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PTAの書類整理にPDFを利用すると便利です

PTAの書類整理にPDFを利用すると便利です

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PTAにはいろいろな種類の仕事があり、ワードやエクセルなどを使ってマニュアルを作ったりスケジュールや名簿といった書類整理が必要です。仕事上PTAは資料作成が多いため、PDF文書などを使った電子化管理を行うと効率良く行うことができるでしょう。


Part 1. コスト削減などのメリットがあります

ペーパーレス化することによっていろいろなメリットがあり、例えばコスト削減を削減することが可能です。紙媒体での取り扱いはいろいろなコストが発生し、使われる紙自体のコストや印刷にかかる費用、紙を郵送する際にかかる通信費などが発生します。保管するスペースを確保しなければならず、書類を管理する人も必要です。しかしデータ化することによって場所を取らずに保管でき、担当者を決めずにデータを共有することができます。稟議や回覧といった業務フローをカットすることができ、書類では把握しにくかった流れなども可視化することができ、承認や決裁などの停滞を軽減することが可能です。承認者がいなくてもモバイルやスマホなどを使ってアクセスすることにより先に進めることができるでしょう。

紙媒体の場合は必要な書類が保管されている場所をすべて把握しなければいけませんが、それは難しく目的の書類を探すのに時間がかかることもあります。電子化しておくと共有化することができ、検索するだけで目的の書類を探すことが可能です。書類を持ち出すことがなくなるので、紛失を防止することができます。電子媒体は劣化することがないので何十年も保管することができ、重要なファイルでもいつまでも見やすい状態で維持することが可能です。紙媒体は火災などの災害で消失したり破損する恐れがありますが、データをバックアップすることが簡単なのでデータをどこかに退避させておくとすぐに復旧することができます。


Part 2. PDF編集ソフトにおすすめの「PDFelement 6 Pro」

PDFelement 6 Pro」はワードやエクセルのような操作感で、気軽に編集を行うことができます。テキストやオブジェクトなどを簡単に編集することができ、調整や追加、削除などをアレンジすることが可能です。フォントや大きさ・色なども自由にアレンジすることができ、豊富なスタイルで書類整理を行うことができます。細かい編集ニーズに対応していて、編集ガイド線付きなので読みやすい文書を作成することが可能です。レイアウトがきれいで整列文字などを一括で検索したり置換することができ、一括修正するのに便利です。


1.PDF作成

いろいろな作成機能があり、ファイルをインポートすることでスピーディにドキュメントを作成することができます。まずメイン画面の作成をクリックし、ファイルに作成したい素材などを選択します。次に「ファイル」をクリックするとツールバーに入り新規をクリックし、空白をクリックすると新規に作成することが可能です。ここでファイルの保存先やページサイズ、ページ方向やページ数なども設定することができます。


PTA 書類整理 PDF


2.PDF結合

次に多数のファイルを1つに結合することができ、形式の違うものも一つに結合することが可能です。メイン画面の結合をクリックし、結合したいパーツを選択し結合します。次にホームをクリックするとツールバーに入り、合併をクリックするとファイルを一つに結合することが可能です。


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Part 3. PTAの書類には「PDFelement 6 Pro」がおすすめ

いろいろなPDF編集ソフトがリリースされていますが、中でも「PDFelement 6 Pro」はおすすめです。直感的な操作画面になっているので初心者も気軽に利用することができます。このソフトを利用することでPTA関係の書類を適切に整理したり管理することができ、コストを抑えることが可能です。

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編集者 カテゴリ: ビジネス活用
作成日: Jun 04,2018 14:41 pm / 更新日: Jun 04,2018 18:40 pm

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