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財務・経理担当者の皆さん、PDF編集ソフトをどんどん活用しよう→

財務・経理担当者必見!PDFelement 6 Proを活用して業務効率アップ!

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最近は、職場や学校で配られる資料のペーパーレス化が進んでおり、メールやクラウドなどを用いてソフトコピーを受け取る機会が多くなりました。ExcelやWord、PowerpointなどのOffice系ファイルであれば、受け取ったソフトコピーに上書きしたり、コメントを追加することができますが、PDFファイルの場合は内容が固まっていて、なかなか修正ができません。PDFファイルに注釈を加えたり、変更する場合には、使っているデバイスや端末にPDF編集ソフトをインストールする必要があります。海外、日本国内のさまざまな業者からPDF編集ソフトが発売されていますが、英語対応しかないものや年間ライセンス費用が発生するものなどがあって、リーズナブルで使いやすいソフトを探すのはなかなか難しいものです。

そんな中で、Wondershare社が提供しているPDFelement 6 Proは、リーズナブルな価格設定でありながら、多機能で使いやすい設計になっており、多くのユーザーから支持を集めています。Wondershare社のホームページでPDFelement 6 Proのソフトをインストールする時点から、PDF編集を行う場面までほとんどの説明、解説が日本語対応になっており、英語が苦手な人でも安心して利用することができます。

PDFelement 6 Pro

PDFelement 6 Proは、「ドラッグ・アンド・ドロップ操作」と呼ばれる「クリックして、つかんで、落とし込む」という非常に分かりやすい処理で、ほとんどの作業が完了するように設計されています。さらに、Wondershare社のホームページで体験版の無料PDFelement 6 Proソフトが提供されており、あらかじめ機能を試してから有料版をインストールしたいというユーザーのニーズにも対応しています。

今回は、PDFelement 6 Proを活用して、財務、経理の現場で作業効率を上昇させた事例やケーススターディをご紹介します。

PDFelement 6 Proが評価されている理由の一つに、OCR機能があります。OCRとは、紙の資料をプリンターなどの印刷機器でスキャンし、それをPDF化して編集、検索を行うことができる機能です。

PDFelement 6 ProのOCR機能が活用されている事例として、ある専門商社の財務、経理部署でのケーススターディがあります。この専門業者では、毎月の経費清算業務を紙の資料と領収書に基づいて行っていました。そのため、経費精算業務を行う経理部署に集まる紙の量が多くなり、月末になると机の上が書類だらけになる経理部員もいました。そこで、PDFelement 6 Proを活用し、紙の資料や領収書をすべてPDF化して、編集、検索がかけられるように作業効率化に取り組んだのです。その結果、これまで月末になると終電近くまで業務に追われていた経理部員が、19時までには退社できるようになりました。

この事例では、紙を減らすことがどれだけビジネスにおいて重要かということを示しています。PDFelement 6 ProのOCR機能があれば、過去の資料や領収書の検索をかけることができます。何か問題があった場合、これまでは書類を保管している業者に頼んで紙を取り出すというプロセスが必要であり、確認まで数日がかかっていました。しかし、PDFelement 6 ProのOCR機能を活用することによって、社内のソフトコピーですぐに検索ができるようになりました。この経理部のケーススターディでは、経費精算に従事していた人員を営業部に配置できるようになって、業務改善に加えて、営業成績の向上にもつながったのです。

ここで「PDFelement 6 Pro」でOCRの処理ステップを紹介いたします。

下記のように、スキャンされたPDFを「PDFelement 6 Pro」にドラッグ&ドロップの操作で取り込みます;

 

PDFのOCR機能を宣伝・広報で活用

 

そして「スキャンされたPDFを検出しました。スキャンされたPDFからコピー、編集、テキストを検索するためにはOCR機能をご利用ください。」のメッセージが出て、「OCRを実行します」をクリックします。
デフォルトではOCRの言語を「日本語」で設定されていますが、他の言語を選択すると、法務上よく使う英語や他の外国語の書類も対応できます。
選択済みなら「次」をクリックし、OCR処理が始まります。

 

PDFのOCR機能を宣伝・広報で活用

 

OCRが実行完了です。元の文書の状態によってうまく認識できず、一部の文字が文字化けする場合もありますが、微調整をすれば問題ありません。

 

PDFのOCR機能を宣伝・広報で活用

    以上、財務、経理の現場でPDFelement 6 ProのOCR機能を活用し、作業効率を高めた事例を紹介いたしました。

    清算書や領収書などのPDFファイルの管理、ぜひ「PDFelement 6 Pro」のOCR機能を活かしていきましょう。

PDF高度編集・PDFelement 6 Pro

Wondershare PDFelement6

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PDF変換、作成、編集、OCR、注釈、フォーム、保護…

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: Jun 29,2017 16:16 pm / 更新日: Jun 29,2017 16:27 pm

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