文書管理とは？

毎日手にする文書には作成、整理、保存、廃棄というライフサイクルがあります。この作成から廃棄までの段階ごとに文書を適切に管理することを、文書管理といいます。文書とは、紙媒体の文書だけでなく、データによる電子文書も含まれます。

小売業・流通業における書類管理にPDF！PDF結合機能のご紹介

Q: なぜ文書管理が必要なのか？

業務効率化・生産性の向上必要な文書を素早く見つけて取り出し、利用できるようになることで業務の効率化を実現できます。 また、業務遂行に有用なナレッジを従業員全員が活用できるようになることで、質の高い業務が可能となり、生産性の向上につながります。

はじめに

Q：なぜ文書管理が必要なのか？
A：業務効率化・生産性の向上必要な文書を素早く見つけて取り出し、利用できるようになることで業務の効率化を実現できます。また、業務遂行に有用なナレッジを従業員全員が活用できるようになることで、質の高い業務が可能となり、生産性の向上につながります。

書類管理

小売業や卸売業、流通業をしていると日々の売り上げや在庫などを帳簿に記載することは日常茶飯事ですね。皆さんはどのように管理していますか？昔ながらに紙媒体で管理している方もいらっしゃるでしょう。

帳簿以外にも様々な書類があると思いますが、すべてを紙媒体で管理するとなると場所と時間を取られてしまうので、業務の際に不便だと感じたことはないでしょうか。

さらに、これらに加えて運搬で使用する車両関係費や車両の管理などの書類が増えるため、大量の書類管理に要するウェイトが大きいですよね。効率的に管理するにはどのような改善手段が望ましいのでしょうか。

Part 1. 電子媒体による書類管理

最近では、それらの書類をExcelで管理しているというケースもあります。Excelなどの電子媒体で管理することで、書類の保管場所やセキュリティーについて意識する必要が無くなります。

また、データ化よる情報の半永久的保守が可能になりますので、紙媒体の場合書類の劣化や万が一の紛失などの、不測の事態についてもある程度備えることが出来るわけです。

電子情報で管理する際に注意しなければならない点としては、保存している記録媒体の故障や破損です。PCのHDDやメモリーカードなどに保管していて、不慮の事故やヒューマンエラーなどによってデータが失われてしまう場合があります。そのような事態に備え、RAID構成のサーバーで管理することやバックアップをしっかり作成しておくことが望ましいですね。

しかしExcelで管理する場合にも欠点があります。それは「Excelのバージョンアップによるデータの不変性が失われる」という点です。

皆さんも経験があるかもしれませんが、Excelの新バージョンで作成したデータを、旧バージョンで閲覧した場合にレイアウトが崩れてしまうことが間々あります。

同バージョンでのみの閲覧であれば問題ありませんが、別環境での閲覧に支障をきたす恐れもあるため、データ保全の観点からベストな選択とは言えないかもしれません。では、より良い管理方法はどういった物なのでしょうか？

Part 2. PDFによる書類管理

そこでお勧めしたいのが、PDFです。PDFはPortable Document Format（ポータブルドキュメントフォーマット）の略称であり、PDFリーダーで読み書きすることができる文書データです。家電製品のカタログや取扱説明書、電子書籍の媒体などで使われています。

何故PDFがデータ保全に向いているのかといいますと、その「独立性」の高さです。PDF/Aという規格が有るのをご存知でしょうか？PDF/Aは長期保存のための国際規格で、デバイス間・PDFリーダー毎の仕様の違いで表示を歪められることがないのです。

どのような環境であろうとオリジナルの表示のまま内容を保持できますので、データ保全に最適というわけですね。

PDF書類にて整理、管理をしていく中でもやはりファイル数は日々増えていくものです。１日ずつや週ごと、月単位でファイルを分けるにしても、目的の物の確認が大変になってくることは想像に難くありません。

後からファイルをまとめたいということもあると思います。また、一つの資料に対して関連している別資料を分けて作成している時、メインの物と関連資料を同一ファイルにまとめておくことで、とても見やすい構成で作成することが出来るはずです。

Part 3. PDF結合機能で一括管理

そのような時には、複数のPDFをまとめる事のできる「PDF結合機能」を使うことで簡単にまとめることが出来ます。この機能は多くのPDFライティングソフトにおいて搭載されています。使用場面としては、上記で挙げた車両関係費の資料と合わせ、車両管理資料を結合することで、情報管理の一元化が可能になります。

これにより様々なファイルにアクセスし、個々に内容を確認して照らし合わせるといった作業も必要なくなります。また、PDFの独立性も相まってより良く書類整理を行うことが出来るのです。

ここで、おすすめのPDF編集ソフトをご紹介したいと思います。Wondershare社の「PDFelement Pro」です。

無料ダウンロード

PDFelement 6 Pro

今回御説明したPDF結合機能に加え、紙媒体のものをスキャンした際にそこに書かれている文字を認識し、データ化された際にも書かれていた文字がそのまま入力されている状態で利用できる「OCR機能」も搭載されています。これにより電子化した後に項目を再入力するといった手間も省け、修正も楽にできますので移行作業もスムーズに完了することでしょう。

OCR機能