GoogleスプレッドシートとドキュメントをPDFに変換して保存する方法

はじめに

OfficeプログラムExcel／Wordのファイルは、Googleスプレッドシート／ドキュメントに変換することができます。これらGoogleのファイルは、複数人で情報を共有したり、編集作業を進めたりするのに便利なファイルです。

今回はGoogleスプレッドシート／ドキュメントを使用するメリットと、それらのファイルをPDFファイルに変換する手順をご紹介していきます。

目次：

1. GoogleスプレッドシートとExcelの違い
• ①Googleスプレッドシートの特長
• ②Excelの特長
• ③Excel → Googleスプレッドシートへの変換
2. GoogleドキュメントとWordの違い
3. GoogleスプレッドシートをPDFファイルに変換する手順
4. まとめ

1.GoogleスプレッドシートとExcelの違い

いずれも表計算ソフトですが、簡単にそれぞれの特長をみていきましょう。

①Googleスプレッドシートの特長

　●ブラウザ上で操作できるWebアプリ

Google ChromeやMicrosoft Edgeなどのブラウザ上で操作できるので、インターネット環境があれば使えます。ソフトウェアのダウンロードも不要で無料。そのうえ専用のアプリを入れ  れば、スマホでも操作できるのでスキマ時間も利用できて効率的です。

   ●ファイル共有がしやすい

作成したファイルはクラウド上の領域に保存されるので、ファイルの場所（リンク先）を共有すれば同じファイルを参照・編集できます。複数人で同時に編集もできるので、編集待ちなどの時間ロスもなく作業を進めることが可能です。

  ●優れたセキュリティ・変更履歴の保持

ファイルはご自身のパソコンではなくクラウド上に保存されるうえ、編集したら即時に自動保存される機能が備わっているので「パソコンが落ちてしまって保存できなかった」「うっかり保存し忘れた」そんな場合も復元などの手間がかかりません。また、特定の人物を絞り込んでファイルの場所（リンク先）を共有できるので、不特定多数の人物に大切なファイルを参照されることがありません。

さらに何らかの編集がされると、ファイルの「変更履歴」に編集した日時・ユーザー名が保存される仕組みになっているので、複数人での作業には便利です。懸念点としては、ブラウザ上で動作するのでインターネット環境によっては処理速度が遅くなることがあるかもしれない、ということでしょうか。

②Excelの特長

●充実した機能と操作性

表計算ソフトとして多くのユーザーが使用しているExcelは、機能が充実しているのはもちろん、操作性も優れており使いやすいのがメリットです。ただし、有料でソフトウェアのダウンロードが必要になります。ファイルを共有する場合は、共有サーバーに置いたり、Microsoft OneDriveを利用する必要があります。

それぞれの特長を見てきましたが、GoogleスプレッドシートとExcelのいずれも表計算ソフトとしては優れていますので、どちらも使ってみて判断されるとよいでしょう。（Excelの無料体験版もあります）

ちょっと手こずるショートカットキーの違いにも触れておきましょう。Excelに慣れている人も、Googleスプレッドシートに慣れている人も、ショートカットキーを駆使して作業されていると思いますので参考にしてみてください。

Excel → Googleスプレッドシートの変換方法です。

③Excel → Googleスプレッドシートへの変換

Step１．Googleマイドライブを開きます。（Googleアカウントを持っていない人は、作成してください。ここでは詳細の説明は省略します）
Step２．変換したいExcelファイルが入ったフォルダをエクスプローラーで開き、そのファイルをGoogleマイドライブにドラッグします。

Step３．そのファイルをダブルクリックすると、編集画面が開きます。

Step４．メニューの「ファイル」→「Googleスプレッドシートとして保存」を選択します。新しい編集画面が開きます。

これで変換が完了しました。マイドライブに戻ってファイル一覧を確認してみてください。1つファイルが増えているはずです。双方は「完全な互換性があるわけではない」ので、原本と違うイメージで変換されることもあります。特に、図形やグラフなどがあるExcelファイルは変換後に内容を確認してください。Word → Googleドキュメントへの変換も同様の手順で行えます。

関連記事：* Googleドキュメント、Google DriveでPDFを編集する方法 >>
* スマホでスプレッドシートをPDFに変換する方法をご紹介 >>

2.GoogleドキュメントとWordの違い

GoogleドキュメントとWordの違いで注意すべき点は「極端に日本語対応のフォントが少ない」ということです。（現時点2021/08ではフォント16種類のみ）そのため、お気に入りのフォントで作成しても変換後に代替フォントで表示されることがあります。

では最後に、Googleスプレッドシート／ドキュメントをPDFに変換する方法を解説します。

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3.GoogleスプレッドシートをPDFファイルに変換する手順

Step１．Googleドライブで変換したいスプレッドシートを開きます。
Step２．メニューの「ファイル」→「ダウンロード」→「PDFドキュメント（.pdf）」を選択します。
Step３．印刷設定画面が開くので、画面右上の「エクスポート」ボタンを押下します。
Step４．ダイアログが開くので「ファイルを保存する」を選択すると、ご自身のパソコンのダウンロードフォルダにPDFファイルが保存されます。

同様の手順でGoogleドキュメントをPDFファイルに変換することができます。

まとめ

ExcelやWordは多くの人が使っているソフトです。そのファイルをGoogleドライブを介してみんなで共有・編集。最終的にPDFに変換して配布すれば、さまざまなシーンで利用できますね！