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ペーパーレス会議とは従来の紙を用いてやりとりするスタイルではなく、ノートパソコンやタブレットを用いてやりとりする会議のことを言います。
昨今はペーパーレス化が推進されていることもあって、数多くの企業がペーパーレス会議を導入。リモートワークの普及も相まって、紙を使わずやりとりするスタイルは定着しつつあります。
では、ペーパーレス会議がもたらすメリットはどういったものがあるのでしょうか。
この記事では以下のポイントにフォーカスをあてています。
この記事を読むことで、ペーパーレス会議における基礎知識をインプットできます。現段階で検討されている方は、ぜひチェックしてみてください。
ペーパーレス会議とは、会議の際に紙に記載した資料やノートを使用せず、デジタル形式で情報を収集、共有する会議のことを指します。
ここでいうデジタル形式とは次のものを指します。
ペーパーレス会議では、ビデオ会議やオンラインミーティングなどを行って、デジタル形式で資料を共有、議論を行うことができます。
また、ペーパーレス会議を行うことで、会議にかかる時間やコストを大幅に削減することが可能。紙を用いる会議と比較すると、さまざまなメリットが得られるでしょう。
ペーパーレスとは、文書や書類を紙に印刷せず、データ形式で取り扱うことを意味します。
そして昨今で定着しつつある「ペーパーレス化」とは、文書や書類を紙に印刷せず、データを取り扱うこと。その目的は紙を減らして環境問題に貢献することに加え、効率的なビジネスを目指すことです。
ペーパーレスを実現させることによって、文書や書類などのデータをかんたんに共有できるようになります。
ペーパーレス会議は紙を用いることがないので、さまざまなメリットが得られます。しかし、デメリットがあることも理解しておくべきです。
ここではペーパーレス会議のメリットとデメリットについて詳しく解説します。
ペーパーレス会議のメリットは次のとおりです。
ペーパーレス会議は紙面の資料が不要なので、資料作成におけるコストをカットできます。紙代・印刷費・人件費にコストがかかり過ぎている場合は、ペーパーレス化を検討する価値が大いにあるでしょう。
ペーパーレス会議は情報をオンラインで共有できるため、参加者が資料をスムーズに受け取ることが可能。したがって、会議全体の時間が大幅に短縮されるだけでなく、やりとりが容易になります。
ペーパーレス会議は会議中における参加者の提案がスムーズになると共に、すぐに反応することができます。つまり、会議中のレスポンスが早くなるので、会議のクオリティをどこまでも高めることができるでしょう。
ペーパーレス会議はオンラインで実施できるため、場所にとらわれることがありません。したがって、メンバーは遠方でも関係なく会議に参加できます。
ペーパーレス会議はオンラインで実施するので、ツールを使用すれば一部始終を録画することも可能。会議の内容を後から見返すことが容易なので、内容の整理に役立ちます。
ペーパーレス会議のデメリットは次のとおりです。
紙の資料は複数の資料を同時にチェックできる利便性を持っています。しかし、ペーパーレス会議では資料の閲覧をタブレットやパソコンで行うため、一覧性に劣ると言っていいでしょう。複数のウインドウを並べて対処することもできますが、参加メンバーの負担が増えるため現実的とは言えません。
ペーパーレス会議はメモを取りづらいと言えます。各デバイス内の資料にメモを取ること自体は可能ですが、専用の端末やタッチペンなどが必要。紙の資料にボールペンでメモを取るケースと比較すると、やはり不便と言っていいでしょう。
ペーパーレス会議は資料をタブレットやパソコンを用いて閲覧・議論していきます。したがって、端末の扱いに不慣れなメンバーは会議どころではなくなる可能性が。メンバー全員が端末の操作になれていないと、そもそもとして会議が成り立たないので注意が必要です。
ペーパーレス会議では会議資料を遡ってチェックすることがきわめて困難です。一方で紙の資料はいつでも自由に遡ることができます。
ペーパーレス会議と紙の資料を用いる会議との比較は次のとおりです。
| ペーパーレス会議 | 紙の資料を用いる会議 | |
| 場所 | どこでも可能 | 限定される |
| 資料の形態 | デジタル端末 | 紙 |
| 一覧性 | × | ◎ |
| 参加のしやすさ | ◎ | △ |
| やりやすさ | 参加メンバー全員がデジタル端末を使いこなせていれば◎ | 紙の資料を扱ってやりとりするので◎ |
ペーパーレス会議と紙の資料を用いる会議の決定的な違いは、資料の形態になります。データと紙ではそれぞれメリット・デメリットが異なるので、参加メンバーの特徴をふまえて会議を開催する必要があるでしょう。
ペーパーレス会議は紙にかかるコストの削減と、場所を選ばないというメリットが挙げられますが、参加メンバー全員がデジタル端末を使いこなせないと会議になりません。
以下の記事では、ペーパーレス会議システム「モアノート(morenote)」を紹介しています。導入したい方はぜひこの記事をチェックしてみてください。
→関連記事：ペーパーレス会議システム「モアノート(morenote)」の機能・特徴・使い方まとめ＞＞
ペーパーレス会議をスムーズに進めるためには、メリットを活かしてデメリットを抑えることが重要です。
そこでポイントとなるのは次のとおり。
ここでは上記5点について詳しく解説していきます。
ペーパーレス会議をおこなう前に注意すべきポイントは、参加メンバーが使用するタブレットやパソコンに合わせて資料を作成すること。
メンバーは普段から使用しているデジタル端末を用います。つまり、ディスプレイの大きさはそれぞれ異なるので、資料が正しく表示されるよう作成しなければなりません。
画像の大きさやフォントサイズはもちろんですが、ヨコ型の資料を作成するなどして閲覧をしやすくする努力も必要です。
ペーパーレス会議をスムーズに進行するには、最新の資料を事前にシェアすることが重要。会議前にあらかじめ資料を確認しておくことで、会議の効率は大幅に向上します。
ただし、資料によっては機密性が高いものもあります。そういったデータをシェアする場合は、セキュリティの高いシステムを導入してリスクマネジメントを徹底しましょう。
ペーパーレス会議をスムーズに進行するためのポイントとしては、事前にシミュレーションを行うことです。そもそも発表者がペーパーレス会議に不慣れな場合、資料を表示するだけでも時間がかかるはず。そこで本番を想定してシミュレーションを何度も行いましょう。
ペーパーレス会議はリモート会議システムを使用するのが一般的。つまり、このようなツールの扱いになれていないと、当日の進行が円滑に進まない可能性があります。特にIT機器のあつかいに不慣れな方は、テストを重ねるようにしましょう。
ペーパーレス会議はデジタル端末を用いるため、紙の書類と比較するとメモが取りにくい環境です。したがって、参加者が共有資料にメモできるよう端末を指定する必要があります。
ペーパーレス会議のポイントをまとめます。
また、会議を進行する際は参加メンバーに簡単な操作方法を伝えることも重要です。
ペーパーレス会議を成功させるためにも準備をしっかりと整えましょう。
作成日： 2022-12-17 13:41:30 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39
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