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はじめに
企業が顧客の個人情報を収集する場合には、「本人の同意」が必要ということをご存じですか？
さらに、2022年4月に施行された「改正個人情報保護法」では、個人情報の収集、利用、管理の徹底に加え、違反した際の罰則も強化されています。
そこで、重要になるのが「個人情報取扱い同意書」です。
個人情報を収集する際に個人情報取扱い同意書を作成することで、顧客と企業、それぞれを守ることができます。
今回は、個人情報を収集する際に作成する個人情報取扱い同意書の概要とともに、同意書の書き方や重要なポイント、さらに、個人情報取扱い同意書のひな形やテンプレートを無料でダウンロードできるサイトについてもご紹介します。
目次：
１． 個人情報取扱い同意書とは
「個人情報取扱い同意書」とは、個人情報の取扱いを明確に示したうえで、本人から個人情報の提供に同意（承諾）を得たことを証明する書類です。
そもそも「個人情報」とは、生存する個人を識別（特定）することができる情報で、次のいずれかに該当するもののことをいいます。
・特定の個人を識別することができるもの（例：顔写真、氏名、住所、生年月日など）
・個人識別符号が含まれるもの（例：DNA、健康保険証、旅券番号など）
さらに、個人情報の「取扱い」とは、個人情報を取得する目的や利用する目的、情報管理の方法などを指し、個人情報を取扱う事業者には、個人情報の取扱いに関連する法律「個人情報保護法」のもと、個人情報の提供に対して本人から同意を得ること、取得した個人情報を適切に取り扱うことが求められます。
なお、個人情報保護法に違反した場合は刑事罰が科せられる可能性もあるため、個人情報を取得する際には、あらかじめ「個人情報取扱い同意書」を作成し、署名等で本人の同意の意思を明確にしておくことが重要です。
２． 個人情報取扱い同意書はどのような状況で必要なのか
たとえば、氏名や住所といった個人情報の提供が必要な「会員登録」や「アンケート」、また、個人情報を含む書類の提出が必要な「採用」や「契約」など、どのような状況においても、個人情報を取得したり、利用したりする場合には、本人の「同意」が必要です。
これは、個人情報保護法の第16条で定められており、対面でのやり取りでも、Web上でのやり取りでも同じように適用されます。
なお、「本人の同意」を得る方法については、特に決まりはありません。
しかしながら、法務省管轄の「個人情報保護員会（https://www.ppc.go.jp/）」が公表している「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」では、「本人の承諾する旨の意思表示を当該個人情報取扱事業者が認識すること」とされており、「個人情報取扱い同意書」を作成し、署名もしくは同意にチェックするなどの方法を取るのが一般的です。
▼「個人情報保護員会」Webサイト（https://www.ppc.go.jp/）
３． 個人情報取扱い同意書の書き方
「個人情報取扱い同意書」には、決められた書式はありません。
しかしながら、個人情報保護法第15条では「個人情報取扱事業者は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。」と定められています。
さらに、18条により「利用目的個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。」
また、23条では「あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。」と定められています。
このような点を踏まえ、個人情報取扱い同意書には、次の3つの項目の記載が必要です。
・個人情報の利用目的
・個人情報の第三者提供について
・個人情報の開示請求や相談窓口について
個人情報に対する問い合わせに対応する「個人情報相談窓口」を設置し、その問い合わせ先を同意書に記載しておくことで、顧客だけでなく、取引先等からの信頼にもつながります。
▼「個人情報取扱い同意書」の例
４． 無料で個人情報取扱い同意書のひな形・テンプレートをダウンロードできるサイト
「個人情報取扱い同意書」には、決まった書式はありません。
しかしながら、記載しておくべき項目が決まっていたり、記載内容に不備があると問題になる場合もあったりするため、信頼できるひな形やテンプレートが利用できると安心です。
そこで、ここでは「個人情報取扱い同意書」のひな形・テンプレートを無料でダウンロードできるサイトをご紹介します。
●「bizocean書式テンプレ（https://www.bizocean.jp/doc/）」
「bizocean書式テンプレ」は、トライベック株式会社が運営するビジネス書式サイトです。
700種類以上あるカテゴリのなかから、対象となる28,000点のビジネス書式テンプレートを無料でダウンロードすることができます。
また、無料会員登録をすれば、定番のビジネス書式だけでなく、イラストなどを含めた32,000点以上のテンプレートのダウンロードが可能です。
▼「bizocean書式テンプレ」（https://www.bizocean.jp/doc/）
●「経費削減実行委員会（https://econavi.owners.ne.jp/）」
「経費削減実行委員会」は、株式会社オーナー'sが運営するWebサイトです。
ビジネス書式テンプレートの無料ダウンロードだけでなく、さまざまな観点から企業のコスト削減や業務効率の向上を支援しています。
▼「経費削減実行委員会」（https://econavi.owners.ne.jp/）
●「bizroute」
「bizroute」は、株式会社エクシアが運営するビジネス支援に関する情報を提供するWebメディアです。
テンプレートは部門別に検索できるため、業務に合わせたテンプレートを素早く検索することができます。
▼「bizroute」
●その他
その他、「個人情報取扱い同意書」のテンプレートを無料でダウンロードできるWebサイトをまとめます。
「個人情報 同意書」等で検索した一覧から、テンプレートのダウンロードが可能です。
・「無料のビジネス書式テンプレート（https://www.office-template.net/）」
・「[文書]テンプレートの無料ダウンロード（https://template.k-solution.info/）」
・「テンプレートNAVI（https://templates-navi.com/）」
まとめ
今回は、個人情報を収集する際に作成する個人情報取扱い同意書の概要とともに、同意書の書き方や重要なポイントを解説するとともに、個人情報取扱い同意書のひな形やテンプレートを無料でダウンロードできるサイトについてご紹介してきました。
万が一、個人情報の取扱いを誤り、誤って情報が漏洩してしまうようなことがおこれば、企業の信用が失墜されるだけでなく、顧客に不利益を与える可能性もあります。
本人の同意には、必ずしも「同意書」が必要なわけではありません。
しかしながら、同意書を作成しておくことで、お互いに安心して情報の提供・取得ができるようになるだけでなく、トラブルが生じた際の「言った」「言わない」を防ぐことも可能です。
個人情報を取り扱う際には、テンプレートも大いに活用しながら、個人情報取扱い同意書を準備することをおすすめします。
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