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はじめに
人材不足が続く建設業において、生産性を向上させるためには、「作業の効率化」が欠かせません。
原価管理や見積管理、売上管理や仕入原価管理など、現場を支える事務作業は多岐に渡り、その量も膨大です。
これらの事務作業を効率化するためには、業務を整理し、業務の負担を軽減できるようなITツールを導入するのがおススメです。
例えば、膨大な工事関連の書類や図面など、紙ベースで管理されていた書類を、PDF化してパソコンやタブレットなどで閲覧できるようにすることで、書類の管理にかかる時間と労力を軽減し、情報共有の効率化につなげることができます。
タブレットで必要な情報を閲覧することができれば、現場の作業者にとっても大きなメリットとなります。
目次：
1. 工事・建設業の業務内容は？
建設業の業務は、現場で実際に建物を作る作業を思い浮かべるのではないかと思いますが、現場の作業をバックアップする事務的な業務もたくさんあります。
発注者の要望をヒアリングして企画書や提案書を作成したり、資材などを決定して見積書を作成したり、契約が決まれば契約書の作成を行います。
また、ヒアリングした発注者の要望を実現するために、利便性や安全性などを考えながら、建物を建てるための図面を作成したり、工事の施行計画や建設の工程表を作成したりします。
書類作成以外にも、協力会社とのスケジュール調整や会議の調整を行ったり、現場で品質管理を行ったり、写真を撮って保存したりと、業務の内容は多岐に渡ります。
2. 建設業における生産性向上の方法
現場作業の効率化による生産性向上も大切ですが、現場を支える事務作業を効率化することでも、生産性を向上させることができます。
「3K（キツイ・キタナイ・コワイ）」と言われる建設業界においても、人材不足は大きな悩みのひとつです。
ITを使って業務を効率化することで、ひとりひとりの社員の負担軽減にもつながります。
IT化することで、事務作業を行う社員だけでなく、現場の社員とのやりとりもスムーズにするため、業務全体を効率的に進めていくことができるようになります。
3. 原価管理など便利なツール5選
建設業の業務を効率的に進め、生産性向上につながるITツールをご紹介します。
(1) 原価管理ツール（レッツ原価管理Go2）
株式会社レッツが提供する「レッツ原価管理Go2」（公式ページ：https://www.lets-co.com/）は、外注費や材料費など、建築のためにどれだけの原価がかかるのかを明確にする原価管理ツールです。
原価管理は、変化していく経済状況や社会情勢も視野にいれながら、出来る限りコストを抑え、可能な限り利益の拡大に繋げるために、とても重要な業務です。
建設業の工事費は、工事原価や現場管理費、共通仮設費など、専門用語が多く、細分化されていていて複雑ですが、原価管理ツール［レッツ原価管理Go2］を使えば、見積から入金まで一元管理できるため、ランニングコストも抑えることができ、用語の間違いなどのミスも防ぐことができます。
(2) ERPシステム
ERPは、Enterprise Resources Planningの略で、企業の「会計」「人事」「生産」「物流」「販売」などの基幹業務を統合して、効率化を図るためのシステムです。（公式ページ：https://x.gd/8Lir0）
株式会社ミロク情報サービスで提供されているERPシステムは［建設工事業向け］に作られているのが大きな特徴です。
例えば、工事原価発生時点で計上した未成工事支出金から、完成工事原価への振替仕訳を自動的に行うなど、建設業特有の会計がシームレスに行えます。
また、インターネットバンキングやクレジット会社の取引明細データの取り込みや、建設業特有の安全協力会費など、支払時の相殺処理や、手形・小切手の発行などさまざまな支払処理に対応するなど、豊富なオプションも用意されています。
(3) グループウェア「サイボウズOffice」
お客様との日程調整や、社内のスケジュール管理に課題を感じているなら、グループウェアの導入を検討してみましょう。（公式ページ：https://office.cybozu.co.jp/）
グループウェアに含まれるスケジュール機能では、複数メンバの空き時間をさくっと検索できますし、他のメンバの動きに合わせて仕事を調整したりすることもできます。
グループウェアはいろいろありますが、［サイボウズOffice］には、下記のような建設業の生産性向上に役立つ専用アプリケーションを追加することもできます。
・スケジュール工数分析
・商品マスタ
(4) 建築・土木の生産支援クラウドサービス「Photoruction」
Photoruction（公式ページ：https://www.photoruction.com/）を使うと、写真や図面など必要な情報を全て一元管理することができます。
撮影した写真は、アプリが自動的に整理してくれるため、事務所に戻って整理する、といった手間は必要ありません。
サイズが大きな図面も高解像度で高速に表示することができ、リアルタイムに関係者に共有することができるため、伝達スピードが早くなります。
また、図面には、矢印や文字などの注釈を加えることも可能で、バージョン管理にも対応しているため、必要な時点の図面をすばやく取り出すことができて、大変便利です。
(5) PDF編集ソフトPDFelement
Q：建設業界では、複数の案件を同時に進めていくことも多いのではないでしょうか。
それぞれの案件で発生する膨大な書類データを、スムーズに作成し、手軽に写真や図面、各種の書類を一元管理したいなら、シンプルな操作で書類を電子化できるPDFelement（PDFエレメント）がおススメです。
PDFelementでは、次のようなことを実現することができます。
➬Microsoft Office、画像、テキストなど合計17種類のファイル形式に対応。
➬レイアウトと書式を崩さずに、各形式に合わせた高度設定も可能。
➬互換性あり！他のファイル形式からPDFまで直接作成/変換可能。
① ファイルの結合
見積書や申請書など各種書類や図面をまとめて整理することができます。
PDFだけでなく、テキストファイルや画像ファイル、Word文書などもまとめて一元管理できます。
② PDFファイルの編集
PDFファイルはスマホやタブレットからでも編集することができます。
工程表や設計図などの各種書類について、取引先と確認をとりながら、外出先でも修正を行うことができます。
③ 注釈
修正点のコメントを追加したり、ラインマーカーをひいたりすることができるため、別のスタッフに修正を依頼したり、お客様に重要な点をわかりやすくしたりするときに便利です。
④ 墨消し
個人情報など、機密性の高い情報を隠すことができる機能です。文書内の同じ内容を一括墨消しすることもでき、作業の効率アップが可能です。
⑤ しおり
文書内の気になるページに設定することで、該当ページにすばやくアクセスすることができます。
まとめ
建設業では、ITツールを使うことで、さまざまな業務の生産性向上につなげることができます。そのためにも、まずはどんな業務にどんな課題があるのかを明確にし、課題を解決できるようなITツールを導入することが大切です。
「どれから手をつけたらいいかわからない」ということであれば、まずは、PDFelement（PDFエレメント）による紙文書のデジタル化から取り組んでみてはいかがでしょうか。
導入も使い方もシンプルなので、手軽に始めることができます。
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