。

電子帳簿保存法では、3つの記録法が認められています。

➤記録法①電磁的記録による保存

DVD、CDなどの外部媒体だけでなくサーバーに保存した記録も電磁的記録として認められますが、承認申請の際に使用するソフトやシステムの名称を申請書に記載する必要があります。

➤記録法②マイクロフィルムによる保存

長期的な保存に適しています。

➤記録法③スキャナー保存

紙で保存していたデータを電子化するための方法です。改ざん防止のために、スキャナーの規格を電子帳簿保存法に適合させることとタイムスタンプの付与が求められます。

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このため、電子契約を導入する際には、電子帳簿保存法に適合したシステムなのかを確認することが大切です。

また、宅地建物取引業法34条や特定商取引法第4条など書面による契約が義務化されているものや建設業法19条などによって電子化に相手の承諾が必要なものもあります。

Part 4. それぞれのメリット、証拠力について

電子契約のメリットとして契約業務の効率化、コストの削減、コンプライアンスの強化が挙げられます。

★契約業務の効率化

電子契約ではこれまで必要だった紙への印刷、製本、送付のプロセスや相手からの返送の時間をカットでき、クラウド上での管理ができるので作業の遅延や漏れも起きにくくなります。

★コストの削減

契約にかかる紙代や送料、書類を保管するための管理費用がなくなります。電子契約は印紙税の対象外ですので、印紙代も不要です。

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★コンプライアンスの強化

契約締結までの状態を管理できるため、締結や保管、解約・更新の漏れを防ぐことができます。電子契約は、改ざんが行われていないことを示すタイムスタンプと本人性を示す電子署名によって証拠力も保証されています。

紙の契約書のメリットは今まで通りの業務を行うだけですので、新たな準備負担がかからない点です。契約は双方によって行われるものですから、一方的に電子契約に切り替えることはできません。場合によっては、相手にも準備負担をかけてしまう恐れがあります。そのため、電子契約の導入には相手の同意と協力が不可欠です。

また、紙の契約はどのような法律にも対応した契約方法と言えます。実印を使うことで、民法上も非常に強力な証拠力を持ちます。

Part 5. メリットとデメリットを考慮した電子契約の導入を

今後、ますます契約の電子化が進んで行くことが予想されます。電子契約には契約にかかる時間やコストの削減、証拠力など多くのメリットがありますが、一方で法律に合ったシステムの導入や長期にわたることが想定される紙の契約書と電子契約の管理を並行して行う負担など、考えなければならないことも山積しています。現状に合った緩やかな移行が理想的と言えるでしょう。

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