フォーム認識
データ抽出
フォーム作成
フォーム保存病院では、膨大な量のカルテや個人データを保存しなければいけませんよね。回覧やもう一度見ることも多いため、どうにかして業務を効率化できないかと考えるかと思います。病院のデータは紙媒体でも保存できますが、最近ではデジタルで書類管理する病院が増えてきました。
デジタルで文書管理することで、場所の確保やデータの安全性などさまざまなメリットがあります。今回は、紙媒体ではなく病院情報システムで書類管理する必要性と、手軽に無料で書類管理できる方法「PDFelement」（PDFエレメント）を紹介します。
病院情報システムにおける書類管理の必要性
病院では、紙媒体の書類を管理できないと罰則や法律違反になる可能性があるため、保管には注意が必要です。病院で出る書類はさまざまです。
その中で、カルテは医療法、医師法などで保存期間が決められています。保存期間のある書類を保存していないと、法律違反になってしまう可能性があります。
また、医療行為が適切であったことを証明するために開示請求されることもあります。その場合は、どのような医療行為を施したか書面で説明できるようにしなければいけません。
今上げたのは実際に起きてしまう実例です。そのため、病院の情報システムでは、保存期間に応じて適切に書類管理することが求められています。
病院での情報の実例
では、実際に病院ではどのようにして書類管理しているのでしょうか。その方法として2つの方法が存在します。
電子データでの書類保存
電子データで書類保存するには規定があります。厚生労働量の「医療システムの安全管理に関するガイドライン」に詳しく記載されています。
簡単に書いてあることを説明すると、以下の通りになります。
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・「データを触った人の記録をとること」 ・「データ破損や漏洩などを防げるシステムを完備すること」 ・「いつでもすぐに書面に出力し確認できるようデータを整理しておくこと」 |
病院の情報システムで書類管理を進めたいと思っている病院は、一度目を通しておくようにしましょう。
外部の文書保管サービス
文書保管サービスとは、セキュリティ対策がされている場所へ、書類を預けるサービスです。書類管理サービスで扱う文書は日常的に使う文書より長期保管しなければいけない文書を置く場合が多くなります。
こちらも、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」に記載されています。セキュリティ対策が施されている場所なら可能ですので、ぜひ検討してみてください。
病院の文書管理は、ガイドラインに沿いながら行っていくことでどの医療機関でも可能になります。特に、書類によって保存期間はバラバラです。人の記憶だと限界があるので、外部のサービスに頼るのも一つの手です。
PDFelement-事務関連の文書管理を幅広くサポート
病院の情報システムでは、今まで紙媒体でおこなっていたものをPDFでやりとりするのが便利です。今回は、病院の情報管理システムで「PDFelement」（PDFエレメント）を使ってできることを紹介していきたいと思います。
文書作成（退院サマリ、診断書など）
病院の診断書やカルテなど、一度書いた部分から編集する機会が多くあります。そのため、以前から紙媒体で行われていました。
PDFelementでは、文書作成や編集も直感的に行えます。複雑な操作はなく、視覚的に分かりやすく作られているので文書作成がとてもしやすいです。また、編集もおこないやすいため病院内の回覧など、今までは直接手渡しで行っていた業務をパソコンがあればどこからでも編集できます。移動時間や会話時間も短縮できるため、スムーズな診療を手助けします。
→あわせて読みたい：ワード感覚でPDFを編集！
データ管理（データ抽出 OCR解析）
伝票や品物の管理などに使えるのが、データ抽出の機能です。
データ抽出はPDFフォームフィールドからテキストやデータを抽出して保存し使用する機能です。煩雑になってしまいがちな経理をサポートできます。
また、外国語を日本語に変換するOCR解析機能も付いています。日本語・英語をはじめとした25か国の言語をサポートしているため各国の論文にも対応できます。画像から読み取る正確性も高くなっていますので、ぜひ使ってもらいたい機能です。
→あわせて読みたい：OCR機能を使って編集＆検索の出来るPDFファイルに変換！
ファイル編集と検索
以前行った診療など、カルテを振り返る機会も多いかと思います。ファイルだと膨大な資料の中から探さないといけませんが、「PDFelement」（PDFエレメント）ならパソコンが検索してくれます。
PDFelementでは、文書内にある文字を検索する機能があります。これによって、以前書いた文書の内容やカルテを確認できます。以下は、文書検索の手順ですので参考にしてください。
PDFelementを開く
検索バーで文字を検索
一番右に、検索という虫メガネが斜めになっているアイコンをクリックします。その部分を入力すると、文書内にあるその文字のところ移動してくれます。次の文字や前の文字に行きたい場合は、移動もボタン操作ができるので大変便利です。
まとめ
病院の情報システムは、PDFでやっていくことで幅広く対応できます。多大な費用をかけなくても、「PDFelement」（PDFエレメント）なら無料でお試しできます。まずは、試して使いごこちによってプロ版にアップグレードもできますので、ぜひ試してみてください。
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