ビジネスシーンでよく使われるGoogleスプレッドシートとエクセルですが、時にはファイル形式を変換する必要があります。
この記事では、Googleスプレッドシートをエクセルに変換する方法から、うまく変換できない時の対処法まで詳しく解説します。
目次
1. Googleスプレッドシートをエクセルに変換したい？
Googleスプレッドシートをエクセルに変換する必要性は、現代のビジネス環境において頻繁に発生します。変換が必要な主な活用シーンには以下のようなものがあります。
・社外の取引先がエクセル形式でのファイル提出を求める場合
・会社の規定でエクセル形式での資料作成が義務付けられている場合
・エクセル固有の機能（マクロや高度な関数）を使用したい場合
・オフライン環境での作業が必要な場合
・プレゼンテーション資料として配布する場合
特に、取引先との資料のやり取りや、社内の書式統一を図る際には、スプレッドシートからエクセルへの変換が重要な作業となります。
また、長期保存やアーカイブ目的でエクセル形式にしておくことで、将来的な互換性を確保することも可能です。
GoogleスプレッドシートとExcelの違は？
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項目 |
Googleスプレッドシート |
Microsoft Excel |
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利用形態 |
クラウドベース（ブラウザ） |
デスクトップアプリ（オフライン） |
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料金 |
無料（容量制限あり） |
有料（サブスクリプション） |
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共同編集 |
リアルタイム共同編集可能 |
限定的な共同編集機能 |
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関数・機能 |
基本的な関数が中心 |
高度な関数・マクロ対応 |
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データ処理能力 |
中規模データに適している |
大規模データ処理に対応 |
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アクセス性 |
インターネット環境必須 |
オフラインでも利用可能 |
この違いを理解することで、どちらの形式が適しているかを判断し、必要に応じて変換作業を行うことができます。
2. Googleスプレッドシートをエクセルに変換する方法
Googleスプレッドシートをエクセル形式に変換する方法は主に2つあります。それぞれの手順を詳しく説明します。
方法1：Googleスプレッドシートをエクセルとしてダウンロードする
最も一般的で確実な方法です。手順を以下に示します。
- エクセルに変換したいGoogleスプレッドシートを開く
- 画面上部のメニューから「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel（.xlsx）」を選択
- 保存フォルダを選択し、ファイル名をつけて「保存」をクリック
- ファイルをダブルクリックしてエクセルで開き、必要に応じて「編集を有効にする」ボタンをクリック
- ファイルの内容を確認し、必要な修正を行う
この方法では、元のスプレッドシートの書式や数式も可能な限り保持されるため、最も推奨される変換方法です。
方法2：コピペでGoogleスプレッドシートの内容をエクセルにする
部分的な内容のみをエクセルに移したい場合適した方法です。手順を以下に示します。
- Googleスプレッドシートで変換したい範囲を選択
- 「Ctrl+C」（Mac の場合は「Cmd+C」）でコピー
- パソコンでエクセルを開き、貼り付けたいセルを選択
- 「Ctrl+V」（Mac の場合は「Cmd+V」）で貼り付け
- グラフ等は画像として単独でコピペ
この方法は、Googleスプレッドシートの一部内容のみをエクセルに変換したい時に最適で、レイアウトの微調整も容易に行えます。
ただし、グラフ等は画像として別途コピペするか再作成する必要があります。また、複雑な数式や条件付き書式などは正しく移行されない場合があるため、注意が必要です。
「おまけ」エクセルをGoogleスプレッドシートにも変換可能
逆にエクセルをGoogleスプレッドシートに変換することも可能で、以下に示すメリットがあります。
・クラウド上での自動保存により、データ紛失のリスクを軽減
・複数人でのリアルタイム共同編集が可能
・インターネット環境があればどこからでもアクセス可能
・自動的にバージョン履歴が保存される
・無料で利用できる（Google アカウントがあれば）
また、エクセルからGoogleスプレッドシートに変換する方法は下記となります。
- Google ドライブにアクセスし、「新規」ボタン→「ファイルのアップロード」を選択
- 変換したいエクセルファイルを選択してアップロード
- アップロード完了後、ファイルを右クリックし、「アプリで開く」から「Googleスプレッドシート」を選択
この方法により、エクセルの資産を活用しながら、クラウドベースの利便性を享受することができます。チームでの共同作業が多い現代のビジネス環境では、特に有効な活用法といえるでしょう。
3. Googleスプレッドシートをエクセルに変換できない？原因や対処法を解説
Googleスプレッドシートからエクセルへの変換作業中にうまくいかないことがあります。
主な原因と対処法を解説します。
原因1：Googleスプレッドシートのサイズが大きすぎる
大容量のスプレッドシートの場合、エクセルへの変換処理が失敗することがあります。
対処法：
・不要なデータや空白行を削除してファイルサイズを縮小
・シートを複数に分割して個別に変換
・データの一部を別ファイルに移行してから変換を実行
原因2：複雑な数式や関数の互換性問題
Googleスプレッドシート固有の関数や、エクセルでサポートされていない機能がある場合に発生します。
対処法：
・変換前にエクセル対応の関数に置き換える
・複雑な数式を値として貼り付けに変更
・エクセルの代替関数を調べて事前に修正
・必要に応じて手動で数式を再作成
原因3：ブラウザやネットワークの問題
ブラウザのキャッシュやインターネット接続の問題で変換が中断されることがあります。
対処法：
・ブラウザのキャッシュとCookieをクリア
・別のブラウザで変換を試行
・インターネット接続の安定性を確認
・Googleアカウントからログアウト後、再ログイン
・時間を置いてから再度変換を実行
これらの対処法を試すことで、ほとんどの変換問題を解決できます。それでも解決しない場合は、部分的な変換やコピペ方式を検討することをお勧めします。
4. Googleスプレッドシートを他の形式に変換したい時は？
Googleスプレッドシートは、エクセル以外にも以下の様々な形式に変換できる便利な機能を備えています。
・OpenDocument形式（.ods）
・PDF文書（.pdf）
・ウェブページ（.html）
・カンマ区切り形式（.csv）
・タブ区切り形式（.tsv）
これらの形式は「ファイル」→「ダウンロード」メニューから選択でき、カンタンに変換＆保存できます。
その中ではPDFファイルへの変換が、以下のようなメリットがあります。
・ レイアウトが崩れることなく、どの環境でも同じ表示
・編集されにくい形式のため、最終版の文書として適している
・印刷時の仕上がりを事前に確認できる
・ファイルサイズが比較的小さく、共有が容易
また、GoogleスプレッドシートをPDFに変換する手順は以下のとおりです。
- Googleスプレッドシートを開く
- 「ファイル」メニューをクリックし、「ダウンロード」から「PDF文書（.pdf）」を選択
- 必要に応じて印刷設定（範囲、用紙サイズ、向きなど）を調整
- 「ダウンロード」ボタンをクリックしてダウンロードを実行
・Windows、Mac、iPhone、Android、ブラウザに対応できるし、いつでもどこでもPDF編集可能
・高品質で異なる書類形式へ変換可能
・高度なOCR機能を搭載しており、画像ベースPDFのテキストも認識＆編集可能
まとめ
Googleスプレッドシートからエクセルへの変換は、ダウンロード機能やコピペ方式で簡単に行えます。
変換できない場合は、ファイルサイズや関数の互換性、ブラウザの問題を確認して対処しましょう。
また、PDFなど他の形式への変換も活用することで、より効果的な文書管理が実現できます。
