コピー機（複合機）でスキャンする方法！パソコンやスマホへのPDF保存方法もご紹介

現代のオフィスや家庭で欠かせないコピー機（複合機）。単純にコピーを取るだけでなく、書類や画像をデジタルデータとして取り込めるスキャン機能は非常に便利です。

本記事では、コピー機（複合機）でスキャンする方法やコピー機からスマホやパソコンへの保存方法、さらにはスキャンデータを編集して活用できるPDFelementについて詳しく解説します。

1.コピー機のスキャン機能とは？

コピー機のスキャン機能とは、紙の書類や写真などのアナログ情報を、デジタルデータとして読み取る機能のことです。この機能により、物理的な書類をPDFやJPEGなどのデジタルファイルに変換できます。

また、スキャン機能の主な特徴として、高解像度での読み取りが可能で、文字や図表を鮮明にデジタル化できる点があります。さらに、カラー・モノクロの選択や、ファイル形式の指定も可能です。

現代のコピー機では、スキャンしたデータを直接メールで送信したり、ネットワーク経由でパソコンに保存したりすることもできます。

オフィスでの書類管理効率化や、在宅ワークでの資料デジタル化など、様々な場面で活用されている便利な機能です。

2. コピー機（複合機）のスキャンの仕方

コピー機（複合機）で書類をスキャンする一般的な手順をご紹介します。機種によって多少の違いはありますが、基本的な流れは共通しています。

コピー機でスキャンする基本的な手順は以下の通りです。

1. 電源を入れ、操作パネルで「スキャン」モードを選択する
2. スキャンしたい書類を原稿台にセットする（自動原稿送り装置がある場合はそちらを使用）
3. 解像度やカラー設定を調整する
4. 保存先やファイル形式を指定する
5. スキャンボタンを押して読み取りを開始する

多くの機種では、スキャン開始前にプレビュー画面で仕上がりを確認できます。

書類が斜めに置かれていたり、汚れが写り込んでいたりする場合は、この段階で修正しましょう。

スキャンが完了すると、指定した保存先にデジタルファイルが保存されます。

3. コピー機でスキャン時のコツと注意事項

コピー機で書類や画像などをキレイにスキャンするためのコツと注意事項をご紹介します。これらのポイントを押さえることで、より高品質なデジタルデータを作成できます。

①スキャン前の準備のコツ

・原稿台のガラス面を清潔に保つ（汚れや指紋を除去）

・書類にしわや折れがないか確認し、必要に応じて平らに伸ばす

・原稿台の角に書類を正確に合わせて配置する

・複数枚をスキャンする場合は、順番を事前に整理しておく

②スキャン設定の最適化

・解像度は用途に応じて調整する（文書なら300dpi、写真なら600dpi程度）

・カラー設定は内容に応じて選択する（文字中心ならモノクロ、図表があればカラー）

・ファイル形式はPDFで保存すると汎用性が高く、複数ページをまとめて管理できる

・ファイルサイズを抑えたい場合は圧縮設定を活用する

③複合機でスキャン時注意すべきポイント

・著作権のある書籍や雑誌のスキャンは法的制限があることを理解する

・個人情報を含む書類は取り扱いに注意し、スキャン後は適切に管理する

・機密文書をスキャンする場合は、コピー機の履歴削除機能を活用する

コピー機でスキャンしたデータをPDFとして保存することで、複数のページを一つのファイルにまとめられ、検索機能やセキュリティ設定も活用できるため、ビジネス用途には特におすすめです。

4. コピー機でスキャンしたPDFファイルをパソコンやスマホに保存する

スキャンしたPDFファイルをパソコンやスマホに保存する方法は複数あります。利用環境や目的に応じて最適な方法を選択しましょう。

①IPアドレスとSMTPサーバーの登録でスキャンしたデータをパソコンに保存する

オフィスなどのネットワーク環境で、コピー機からパソコンに直接データを送信する方法です。事前の設定が必要ですが、一度設定すれば非常に便利です。

ステップ1：PCでの事前準備

1. パソコンのIPアドレスを確認し、固定IPに設定する
2. 共有フォルダを作成し、アクセス権限を適切に設定する
3. ファイアウォールの設定でコピー機からのアクセスを許可する
4. メール送信を利用する場合は、SMTPサーバーの設定情報を準備する

