Home > 活用Tips > チームワーク効率UP！オンラインでファイルにコメントを記入！

チームワーク効率UP！オンラインでファイルにコメントを記入！

はじめに

　皆さんの会社では、Google ドライブや Dropbox などのオンラインクラウドストレージを使っていますか？
　コロナ禍で自宅やシェアオフィスで作業することが多くなり、多くの企業がオンラインクラウドストレージを導入し、それを利用した共同作業を行っています。
　共同作業の一つにPDFにコメントを記入する作業がありますが、もしPDFドキュメントが通常のサーバーにある場合、複数の作業者が同じドキュメントを見ることはできても、同時にコメントを記入することはできずに、待ち時間が発生します。
　そのような場合、オンラインクラウドストレージを導入すれば、複数の作業者が同時に作業することが可能となります。
　以下ではいくつかのオンラインクラウドストレージを紹介します。

無料ダウンロード

Part１：Wondershare Document Cloudを利用してみんなでコメントを記入

　オンラインクラウドストレージの中で、特にPDFドキュメントにコメントを付ける共同作業で便利なのは、Wondershare Doucument Cloudです。Wondershare Document Cloudは、クラウドストレージ、ファイル共有、オンラインでの無料のPDFコメントに加えて、電子署名とも統合され、電子署名を作成し、PDF を送信して他の人が署名できるようにすることができます。無料で最大1GB のストレージと 5 つのドキュメントを利用できるので、PDFオンライン機能を無料でテストできます。
　以下に、Wondershare Document Cloud にファイルをアップロードし、クラウド上で直接 PDF にコメントを記入する手順を示します。
　①Wondershare ID を使用して Document Cloud ポータルにサインインします。持っていない場合は、簡単にセットアップできます。

アカウントログイン
②ホームページで、「ファイルのアップロード」ボタンをクリックして、PDF をクラウドにインポートします。アップロードされると、「ドキュメント」タブまたは「最近使ったファイル」タブに表示されます。

クラウド
③編集、コメント記入は対応する PDF ファイルの「アクション」列で「コメント」を選択します。上部のメインツールバーにあるツールを使用して、文字を追加したり、コンテンツを強調表示したりできますし、コメントを追加することも可能です。

コメント追加
④対応する PDF ファイルの「アクション」列で「操作」を選択すれば、メンバーへの送信、一括依頼、共有が可能です。また、印刷、ダウンロード、削除も行えます。

クラウドでコメント

Part２：Dropboxを利用してみんなでコメントを記入

　Dropbox.comで PDF ファイルをプレビューしながら編集することができます。Dropbox で編集する PDF ファイルはパスワードで保護されておらず、111 MB 以下である必要があります。
　①PDF を編集/コメントを記入する手順
　・dropbox.com にログイン
　・編集する PDF ファイル名をアップロード/選択

dropboxアップロード
　・編集はファイルプレビューの上にある「編集」をクリック

dropbox編集
　・編集モードが開き、ページの回転、削除、移動、挿入、テキスト追加が可能
　・編集が終われば「完了」をクリック

dropbox編集完了
　・「コピーを保存」または「元のファイルを上書きする」クリック
　・コメント記入は右側の「コメント」をクリック
　・コメントを記入して「投稿」をクリック

dropboxコメント投稿

　②フィードバックを共有する手順
　・dropbox.com にログインしてPDFを選択し、編集/コメント記入後、ページの右上にある「共有」をクリック
　・「設定」をクリックして「閲覧用リンクを作成」/あるいは「メールアドレス」を記入して「ファイルを共有」

リンク作成リンク共有

Part３：Google DriveでPDFを公開して編集

　Googleドライブはクラウドストレージとして有名ですが、単にドキュメントや写真、動画などのファイルをバックアップするだけでなく、PDF文書の公開/編集にも使用できます。PCまたはスマホでGoogleドライブを使えば、PDFを公開して修正したり、画像やフォームなどを追加したりすることが簡単にできます。使用手順を以下に示します。
　①共有ドライブのファイルを公開する
　・Googleドライブにアクセスしてログイン
　・左側の「ドライブ」で共有するドライブを右クリック　→　「共有」をクリック

　・共有するユーザーやグループを追加
　・アクセス権の設定（「制限付き」/「リンクを知っている全員」）
　・「完了」をクリック
　・ファイルを公開
　②GoogleドライブでPDFを編集する
　・Googleドライブにアクセスしてログイン
　・編集したいPDFファイルを右クリックして「アプリで開く」
　・「Googoleドキュメント」をクリック
　一応は「Googoleドキュメント」で編集は可能ですが、表や画像があると配置がかなり崩れるので、通常は以下の方法でアプリを追加して使います。
　・編集したいPDFファイルを右クリックして「アプリで開く」→「アプリを追加」をクリック
　・使用可能なエディタを検索/選択してクリック
　・ファイルが開かれ、編集可能となる
　ただし、無料で使用できるものは広告などが出て、使用がしにくいです。

まとめ

　各種のオンラインクラウドストレージを紹介しました。その中で、一つのPDFドキュメントをチームワークの共同作業で編集したり、コメントを記入するには、Wondershare Document Cloud が最も優れています。無料で、最大1GB のストレージと 5 つのドキュメントの共有できますので、是非お試しください。

●　動画から学ぶ：クラウド機能！