PDFの書類には電子印鑑を押すことができるので便利ですが、実は多彩なスタンプを使えることを知っているでしょうか。PDFに希望の印鑑を押せるようになるとさらに便利になります。この記事ではPDFで使用可能な印鑑の種類と特徴、利用できるビジネスシーンを紹介します。PDFelementを使ってカスタムスタンプを作る方法も紹介するので上手に活用して下さい。
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PDFによる電子文書の取り扱いが一般的に行われるようになり、今まで紙媒体でやり取りをしていた文書もPDFのまま使うことが多くなりました。契約書の作成にも電子印鑑を使用することができるため、多様な活用シーンが生まれています。PDFには色々な種類のスタンプがあるので、シーンに応じて使い分けると業務効率を上げることが可能です。もともと書類に印鑑を押すことが多かったなら、複数の種類の電子印鑑を使いこなせるだけで書類業務がスムーズに進むようになるでしょう。そのためにはPDFで利用できるスタンプの種類を詳しく理解する必要があります。
PDFelementを使うとカスタムスタンプは簡単に作成できます。PDFelementでは注釈機能の「スタンプ」を使うことでどの種類のスタンプも押すことが可能です。この中にカスタムスタンプの作成機能が搭載されています。「注釈」のツールバーの右の方にスタンプのボタンのプルダウンメニューを開き「作成」を選択します。するとウィンドウが開くので、カスタムスタンプの名前を入力し「画像を選択」をクリックしてスタンプにする画像を読み込みましょう。これでOKボタンを押すだけでカスタムスタンプが作成されます。
PDFで電子印鑑を押すにはスタンプを使います。PDFで使用できるスタンプは4種類に分類できるので、それぞれの概要と利用する典型的なビジネスシーンを見てみましょう。
標準的なビジネススタンプはビジネスの現場でよく用いられている印鑑を電子化したものです。「重要」「見本」「極秘」「至急」「回覧」などといった文字のスタンプを使えます。書類に押印して特定の意味を持たせるために用いるのが一般的で、社外秘の資料に「極秘」、急いで承認フローを通す必要がある書類に「至急」などといった形で押すのがよくあるパターンです。手書きしていた文字をスタンプに変更して作業効率を上げることもできますが、同じスタンプを使用していると目を引くことから注意喚起をしやすいメリットもあります。
サイン用のスタンプは署名を電子印鑑として押すためのスタンプです。直筆のサインを入力したいときによく使用されています。PDFにはマウスを使ってドラッグすることにより直筆でサインを入力できる機能があります。そのサインをスタンプのようにして押せるのがサイン用のスタンプです。契約書などの署名捺印が必要な書類を作成するときによく用いられています。契約書としての有効性を担保するため、電子証明書と合わせて利用することが多いスタンプです。
動的なスタンプは日付や署名者などを自動的に入力して押せるスタンプです。コンピューターの環境設定やユーザー情報などから自動取得して入力してくれます。ダイナミックスタンプとも呼ばれているスタンプで、押した人や押した日時によってプリントされる内容が動的に変化することから付けられた名称です。ビジネスシーンでは日付や押印者の管理が必要な際に用いられます。申請書の承認手続きや検収書の作成などが典型的な活用シーンです。
デジタルスタンプはカスタムスタンプとも呼ばれている最も一般性があるスタンプです。上記に含まれない一般的な印鑑を電子化したものが全てデジタルスタンプに該当します。自分の名字や社印を作成したり、メッセージスタンプにしたりして使用することが可能です。個人が自分の名前で電子印鑑を押すときには個人印のデジタルスタンプが使用されます。会社として書類を発行するときには社印のデジタルスタンプを作成して押せば良いということになります。カスタムスタンプとして自由に作成できるので、書類にゴム印などで押していた印影をスタンプにして押せるようにするのも便利です。
→関連記事：ペーパーレス化による印鑑の問題はPDFの電子印鑑で対応しよう
PDFの電子印鑑に使うスタンプは動的なスタンプやカスタムスタンプもあるため、使い方次第で広い可能性を持っています。画像さえ作ってしまえばカスタムスタンプを作成することも可能なので、書類業務の効率化に活用していきましょう。PDFelementを使えばカスタムスタンプを作成するのが簡単です。今後、スタンプを使用していくならPDFelementの利用も検討しましょう。
作成日： 2021-05-10 10:37:08 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39
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