ステップ2：コピー機での操作手順

1. コピー機の管理者メニューでネットワーク設定を開く
2. 宛先登録でパソコンのIPアドレスと共有フォルダのパスを設定する
3. メール送信機能を使う場合は、SMTPサーバー情報を入力する
4. スキャン時に登録した宛先を選択してデータを送信する

この方法のメリットは、大容量のファイルでも高速転送が可能で、複数の宛先に同時送信できることです。また、スキャンと同時にデータがパソコンに保存されるため、作業効率が向上します。

②コンビニのマルチコピー機でスキャンしたデータをスマホやUSBに保存する

外出先でもスキャンが必要な場合は、コンビニのマルチコピー機が便利です。各コンビニチェーンで若干操作が異なりますが、基本的な流れは共通しています。

その①：スマホアプリを使った保存方法

1. 事前に各コンビニの専用アプリをダウンロードする
2. アプリでユーザー登録を行い、ログインする
3. コピー機でスキャンしたデータをアプリ経由でスマホに保存する
4. アプリ内でファイル形式や解像度を調整できる

関連人気記事：コンビニコピー機でスキャンしたデータをスマホに転送する方法

その②：USBメモリを使った保存方法

1. USBメモリをコピー機に接続する
2. スキャンしたデータを直接USBメモリに保存する
3. パソコンでUSBメモリを読み込み、データを移動する
4. USBメモリは必ず暗号化対応のものを使用する

　注意点として、コンビニのコピー機では、スキャンしたデータを直接スマホに保存できますが、PCには直接保存できません。

パソコンにデータを移す場合は、USBメモリを介してデータを移動する必要があります。また、公共の機器を使用する際は、操作終了後に履歴を削除し、個人情報の流出を防ぐことが重要です。

5. スキャンしたPDFデータを編集・変換するには「PDFelement」がおすすめ！

コピー機や複合機でスキャンしたPDFファイルをより活用するには、編集・変換ソフトが必要です。中でも「PDFelement」は、豊富な機能と使いやすさで多くのユーザーに支持されています。

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①PDFelementの基本的な情報

②PDF編集関連の特徴

PDFelementの主な特徴として、以下の点が挙げられます。

その①：スマホアプリとパソコンソフトウェアがありいつでもどこでもPDF編集可能

・iOS、Android向けのスマホアプリが提供されている

・Windows、Mac向けのデスクトップ版も充実している

・クラウド同期機能により、デバイス間でファイルを共有できる

・外出先でスマホで編集し、オフィスでパソコンで仕上げることが可能

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その②：豊富な編集機能

・テキストの追加、削除、修正が簡単に行える

・画像の挿入、削除、サイズ変更が可能

・ページの削除、挿入、並び替えができる

・注釈やコメント機能でレビュー作業が効率化される

その③：PDFを高品質に他の形式に変換できる

・Word、Excel、PowerPoint形式への変換が可能

・JPEG、PNG等の画像形式への変換も対応

・レイアウトを保持したまま高品質な変換が実現

・一括処理により複数ファイルの一括変換も可能

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その④：OCR機能でスキャンしたPDFファイルのテキストを認識できる

・スキャンしたPDFから文字を認識し、編集可能なテキストに変換

・日本語を含む多言語のOCR機能を搭載

・手書き文字の認識精度も高い

・検索可能なPDFファイルの作成が可能

これらの機能により、スキャンしたPDFファイルを効率的に活用し、業務の生産性を大幅に向上させることができます。

まとめ：コピー機で書類をスキャンして活用しましょう！

コピー機のスキャン機能は、アナログ書類をデジタル化する重要なツールです。基本的な操作から、パソコンやスマホへのデータ保存、さらには編集・変換まで、一連の流れを理解することで業務効率が向上します。

また、PDFelementのような編集ソフトを活用すれば、スキャンしたデータをより有効活用できるでしょう。

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