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PDFファイルを期間限定で閲覧できるようにしたいときにはどうしたら良いのでしょうか。この記事ではAcrobat Pro DCを使うことで一定期日までしか閲覧できなくする方法を解説します。
Part 1. PDFファイルは閲覧期限を設定できる
PDFファイルで文書を公開するときには閲覧期限を設定したい場合があります。例えば、オンラインセミナーを開催するときには参加者の理解を促すために資料を提供したいと考えるでしょう。しかし、その内容に一般に漏洩してはならないような情報が含まれているときには参加者に破棄してもらわなければなりません。共有してしまったPDFファイルを削除してもらうのは簡単なことではなく、参加者が全員誠実に削除してくれるとは限らないでしょう。このような際にセミナーの日だけ閲覧できるように設定すれば情報漏洩リスクを低減できます。
また、サブスクリプションサービスでPDFファイルによる情報提供をするときにも閲覧制限が有効です。提供したPDFファイルに閲覧期限を設けておき、必要があったら再取得してもらうようにしておけばサブスクリプションサービスを退会したユーザーは内容を確認できなくなります。データを自由に閲覧できるようにするサブスクリプションサービスでは重要なもので、退会しても閲覧できてしまうと契約を継続してくれないでしょう。情報商材によるサブスクリプションで利益を上げ続けられるようにするためには欠かせない方策です。
Part 2. Acrobat Pro DCを使って期限を定める方法
PDFファイルに閲覧期限を設定するには具体的にはどうしたら良いのでしょうか。PDFファイルの編集ツールには様々なものがありますが、多くの企業で取り入れているAcrobat Pro DCを使う場合にどのようにして制限をかけられるのかを順を追って説明します。
①PDFファイルのフィールドを準備する
まずAcrobat Pro DCを起動して閲覧期限を設定したいPDFファイルを開きます。そして、右側に表示されるPDF編集ツールの中から「フォームを準備」を選択しましょう。すると「ファイルを選択するか文書をスキャンして開始」と表示されます。そして、表示されているファイルの中から閲覧期限を設定したいファイルを選んで「開始」ボタンをクリックします。これによってフォームを準備する機能を使えるようになります。
②フォームボタンを設置する
「フォームを準備」のツールバーからフォームボタンを押し、期限が来たら隠したい部分を覆うようにボタンを設置しましょう。ボタンを設置するとポップアップが表示されるのでフィールド名を半角英数字で設定します。この設定をすると右側にある「フィールド」の欄にその名称が表示されます。
③Javascriptの実行設定をする
PDFファイルに閲覧期限を設定するにはJavascriptの実行が必要です。そのためにはページのプロパティを設定する必要があります。上部のメニューバーから「表示」を選び、「表示切り替え」、「ナビゲーションパネル」、「ページサムネール」と選択してページサムネールを表示しましょう。そして、閲覧期限を設定するためにフォームボタンを設置したページを選択して右クリックし、「ページのプロパティ」を選びます。表示されたウィンドウのタブから「アクション」を選び、「トリガーを選択」のプルダウンから「ページを開く」、アクションを選択のプルダウンから「Javascriptを実行」を選択します。
④Javascriptのコードを入力する
続いて実行するJavascriptのコードを入力します。「ページのプロパティ」の「アクションを選択」の右下にある「追加」ボタンをクリックしましょう。するとJavascriptエディターが表示されるので、ここにフィールド設定で配置したフォームボタンを非表示にするための設定を入力します。以下のようなスクリプトを入力すれば日付を指定して閲覧制限をかけられます。終わったら「OK」ボタンをクリックすれば設定は完了です。
var comDate = （日付）;
var comField = this.getField("（フォームボタンのフィールド名）");
var d = new Date();
var z = "yyyy/mm/dd";
if (comDate < util.printd(z,d)) {
app.alert (（期限切れのときに表示するメッセージ）);
comField.display = display.visible;
} else {
comField.display = display.hidden;
}
⑤編集制限の設定をする
このままでは誰でもフォームの編集をして閲覧制限を解除できてしまいます。最後に編集機能の制限をするためにパスワードを設定することが必要です。ツールから「保護」を選択して、保護のツールバーを表示します。「詳細オプション」から「セキュリティプロパティ」をクリックして「文書のプロパティ」のウィンドウを表示しましょう。そのタブから「セキュリティ」を選択し、セキュリティ方法として「パスワードによるセキュリティ」を選びます。するとまたウィンドウが表示されるので、権限の項目で「文書の印刷および編集を制限」をチェックし、権限パスワードを入力しましょう。これで「OK]ボタンを押せばパスワードがない限り編集はできなくなります。
Part 3. 閲覧期限を活用していこう
Acrobat Pro DCを使ってフィールドの設定とJavascriptの実行設定をすればPDFファイルに閲覧期限を設けることができます。作業は煩雑ではあるものの、情報を管理する上では重要な方法なのでPDFファイルを運用するときには積極的に活用しましょう。
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