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経理の仕事の流れを理解しよう

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企業業務の中でも経理の仕事は会社の事務業務の中でも極めて重要な役割を果たしています。それは会社の経営状況を示す財務諸表の作成に大きくかかわるものであり、財務諸表は株主などの利害関係者がその会社に投資するかどうかを判断する重要な資料となることから、正確さが求められるところです。ここではそんな経理の仕事の流れについて、詳しく紹介します。


経理業務の流れについて


日々の経理業務:


日々の経理業務としてまず挙げられるのが現金預金の管理です。現金預金の出し入れはほぼ毎日のように行われるため、その管理を適正にしておく必要があります。取引先からの入金や取引先への出金、その他必要経費の支払いなど、その中身は実に様々です。こうした動きがあるたびに、帳簿への記載や請求書、領収書などといった必要なエビデンスを発行、整理が必要となります。特に帳簿やエビデンスは法律によって一定期間、保管が義務付けられていますので適切に対応しておくことが必須となります。


月次の経理業務:


経理の仕事においては月ごとに締めを行うのが一般的です。これを月次処理と言います。月次処理としては売上金の集金が挙げられます。月次に締めてその月に売り上げたものを請求書として発行し、得意先などから集金します。また仕入や経費の支払いも月次処理時の重要な仕事です。取引先が発行する請求書に基づいて支払いを行います。このほか、給与の計算業務も大切な仕事です。会社の規定に従って給与額を計算、保険料や税金についても計算したうえで支給額を算定し、給与支払日において支払い処理を行います。


年次の経理業務:


そして企業が1年に1回定められている決算日が近づいてきたら、それに伴う処理を行います。これを年次処理と言います。その仕事としてまず挙げられるのが実査です。現金預金の残高が帳簿の金額とあっているのか、固定資産が帳簿通りに存在しているのか、などについてチェックします。また資産の繰り延べも行います。費用計上したものに関して、効果が将来にわたって現れるものについて、一時的に資産として計上します。このほか、税金の申告業務があります。月次処理で計算された税金を税務署へ納めます。すべてが終了したら年間の試算表を作成します。



財務諸表を作成する


年次処理が終了して試算表が作成されたら、それをもとに貸借対照表や損益計算書を作成します。試算表にある資産、負債及び資本項目については貸借対照表へ、費用及び収益の項目については損益計算書へ、それぞれ転記します。そして借方と貸方の差額が当期の純利益として内部留保されるという仕組みです。なお、子会社がある場合には、原則として親会社のデータと子会社のデータが合算されて、財務諸表を作成することとなります。関連会社がある場合には、関連会社の一部のデータが転記されることとなります。



最終的には株主総会へ提出される


完成された財務諸表は決算書として決算日から3か月以内に開催される株主総会へ提出されることとなります。このとき、一般的には大企業の場合には株式会社へ「報告」となり、中小企業の場合には株主総会へ「報告かつ承認」となります。大企業の場合は通常、会計監査人による監査が実施されるため株主総会では「報告」だけで足りますが、中小企業の場合は通常、会計監査人による監査が実施されないため株主総会では「報告」かつ「承認」が必要です。株主総会で異議なければ、正式に決算書として発効されることとなります。



経理の現場で作業効率を上昇させた事例


最近は、職場のペーパーレス化が進んでおり、経理担当者はメールやクラウドなどを用いてソフトコピーを受け取る機会が多くなりました。ExcelやWord、PowerpointなどのOffice系ファイルであれば、受け取ったソフトコピーに上書きしたり、コメントを追加することができますが、PDFファイルの場合は内容が固まっていて、なかなか修正ができません。PDFファイルに注釈を加えたり、変更する場合には、使っているデバイスや端末にPDF編集ソフトをインストールする必要があります。海外、日本国内のさまざまな業者からPDF編集ソフトが発売されていますが、英語対応しかないものや年間ライセンス費用が発生するものなどがあって、リーズナブルで使いやすいソフトを探すのはなかなか難しいものです。


そんな中で、Wondershare社が提供しているPDFelement Proは、リーズナブルな価格設定でありながら、多機能で使いやすい設計になっており、多くのユーザーから支持を集めています。Wondershare社のホームページでPDFelement Proのソフトをインストールする時点から、PDF編集を行う場面までほとんどの説明、解説が日本語対応になっており、英語が苦手な人でも安心して利用することができます。

PDFelement Pro

PDFelement Proは、「ドラッグ・アンド・ドロップ操作」と呼ばれる「クリックして、つかんで、落とし込む」という非常に分かりやすい処理で、ほとんどの作業が完了するように設計されています。さらに、Wondershare社のホームページで体験版の無料PDFelement Proソフトが提供されており、あらかじめ機能を試してから有料版をインストールしたいというユーザーのニーズにも対応しています。

今回は、PDFelement Proを活用して、経理の現場で作業効率を上昇させた事例やケーススターディをご紹介します。PDFelement Proが評価されている理由の一つに、OCR機能があります。OCRとは、紙の資料をプリンターなどの印刷機器でスキャンし、それをPDF化して編集、検索を行うことができる機能です。


PDFelement ProのOCR機能が活用されている事例として、ある専門商社の財務、経理部署でのケーススターディがあります。この専門業者では、毎月の経費清算業務を紙の資料と領収書に基づいて行っていました。そのため、経費精算業務を行う経理部署に集まる紙の量が多くなり、月末になると机の上が書類だらけになる経理部員もいました。そこで、PDFelement 6 Proを活用し、紙の資料や領収書をすべてPDF化して、編集、検索がかけられるように作業効率化に取り組んだのです。その結果、これまで月末になると終電近くまで業務に追われていた経理部員が、19時までには退社できるようになりました。


この事例では、紙を減らすことがどれだけビジネスにおいて重要かということを示しています。PDFelement ProのOCR機能があれば、過去の資料や領収書の検索をかけることができます。何か問題があった場合、これまでは書類を保管している業者に頼んで紙を取り出すというプロセスが必要であり、確認まで数日がかかっていました。しかし、PDFelement ProのOCR機能を活用することによって、社内のソフトコピーですぐに検索ができるようになりました。この経理部のケーススターディでは、経費精算に従事していた人員を営業部に配置できるようになって、業務改善に加えて、営業成績の向上にもつながったのです。

ここで「PDFelement Pro」でOCRの処理ステップを紹介いたします。

下記のように、スキャンされたPDFを「PDFelement Pro」にドラッグ&ドロップの操作で取り込みます;


PDFのOCR機能


そして「スキャンされたPDFを検出しました。スキャンされたPDFからコピー、編集、テキストを検索するためにはOCR機能をご利用ください。」のメッセージが出て、「OCRを実行します」をクリックします。
デフォルトではOCRの言語を「日本語」で設定されていますが、他の言語を選択すると、法務上よく使う英語や他の外国語の書類も対応できます。
選択済みなら「次」をクリックし、OCR処理が始まります。


PDFのOCR機能


OCRが実行完了です。元の文書の状態によってうまく認識できず、一部の文字が文字化けする場合もありますが、微調整をすれば問題ありません。


PDFのOCR機能


PDF高度編集・PDFelement Pro

Wondershare PDFelement pro

All-in-oneのPDF万能ソフト

Officeライクの操作感覚 初心者もすぐ使える

PDF変換、作成、編集、OCR、注釈、フォーム、保護…

・ 第19回、24回、29回Vectorプロレジ部門賞受賞

・ 標準版からプロ版まで、幅広いのニーズに対応

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作成日: Jun 29,2017 16:16 pm / 更新日: Aug 12,2019 18:23 pm

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