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昨今は至るところでペーパーレス化が進んでいます。その理由は紙の書類がもつデメリットを払拭することと、電子化のメリットを存分に味わえるためです。
おそらくこの記事にアクセスされた方のほとんどは、書類のペーパーレス化を検討している方か、ペーパーレス化についてインプットしたい方でしょう。
そこでこの記事では、次のポイントにフォーカスをあてて「ペーパーレス化」についてと、PDF編集がスムーズになる「PDFエレメント」について詳しく解説します。
ペーパーレス化はもちろん、ペーパーレス化に便利なソフトについて知りたい方は是非チェックしてみてください。
ペーパーレスとは、紙の書類などを電子化してデータとして活用または保存すること。従来の書類と言えば紙が定番でしたが、昨今は文書や資料の電子化が進み、業務効率を図ろうとする企業が急増しています。
では、ペーパーレス化の必要性とはどういったものが挙げられるでしょうか。
ここでは次のシーンでの必要性について詳しく解説します。
それでは上記2点について掘り下げていきましょう。
ペーパーレス化がビジネスに与える影響は次のとおりです。
本来は紙の書面として扱っていた情報が、ペーパーレス化を実施することでデータとして活用できるようになります。これによって、DXの促進はもちろんのこと、データドリブン経営にも効果を発揮すると言えるでしょう。
また、書類をデータにすることで交換などのやりとりがスムーズになります。昨今はテレワークなどの新しい働き方が定着しましたが、ペーパーレス化の推進はそういった環境との相性も抜群に良いのです。
ペーパーレスの必要性を環境保全の観点から紐解くと、次の影響が考えられます。
このようにペーパーレス化は、環境保全への取り組みとしても有効。したがって、全世界がペーパーレスの推進に取り組んでいます。
ここではペーパーレス化のメリット・デメリットについて解説します。
これからペーパーレス化を実現しようと思っている方は、まずはメリットとデメリットを把握することからスタートしましょう。
それでは詳しく解説していきます。
ペーパーレス化のメリットは次のとおりです。
ペーパーレス化のメリットは計り知れません。何より紙の書類におけるデメリットをすべて排除できる点は大きなメリットと言えるでしょう。
ペーパーレス化のデメリットは次のとおりです。
ペーパーレス化を実現するためには、システムの導入をはじめ、サーバーやインフラなどの環境を整えること、セキュリティ対策、社員教育など、想像以上に初期コストがかかります。
ペーパーレス化の実現は社員の理解が必要不可欠。たとえば、デジタル機器の扱いに不慣れな社員が多いと、切り替えに時間がかかる可能性が高くなります。
ペーパーレス化はシステム障害に対する備えを万全にしておかないと、シンプルに機能しません。場合によっては重大な損失になる可能性もあるので注意が必要です。
ペーパーレス化を進めるにあたって重要になるのが、電子化した書類を編集するソフトと言っても過言ではありません。現在はさまざまなソフトがリリースされていますが、なかでもペーパーレス化におすすめなのはPDF編集ソフト「PDFエレメント」です。
PDFエレメントを導入すると次の作業が可能になります。
PDFエレメントはPDFファイルを編集するために必要な機能を完備したオールインワンソフト。これらの機能はそれぞれ精度が高いうえに、使いやすいので初心者でも安心して利用できます。
また、ドキュメントクラウド（専用のクラウドサービス）も利用できるので、電子化した書類をパソコンやスマホなど異なるデバイス間で共有・編集できます。
そんなPDFエレメントの対応デバイスは次のとおり。
ファイルをクラウド上に保存可。異なるデバイス間で共有できる
スキャナを使って書類をデータとして取り込めば、あとは自由自在に編集可能。したがって、PDFエレメントを導入することでペーパーレス化がスムーズになります。
PDFエレメントに搭載された機能は次のとおりです。
PDFエレメントは、PDF化した書類データをかんたんな操作で編集できます。さらにデバイスに関係なく利用できるので、ビジネスシーンで重宝することは間違いありません。
まさにペーパーレス化を実現しようとしている企業におすすめのPDF編集ソフトと言えます。
PDFエレメントの具体的な機能については、以下の動画をご覧ください。
PDF編集ソフト「PDFエレメント」は、企業のペーパーレス化を進めるに最適なソフトですが、どういったシーンで役立つか疑問視されている方は多いことでしょう。
そこでPDFエレメントがペーパーレス化に役立つシーンをいくつ挙げたいと思います。
ペーパーレス化とPDFエレメントの導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。
PDFエレメントは電子化した書類に注釈を加えたい場合におすすめ。書類を開いて注釈メニューからお好みのものを使用するだけで、かんたんに補足情報を加えることができます。
PDFエレメントはPDFファイルの編集に特化したソフトですが、ファイル形式は自由自在にコントロール可能。PDFはもちろん、Word、Excel、PowerPointなど定番のoffice形式にも変換できます。
PDFエレメントは翻訳機能を搭載しています。翻訳は他言語に対応しているだけでなく、高性能なので外国語文書の翻訳に最適。外国文書を電子化して、さらに翻訳した文書をデータとして保存することが可能です。
PDFエレメントはOCR機能を搭載しているので、文章をかんたんにテキスト化できます。OCRは一般的に専用ソフトが必要ですが、PDFエレメントのOCR機能は高精度なのでその他ソフトを買い足す必要はありません。
PDFエレメントはPDFファイルを編集するための機能が完備されています。たとえば、複数の似通った書類をひとつにまとめたい場合もかんたんに実現可能。さらに不要な文面はカットするなど、ありとあらゆる編集ができます。
企業のペーパーレス化はメリット尽くしです。ただし、以下のデメリットが生じるのでそれぞれをクリアする必要があります。
ペーパーレス化の導入が成功すれば、業務効率はこれまでとは比べ物にならないくらい向上することでしょう。
また、PDF編集ソフト「PDFエレメント」を導入することで更なる業務効率の向上を期待できます。
ペーパーレス化の実現をスムーズに行ないたい場合は、ぜひ検討してみてください。
作成日： 2022-12-17 11:40:29 / 更新日： 2024-01-26 14:38:10
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