【観光業務の方必見！】PDFelement 6 Proを活用した事例をご紹介！

観光業務と言えば、楽しく旅行に行ってもらうために、計画から出発をして旅行先での現地との連絡などさまざまな業務が必要となってきます。そのときに担当するのが最初の計画から申し込みまでの担当者と、現地が海外の場合であれば、現地の案内人との情報の共有が必要になります。個人で行く旅行・パッケージツアー・団体旅行などさまざまな形態の旅行を管理しなければいけません。

その場合、プランの選定から行っていきますので、旅行自体のデータ管理、お客のデータ管理、実際の旅行先での設定などのためのお客と旅行プランの管理は重要となります。この管理を行うのには、書類がいくつも必要になってきます。この顧客情報は漏洩しないように管理しなければいけませんし、旅行のプランに関しては飛行機の手配・宿泊施設の手配・オプションツアーなどの手配など、さまざまな旅行に関するの会社内での管理と、お客への伝達もスムーズに行わなければいけません。

電子化された書類と紙の書類をしっかりと管理するには、紙の書類を電子化したら、お客・旅行内容・オプションなどをしっかりと1つにまとめてから権利しなければいけません。そこで必要なのが、セキュリティと紙の電子化です。セキュリティに関して言えば、電子書籍を不特定多数の人に見られないような保護をする必要がありますし、会社全体で管理しなければいけない費用面なども出てきます。とりあえず、紙の書類をイメージデータで取り込んでから、pdf化することが出来れば電子書類として管理することが出来ます。適材適所でセキュリティを行うには、書類ごとにパスワードなどを入れてから内容を見ることが出来る人を区分けしなければいけません。

観光業務の注意点

このように、お客と商品を同時に管理していくには、注意点があります。

お客の情報は、極力必要最低限の人意外には見えれないようにセキュリティをかけて、旅行のパッケージに対して紹介できるようにセキュリティ無しでデータ管理を行い、そのツアーに参加する人にツアー情報は、担当者にしか見られないような設定をしなければいけません。その個別ファイルの管理がしやすいのが、PDFelement Proです。

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PDFelement Proを使った観光業務の書類作成

PDFelement Proを使ってまずは手空きのお客の個人情報の打ち込みを手打ちではなく、スキャナーでイメージデータとして取り込んで、pdf変換を行い、取り出せる顧客情報は別途データベース管理をするようにしてから情報保護を行うことが出来ます。取り出した情報を元に、会社内のツアーへの参加の紐付けを行って方、電子書類として管理できるようにします。そうすることで、旅行データのいちげん管理が出来ます。

その中の上の一部を印刷してからお客にも渡さなければいけません。その他の費用管理を別途行うのに、PDFelement Proを使えば、簡単に管理することが出来ます。あとは作成した電子書類を、pdfファイルとして現地係員にも送付することで、現地係員が対応できます。さらにお客ごとに注意しなければいけないことなど、顧客ごとに特別に行わなければいけないような事項は、pdf内に注釈を入れたりするのにPDFelement Proは役に立ちます。

そうすることで、旅行業務をスムーズに進めることが出来ます。紙ベースで管理していたものが大きく買ってきますし、時間短縮にもつながります。