テレワークとは何か？

テレワークとは、情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

テレワークを導入するメリットとは？

テレワークの導入によるメリットはコスト削減、人材の確保、事業継続性の確保などがあります。

テレワーク実施以来一年超え、環境への影響と働き方の変化は？

はじめに

働き方の多様性、並びに交通渋滞対策として、かねてより政府等から在宅勤務とそれに伴う、オンライン利用のテレワーク・リモートワーク・（以下テレワーク）の推進が求められていましたが、コロナ禍の影響を受けて、その推進が一気に加速され、多くの企業ではその導入から既に一年以上が経とうとしています。

テレワークには、生産性の向上やWeb会議のペーパーレス化による環境保護をはじめ、多くのメリットがある半面、セキュリティ面やコミュニティ不足に関してデメリットがあります。

以下では、テレワークのメリットとデメリットを再確認し、企業におけるテレワークの導入事例を参考に、ペーパーレス化による環境保護をより一層推進できるPDF編集ソフトについて解説します。

1.テレワークのメリットは？環境にどう影響しているか

まず、テレワークのメリットと、環境への影響を見てみましょう。単独のメリットではなく、それぞれが複雑に影響を及ぼします。

①通勤減少、CO2排出削減

出社しないい（全員毎日というわけにはいきませんが）ので、当然通勤が減少します。数人が通勤しないだけでなく、数十万～数百万の人が通勤しなくなるので、電車やバス、車などの交通手段の運航も減少し、電気・ガス・ガソリンの消費が減り、地球温暖化の原因となるCO2の排出量が削減します。テレワークが地球環境保護に貢献するのです。

②時間節約、生産性の向上

往復の通勤時間が無くなることで、時間の節約になりますし、満員電車のストレスがなくなることから、仕事の生産性も向上します。また、仕事の合間の軽い運動などの気分転換も、生産性向上に寄与することでしょう。

③生活様式の変化

家族と触れ合う時間が長くなったり、育児や介護をしながらでも仕事を続けやすくなります。これらにより、個々の生活様式が変わってきます。

④Web会議、ペーパーレス

テレワークでの会議はオンラインとなり、配布していた資料もオンラインで共有することになり、資料を印刷する必要がなく、ペーパーレス化も実現できます。これも地球環境保護に役立ちます。

⑤コスト削減

企業にとっても、多くの点でコスト削減につながります。

★ 出社人数が減るので、オフィスをフリーアドレス制にすれば、オフィス面積の縮小、家具類の削減が可能。

★ 出社人数が減るので、支給する通勤交通費の削減が可能。

★ ④の会議資料のペーパレス化により、用紙・トナー・資料保管場所・廃棄物の削減が可能

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2.テレワークのデメリット

テレワークのメリットについて述べましたが、残念ながらメリットばかりではありません。テレワークの長期化によりそのデメリットも目立ち始め、徐々に出社割合を増やす企業も出てきました。

①情報セキュリティの問題

まず、モバイルPCをどこかに置き忘れて紛失するなどの事故があります。単にPCの損失だけでなく、大切なデータや個人情報、さらにはお客様の情報までもが漏洩してしまう可能性があります。次に個人情報漏れの問題。端末を紛失しなくても、個人情報は漏洩します。フィッシング、標的型メールを開いたり、危険サイト閲覧等によるマルウェア感染により、個人情報が漏洩します。

単に氏名や住所、メールアドレスだけでなく、銀行口座番号やパスワードも標的となるので注意が必要です。また、テレワークは、社内オフィスではなく従業員が外部で作業を行うので、機密情報が第三者の目に触れるリスクが高まります

②適切な労務管理・人事評価ができない

テレワークでは、直接社員を管理できないので、法定労働時間を超える長時間労働を防ぎにくい傾向にあります。勤怠管理ツールを導入することによって、始業時刻や終業時刻などを遠隔でも管理する必要があります。

また人事評価に関しても、オフィスで勤務を行わないため、仕事に対する姿勢などは直接見ることができないので、評価の対象として判断がしにくくなります。そのため成果物への評価や自己申告がそのまま人事評価となるシステムを構築する必要も出てきます。

③コミュニケーション不足

対面で同僚や上司、あるいは客先とも直接的なコミュニケーションを取る機会が減ります。これに対するには、チャットツールなどを活用し、リモートでも十分な情報共有ができる仕組みを構築する必要があります。

また、テレワークを行うと、社内の人と会話をする機会が圧倒的に減ります。人によっては丸一日、外出をせずに自宅で作業をして、精神的に不安定になってしまうこともあります。従業員のメンタルケアも含めて、事前に対策を講じる必要があります。

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3.テレワークを長期化する会社が増える傾向、その実例

では実際にテレワークを導入しているアマゾンの実例を紹介しましょう。

Amazonでは、オフィス業務に就く社員の多くが、コアタイムの設定がないフレックス勤務を実施しています。この制度を採用している背景には、社員1人1人がリーダーであり、自分の仕事を、オーナーシップを持って遂行するという考え方を根本に持っていること、さらに、海外拠点とのやり取りが多く、時差の関係から、早朝や深夜に自宅からオンライン会議に出席したり、メールでやり取りをしたりといったことが、日常的に行なわれている点が見逃せません。

そのため、Amazonではテレワークを行なう環境がすでに構築されており、新型コロナウイルスの感染拡大前から、在宅勤務が行なえるようになっていました。Amazonでは、快適なテレワークが行なえるように、PCの周辺機器を提供する一方で、介護やベビーシッターの補助などの福利厚生制度も用意しています。

さらに、全社員へ毎日送付する意識調査などを通じて、定期的に意見をヒアリングすることで、社員はいまどんなサポートが必要かを知ったり、社内の声を反映したりといった工夫を行っています。

そのほか、仕事を離れても、チームメンバーや仲の良い社員同士がオンライン上に集まり、オンライン飲み会など、仕事以外の場面で、コラボレーションツールを活用する事例も出ているようです。

ただ、最近になって少し状況が変わってきました。コロナウイルスが我々の生活を一変させてから1年が経過し、アメリカ全土でワクチン接種が進んだことで着地点が少し見えてきました。そこで企業は、どのようにして従業員をオフィスに戻すか、そしてどのようにしてオフィスをパンデミック後に対応した空間に変えるかについて検討しています。

今後は出社する日を決めてからデスクを予約するホットオフィスになり、社員はほぼリモートで働くものの、特定のプロジェクトのためにオフィスに出社するようになると考えているようです。それはアマゾンだけでなく、他のテック企業も同様のアプローチをとっています。

例えばグーグルでは、週に3日以上はオフィスで仕事をし、残りは自宅で仕事をするという「フレキシブル・ワーク・ウィーク」を実験的に導入するとしています。

4.業務効率を向上するPDF編集ソフト：PDFelementでペーパーレスを！

では、テレワークで一層業務効率を向上するにはどうすればいいでしょう？先に述べたように、文書をPDF化してオンラインで共有化することで、確かにぺーパレスは進みます。でも、PDFファイルだと文書にメモを記入したり、アンダーラインを引くことができないので、後で見直した時にわかりにくい・・・と思っていませんか？

実は、PDFファイルもWordやExcelと同様に、その上に文字を書いたり、線を引いたりすることができるのです。もちろん、一切編集されたくない場合にはパスワードでロックを掛けることも可能です。