電子文書を作成するために必要な電子印鑑の特徴や作成方法

目次：

1. 電子印鑑の種類やメリット
2. 電子印鑑が使用できる文章
3. 電子印鑑の作成方法

ビジネスで電子文章を作成する場合に、あらかじめ準備しておいたほうが良いのが電子印鑑です。紙に印刷した書類に本物の印鑑を押す必要がなくなるので、スピーディーに電子文章が作成しやすくなります。ここでは、ビジネスに役立つ、電子印鑑の特徴や作り方について、詳しく紹介します。

1．電子印鑑の種類やメリット

電子印鑑には複数の種類があるので、使う目的によって必要なタイプの電子印鑑を作成すれば、ビジネスに利用しやすくなります。比較的簡単に作成できるのが、印影のみを画像として表示するタイプの電子印鑑です。
電子印鑑には、印鑑を製作した人や使用した人、日付などのデータが付属しているタイプのものもあり、より信頼性の高い電子印鑑として使用することができます。

電子印鑑を使用してビジネスのための文章を作成することのメリットは、電子文章を作成した際に、わざわざ紙に印刷して、実物の印鑑を押す手間を省けることです。忙しいときに、捺印が必要な文章を、大量に作らなければいけない場合でも、短時間で文章を作成することが可能です。ただし、電子印鑑を使ってビジネスのための種類を作成する場合には、本物の印鑑のかわりに電子印鑑を使用してよいかどうか、書類を交付する相手企業などに、あらかじめ確認が必要になります。

2.電子印鑑が使用できる文章

電子印鑑を使用して電子文章を作成する場合には、使用に適したタイプの文章を選んで、文章を作成することも必要です。ビジネスの契約書や見積もりなどに押される印鑑は、それ自体では法的な拘束力を持っていないことも多いために、相手の同意があれば、電子印鑑でも代用することが可能です。逆に電子印鑑を使用することが不適切なのが、実印による捺印が必要になるケースです。個人でビジネスのために土地や建物を購入する場合には、契約書に捺印するための印鑑は、地方自治体に登録をしている実印である必要があるために、電子印鑑で代用することが不可能です。

法人が使用する印鑑にも実印に相当するものがあり、それが法務局に登録した代表者印です。それ以外にビジネスで利用されているものを社印と言いますが、電子印鑑で代用できるビジネス文章は、主に後者の社印が使用されるタイプのものです。基本的に印鑑の効力は、どのような種類のものでも違いはありませんが、実印や代表者印は、行政機関に登録してある分、印鑑としての信頼性が高いために、重要な取引で使用するのに適しています。

3.電子印鑑の作成方法

電子印鑑は自分で作成することもできます。電子印鑑を作るための専用ソフトも利用することが可能で、クリックスタンパーや電子三文判などのソフトが特に有名です。クリックスタンパーは好みの形状で電子印鑑が作成できるソフトで、PNGやJPEGなど複数の種類のファイル形式に対応しています。電子三文判は、個人がビジネスのために電子印鑑を作成するのに最適なソフトで、200種類の姓の印鑑データがあらかじめ登録されています。日付や承認者の名称もつけることができますが、ソフトに入っている姓以外の印鑑は作ることができません。

珍しい姓の人は、一から手作りで電子印鑑を作成することも可能です。実物の印鑑を白い紙に押し、スキャナーで取り込み、グラフィックソフトで加工することで、電子印鑑が簡単に出来上がります。なお、ソフトで画像を加工する際には、印影の部分のみを画像データとして扱う処理が必要で、背景の部分は透明な状態として処理します。完成したデータは、画像ファイルとして保存することで、ほかのソフトでも簡単に利用できますが、PNG形式で保存するのが電子印鑑として使用するためには、一番最適な方法です。

電子印鑑を作成しておくことで、ビジネスのさまざまな場面に役立てることができます。電子文章を紙に印刷して捺印する手間が省けるのが最大のメリットですが、使用する際には、相手の許可が必要です。簡単に電子印鑑が作れるソフトも開発されていて、グラフィックソフトを使えば、一から手作りで作成することも可能です。