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昨今はペーパーレス化が進んでいます。文書といえば、これまでは紙の書類が一般的でしたが、次のデメリットが多くの企業を悩ましていました。
しかし、ペーパーレス化によって書類をデータ化してしまえば、上記の問題をすべて解決することができます。もっと言えば、データでのやりとりが可能になるので、社員や取引先との共有が想像以上にかんたんかつスムーズになるのです。
とはいえ、ペーパーレス化を実現したらどういった変化が起こるのか想像できないと言う方は多いと思います。
そこでこの記事では、働き方改革の一環であるペーパーレス化を導入することでえ変わることを15件まとめました。書類のデータ化におすすめの編集ソフトについても解説するので、興味がある方はぜひチェックしてみてください。
文書の主役と言えば「紙」でした。もちろん、それは現在も続いていますし、紙にこだわっている企業も珍しくありません。
しかし、多くの企業は書類をデータ化することによって得られるメリットの数々に気付きはじめています。昨今はビジネスの多様化が進行したことで、社員たちがいつでもどこでも仕事ができるよう整備しなければなりません。
そこで重要になるのが「紙からの脱却」、いわゆるペーパーレス化になります。
ここでそんなペーパーレス化を実現することで得られる15のことをまとめました。ぜひ判断材料としてお役立てください。
紙の書類はデスクをはじめオフィス全体を圧迫します。しかし、ペーパーレス化を実現することによって、紙であふれていた机の上が見違えるほどスッキリします。整然としたデスクでは書類などを紛失する確率がきわめて低くなります。したがって、社員全員の作業効率を向上させることが可能です。
ビジネスあるあると言っても過言ではないのが資料のコピーを繰り返す作業に永遠と付き合わされること。しかし、ペーパーレス化を実現することでそのような雑務は一切なくなり、クリエイティブな作業に集中することができます。
プリンターはランニングコストがかかる定番のアイテム。安く済む機種もありますが、高額なものになると1枚50円を超えるケースもあります。しかし、ペーパーレス化を実現することで書類は最低限の印刷で済むように。これにより、大幅なコストカットを実施できます。
とくに年配の重役は紙でのやりとりにこだわる傾向があります。しかし、彼らも書類のデータ化で得られるメリットに気付けば、作業効率は格段にアップすることでしょう。さらに若手社員とのミゾがなくなる効果も期待できます。
ペーパーレス化がもたらす好影響は計り知れません。とくにリモートワークではその恩恵を強く受けると言っていいでしょう。書類をデータ化することによって、モノやハンコに左右されない環境が整います。
外出自粛で定着したオンライン会議も、ペーパーレス化によってスムーズになります。メンバーとのやりとりに必要な資料をデータ化することで、閲覧はもちろんのこと共有も簡単になります。
ペーパーレス化を実現することで資料はすべてデータになります。つまり、各デバイスを用いて閲覧することになるので、ディスプレイ表示はかなり重要になります。ペーパーレス化をした企業のなかには、サブディスプレイを設置するケースが増えているようです。
これはペーパーレス化のデメリットと言えるかもしれませんが、資料のデータ化にともなって情報の閲覧をより見やすくしようと高価な機種を購入するケースがいくつか見られます。ペーパーレス化のメリットはコストカット。データを不可なく閲覧できる機種であれば問題ないので、無駄な出費は抑えたいところです。
ペーパーレス化を実現すると、社員たちが同時に共同編集できるドキュメントサービスを使用する頻度が増えます。その最たる例がクラウドサービスです。リアルタイムに更新が反映され、その都度バックアップも取れるサービスはペーパーレス化との相性がバツグンといえます。
紙の書類は紛失するとソースがない場合、大変なことになります。しかし、ペーパーレス化はデータをクラウド上で扱うことになるので、万が一紛失してもバックアップが取られているので安心。このようにペーパーレス化は管理上の不備をも克服してしまうメリットがあります。
紙の書類がデータに変化すると、なかには容量が重くなるものもあります。そういった書類はメールをはじめ、Skype、Facebookなどでは送れない可能性が高くなるでしょう。そこで重宝するのがファイル転送サービス。クラウドサービスと同様、使用する頻度が増えます。
ペーパーレス化は便利な反面、データを失うリスクがきわめて低いため管理に対する意識が弱まることがあります。たとえば、データはいつでもダウンロードできるという油断が生まれ、逆に作業効率が悪化する可能性もあるでしょう。
紙の書類と言えば「ハンコ」が良き相棒でした。しかし、ペーパーレス化によって「電子印鑑」が一般的となり、現在ではハンコを押す必要がありません。手間をかけずに済ませる環境を実現できるのも、ペーパーレス化の大きなメリットと言っていいでしょう。
ペーパーレス化は紙の書類を排除できます。したがって、オフィスを圧迫していたスペースを開放することが可能です。空いたスペースは会議室に使用するなど、余裕を生み出すことができます。
ペーパーレス化とはいっても、要所で紙を使用するケースは必ずあります。とくに重要な書類や原本などは紙の書類として保管する必要が出てくるでしょう。ペーパーレス化はアナログとデジタルの適材適所の使い分けをマスターできる、貴重な取り組みと言っても過言ではありません。
ペーパーレス化を実現するにあたって必要不可欠となるのが、データ化した書類を編集するソフト。現在は多種多様なソフトが登場していますが、特にペーパーレス化におすすめなのはPDF編集ソフト「PDFエレメント」です。
PDFエレメントがペーパーレス化に必要な理由は次のとおり。
PDFエレメントはPDFファイル編集におけるすべての機能を搭載しています。したがって、データ化した書類の編集には最適です。
PDFエレメントはPDFファイルだけでなく、officeファイルにも対応しています。ありとあらゆるファイルを変換できるので、データ化した文書の編集に重宝します。
PDFエレメントはOCR機能を搭載しているので、文書のテキスト化が容易。テキストをもとに文書を新たに作り出すことも可能です。
PDFエレメントは他言語の翻訳に対応しています。さらに翻訳精度はきわめて高いので、外国語の文書を多く取り扱う企業には欠かせないソフトと言っていいでしょう。
PDFエレメントはドキュメントクラウド（専用のクラウドサービス）も利用できるので、電子化した書類をパソコンやスマホなど異なるデバイス間で共有・編集できます。
このようにPDFエレメントは、ペーパーレス化に最適な編集ソフトです。その必要性は高いので、文書のデータ化を検討している方はぜひ試用してみてください。
ペーパーレス化を実現することで、これまでに抱えていたストレスを大幅に軽減することができます。
ペーパーレス化がもたらす最大のメリットは、社員間の共有がスムーズになりコストカットに繋がること。業務効率を向上させたいのであれば、導入する価値は大いにあると言えるでしょう。
また、PDFエレメントのような編集ソフトを導入することで業務効率はさらに向上します。検討している方は、まずはシミュレーションからスタートしましょう。
作成日： 2022-12-17 14:09:25 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39
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