マニュアル作成方法——手間を95％以上削減するには？

マニュアルの元となる文章を用意します。通常、文章を作成するにはMicrosoft OfficeのWordなどのソフトを使います。またITスキルがない方は手書きで用意することがあると思われます。PDFelement であればOfficeで作られたマニュアルファイルをPDFに変換することができ、そのままPDFelementの画面で編集操作をすることができます。Officeソフトでは、Word形式(.doc/.docx)以外にも、Excel形式(.xls)、PowePoint形式(.ppt) に対応しています。さらにはOCR機能があるため、手書きの文書をスキャンしてPDFファイル化することができます。

PDFelement でマニュアルを編集する場合、編集可能なテキストブロックをPDFに挿入し、テキストを簡単に追加・編集することが可能です。また、 ユーザのニーズに応える編集モードが複数用意されています。「ラインモード」を使えば、テキストを行単位で編集することができ、「段落モード」にすると、段落ごとに効率のよい編集ができます。さらには充実した検索機能が「簡易検索」と「検索」で指定のテキストの位置を確認し、または「一括削除」で不要なテキストを効率よく削除することができます。

マニュアル用の図についても文書と同様に、OCR機能を利用して手元の写真をスキャンしてからPDF化することができます。もちろん画像ファイルをPDFに取り込むことも可能です。画像編集ソフトと同様、トリミングや回転が可能です。

マニュアルのレイアウトや体裁を整えます。PDFelement はガイドライン表示機能があるため、テキストも画像も、マウス操作によりページ内できれいに整列させることができます。直感的かつ細かいレイアウトの調整が可能です。

マニュアルに必要なコンテンツが揃ったら、あとは完成形のPDFマニュアルを作成します。PDFelement ではPDFの結合、分割、圧縮、回転などの、PDFに特化した編集機能が用意されています。 もちろんのこと、ページの順番を入れ替えることも容易に行えます。さらに質をあげるために、透かし、背景などを追加することができます。マニュアルのアクセシビリティを向上するため、ヘッダー、フッター、しおりを追加することお勧めします。これにより、マニュアルリーダーが読みやすいマニュアルが提供できます。ユーザーによっては印刷して利用するのを好む方がいるかと思いますが、PDFの提供であれば印刷しての利用も可能ですし、ユーザー側でPDFに直接書き込む人もいるでしょう。PDFの権限を設定することで編集や閲覧の制限をかけたり、閲覧に必要なパスワードを設定することができます。