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書類管理アプリとは、紙文書をコンピュータ上で管理するアプリのことです。業務で書類をあらゆる場面で扱う際、どこに何の書類を管理しているかわからなくなるケースが多いはずです。
このようなケースを減らすために書面管理アプリを導入すると、必要な書類を名前別で管理したり検索にかかる時間を短縮することができます。
作業にかかる時間を短縮するだけでなく、コンピュータ上で管理するので持ち出しや紛失などの情報漏洩のリスクを減らせるのもメリットです。
ここからは、おすすめの書類管理アプリについて10選ご紹介していきます。
目次：
１．書類管理アプリおすすめ10選
書類管理アプリは、シンプルな表示をしているものが多く、デバイスに問わず書類データが保存・管理できているか確認することができます。
特にipadやiPhoneの端末では、文書をアプリを通して直接iPadに取り込むことが可能です。
書類管理アプリを選ぶ際は、自社の目的に合った容量・機能などを基準に選択することが大切です。
ここからは、おすすめの書類管理アプリについて詳しく10個解説します。
1．1 Evernote
Evernoteとは、パソコンで作成した書類データを無料で一元管理できる書類管理アプリです。
作成した書類データをパソコンでオンライン環境であれば同じ従業員と共有することができます。
Evernoteは、テキスト入力だけでなく、画像・動画・音声ファイル・メールなどのファイル形式にデータを保存ができます。
これだけ異なるデータを一括管理をすることができ、操作の自由度が高いのが大きな特徴です。
また、外出先でスマートフォンやパソコンからアクセスすることが可能です。
Evernoteはブラウザ上からアクセスすることができたり、スマートフォンアプリがリリースされているので端末さえあればアクセスすることができます。
料金プランは無料から利用することができ、同期やデータ共有など基本機能を使用可能です。
そのため、営業活動で見積書や請求書などのデータを扱う場面が多い方におすすめです。
1．2 Google ドライブ
Googleドライブとは、動画や画像・テキストなどのデータを保存する無料のオンラインストレージです。
データが無料プランで15GBまで保存することができ、他のアプリなどとの連携がスムーズなのが特徴です。
また、Googleドライブに保存されたファイルは非常に簡単に共有できます。
業務で電子文書や画像を共有権限を設定することで、特定のユーザーのみに共有することが可能です。
そのため、業務で複数人でデータの編集する場面が多い方におすすめです。
1．3 Microsoft OneDrive
Microsoft OneDriveとは、写真や動画、Word文書などさまざまなデータファイルをオンライン上に保存できるオンラインストレージサービスです。
OneDriveは複数台・他の社員とのファイルを同期することができたりローカルアカウントで閲覧・編集することができます。
そのため、文書ファイルを特定のメンバーに閲覧権限を与えることができるので情報の紛失のリスクを防げるのが特徴です。
また、OneDriveはMicrosoftアカウントを作成すると、無料で利用することができます。
無料プランは5GBまで容量を使うことができ、バックアップもできるので業務で共同作業が多い方におすすめです。
1．4 Box
Boxとは、ワークフロー管理やファイル共有の容量が無制限の書類管理アプリです。
Boxはインターネット上にある書類形式のファイルをインターネット上のサーバーに保存することができます。
文書ファイルだけでなく、容量が大きい動画ファイルや画像などのデータを一括して保存することができ、セキュリティも管理ができるのが特徴です。
業務で文書ファイルを扱う際、閲覧や編集などの権限を設定することが可能で、情報漏洩を防ぐことができます。
また、ipadやiPhoneのアプリに対応していて、外出先からでもデータを確認することができます。
Boxは、ファイル管理や文書ファイルにアクセス権限で管理したい方におすすめです。
１．５Handbook
Handbookは、業務でモバイル端末の営業や社内で使う資料や研修教材などを一括で管理ができる書類管理アプリです。
HandBookは、文書データをクラウドサーバーにアップするだけで社員と共有ができます。クラウドサーバー上でアップロードした資料を会議出席者や特定の社員に閲覧することができるので印刷の作業を削減することができます。
郵送や印刷が必要だった参加者も、コンピュータ上で資料を直接確認することができるので作業効率の向上につながるのがポイントです。
営業活動で複数の拠点がある会社で会議のやり取りが多い方におすすめです。
１．6 DocuWorks
