皆さんは、建設業界のほとんどの文書が電子ではなく、紙の文書として管理されていることをご存知でしょうか？ 建設業界では入手から竣工に至るまでのプロセスで、作成する文書が非常に多いため管理するのが大変だと思います。
そんな時に便利なのが電子化を行いPDFとして保存をするということです。そこで紙の文書を電子化する主なシーン、事例とともに紙の文書を電子化することの出来るPDFelement Proというソフトウェアを紹介していきます。
建設業界の文書管理は現在のところほとんどが紙で行われており、文書のファイリングなど管理が大変な状態になっているかと思います。
そのうえで文書を適切に管理するには、ファイリングがしっかりされている必要があります。 この作業が疎かになると、文書の紛失や複数の案件が来ていた時の文書の混同など問題点が発生します。
このリスクを回避するという意味でも文書管理は必要不可欠なものとなってきます。
はじめに文書管理が必要となる主なシーンについて紹介します。
建設、建築業界では入手から竣工に至るまでのプロセスで様々な文書を作成し、その文書管理を行います。そのため、ばらばらになっている書類は文書としてまとめ、管理したいと思う場面が多いかと思います。
例えばですが、予算表、工程表、設計計画書、施工図などいろんな資料や文書を紙の文書として保存するとかなりの枚数の文書を管理するということになると思います。
また、どうしても紙での管理となると様々な問題点が発生してきます。
そこでお勧めするのがPDFelement Proというソフトウェアです。こちらのソフトウェアは文書の電子化を行い、PDFとして保存することが出来ます。
PDFelement ProはPDFの作成、編集、変換に関する豊富な機能をシンプルなインターフェースにまとめ、誰でも簡単、快適に操作が出来るソフトウェアです。
PDF内の文字列を自由に編集したり、フォントや大きさ、色などを変更したり、ファイル内を検索、置換して一括修正することも可能です。さらに画像を左右回転、左右上下反転することも可能です。既存の画像を入れ替えることも、新たに文字列や画像を追加することも出来ます。この点を考えても建設業界の文書の電子管理に適していると思います。
PDFelement Proは重要な情報を「墨消し」機能で秘匿にすることが出来ます。PDFファイル内で塗りつぶしたい部分を選択して、墨消しとしてマーク、墨消しを適用するだけで機密性の高い情報を隠すことが可能です。特定の文字列をまとめて墨消しすることも出来ます。 また、プロテクト機能ではその他にもファイルのオープン時や、特定の機能にアクセスする際にパスワードを設定することも可能です。デジタル署名の追加機能も搭載しているので、文書を電子管理する際にも情報漏洩の可能性は限りなく低い状態になります。そのため、実際に建設業界で取り扱う文書を管理する際にも大変便利なのではないでしょうか。
PDFelement ProではPDFを結合して一括管理することが出来ます。結合の手順を順番に紹介していきます。はじめに、まとめたい複数のファイルを選択します。次に順序や組み合わせを決定して結合を開始します。ファイルの組み合わせを移動する際にはドラッグ＆ドロップで操作を行います。また、ファイル名を見ながら操作することが出来るため、誤ったファイル同士を結合してしまうということもないと思います。この機能を活用することで、文書の電子管理をする際にも便利なのではないでしょうか。
今回は建設業界での文書管理の必要性と電子管理をする上での利点を紹介しました。また、電子管理をする上で心配なセキュリティについてもプロテクト機能が充実しているため、安心して使用することが出来ます。とても便利なPDFelement Proは、建設業界の文書電子推進に役立つのではないでしょうか？
作成日： 2018-06-05 09:53:49 / 更新日： 2023-02-16 10:53:58
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