DocuWorksは、コンピュータ上でデスクの上を再現して構成された書類管理アプリです。
DocuWorksは必要な文書を画面に並べて机の上に文書が置かれているかのように表示することができます。
文書を並べた後、文書を追加や修正など紙面でできる事以上の操作ができるのが特徴です。
DocuWorksは文書を編集ができるだけでなく、文書への押印やコミュニケーション機能にも搭載されています。
従業員と文書のやり取りする際に、別のアプリに切り替える必要がなく、ワークスペースで共有することもできます。
業務で共有スペースで文書を円滑にやり取りしたい方にとっておすすめです。
1．7 Invoice Agent
Invoice Agentとは、帳票や図面、文書データを一元管理ができる書類管理アプリです。
文書データでは紙からスキャンした画像やPDFをアプリ上で一元管理することができます。
そのうえ、特定の文書データを探したい際に、データの自動仕訳や条件検索といった機能で探したいデータを一括で検索することができます。
Invoice Agentは文書データの管理する機能のほか、データベースの検索機能にも優れているのが特徴です。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、特に請求書の処理作業を効率化することができます。
Invoice Agentは各種電子認証を取得しており、法制度の要件にも対応しているのもポイントです。
請求書や経理処理の文書データを一括で管理したい方におすすめです。
１.8 ASTRUX2.0
ASTRUX2.0は、文書データの登録や編集・申請・承認ができる書類管理アプリです。
ASTRUX2.0では、文書をタブで分類がすることが可能で、アクセス権限や名前・カラーを設定することができます。
文書データの中で、機密文書や契約書・医療文書などセキュリティ別に分けて保管することができます。
社外秘に分けて文書を保存することができるのでセキュリティ面にも優れているのが特徴です。
ASTRUX2.0はクラウド型のサービスなため、初期投資や人件費を抑えながら運用したい方にとっておすすめです。
1. 9 WPS Cloud
WPS Cloudは、契約書や機密書類などをジャンル別に保管することができる書類管理アプリです。
WPS Cloudでは、WordやExcel などの様々な形式の文書ファイルをクラウドデータ上で共有することができます。
アップロードした文書データはデータはクラウドストレージに保存し、他のユーザーと共有ができるのが特徴です。
WPS Cloudは無料で利用することができ、PDFの閲覧や編集にも対応しているので機能も充実しています。
クラウド上で資料を素早く修正したいときや図面にメモを書き込みたい方におすすめです。
１.10 Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Readerとは、PDF閲覧用アプリとして世界中で普及している書類管理アプリです。
Adobe Acrobat Readerは印刷や注釈機能などが可能で、文書内にテキストや色などのアレンジを追加することができます。
PDF文書に署名や手書きを挿入することができ、契約書の作成にも活用することができます。
文書内に注釈機能でメモ書きを入れることができたり、校正が無料でできるのでチーム内で文書作成したい方におすすめです。
２．書類管理アプリに関するよくある質問
ここからは、書類管理アプリに関するよくある質問についてご紹介します。
Q.書類管理アプリを選ぶ上で、紙文書をデジタル化する費用はどのくらいかかりますか？
A.費用はアプリによって異なりますが、全ての紙文書をデジタル化する前提では、数十万円から数千万円などの膨大な費用となります。
書類1枚あたりの価格の目安は、A4サイズで約6円と言われています。あくまでも相場ですが、使用頻度などを基準にアプリを選ぶことが大切です。
Q.画面上から複数ファイルを一括で登録することは可能ですか？
Ａ.可能です。文書データをマウス操作にドラッグ&ドロップするだけで、簡単に登録できます。
まとめ
本記事では、おすすめの書類管理アプリについて10選ご紹介しました。
書類管理アプリは、社内の契約書や機密文書などの書類を一元管理することができます。
しかし、書類管理アプリを導入する上で、自社の課題に合ったシステムを導入することが重要です。
現場の課題を洗い出さないままアプリを導入すると、システムの操作が合わず、かえって業務が煩雑化する場合があります。
書類管理アプリの検討をしている場合は、自社に何の機能が必要なのかを明確にし、自社に合ったアプリを決めることが大切です。
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