検収書とは？受領書との違いは？検収書の書き方と重要ポイントを詳しく解説

はじめに

検収書とはどんな内容の書類なんだろう？
ビジネスで利用される検収書について記します。
電子化についても触れていくので、最後まで読んでいただければ幸いです。

目次：

1. 検収書とは？受領書との違い
2. 検収書の電子化のメリットと電子化する方法とは
3. 検収書の書き方と重要ポイントとは
4. 無料で検収書のひな形・テンプレートをダウンロードできるサイト
5. 検収書に関するよくある質問
6. まとめ

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１．     検収書とは？受領書との違い

 

 

検収書は、納品された商品について種類や数があっているかを確認したことを証明するための書類です。
検収書を発行することで、売り上げを計上するタイミングを知らせる役割もあります。
客観的に受領者が検収作業を行ったことを証明することでクレーム防止にもつながるもの。

検収書と同じような書類で受領書というものがあります。
受領書は、受領者が商品を荷物として受け取ったことを証明するための書類です。
どちらも、発注者が発行するという点では同じです。
検収とは違い、細部まで確認作業を行わない点で異なっています。

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２．     検収書の電子化のメリットと電子化する方法とは

検収書は、電子帳簿保存法で電子化が認められました。
電子化の方法とこれからの情報化社会で、電子ファイルによる取引をおすすめする理由をお伝えします。

書類や帳簿の電子化の経緯についてです。
電子帳簿保存法が、1998年に制定されてから電子帳簿の利用が認められてきました。
近年の電子化によるメリットが見直されて、政府が法律の改正を何度も行い規制を緩和してきました。
しかし、導入は思ったように進まず2022年1月に保存要件に関する大幅緩和が認められました。
そこで、検収書についても電子化ができるようになり業務が行いやすくなったのです。
電子化の推進はますます増長される見込みです。
導入のサポートも受けられるようになっているので、興味がない、または検討中だという方は是非早めの導入をおすすめします。
業務における帳簿や書類を電子化するメリットをお伝えします。

・業務効率化が図れる
紙ベースでの業務は印刷、押印などの手間や郵送などの事務作業がかかっていました。
手作業によるこれらの事務作業は、手数と時間を要したもの。
かさばり、また過去の書類を探し出すにも人手がかかります。
また、稟議などは承認者不在のためそこで止まってしまうという事態もありました。
電子化すると、これらの手間がかからず作業が効率化されます。

・コスト削減
文書を電子化することで、
・紙代やインク代
・郵送料、企業間の輸送コスト
・保存期間が終了した文書の廃棄コスト
・事務作業にかかった人件費
・印刷機器の保守、導入にかかる代金
などのコストが大幅に削減されることとなります。
また、書類を補完するスペースも不要になりスマートなオフィスが実現できます。

・多様な働き方へのシフト
文書が電子化したことで、テレワークができるようになりました。
書類を扱う業務を行うには、どうしても出社する必要がありました。
しかし、電子化によりパソコンやタブレットがあれば自宅でも業務ができれば解決です。

電子化に対応するには、システム導入がおすすめです。
電子帳簿保存法には、取り扱っているファイルについて可視化、検索機能、真実性が必要だと謳われています。
具体的に言うと、
・データが第三者によって改ざんされることがない
・保存したデータを必要に応じて特定のデータをすぐに出すことができる
・プリンタやディスプレイによってデータを出力して確認できるようにする
ということです。
それぞれの要件を満たすことが肝要です。
電子化によってデータを一括管理することはできますけど、半面管理を怠ると全データが消滅することもあり得るのです。
経理や契約、発注などの業務に関して一元管理ができるソフトウェアを導入することをおすすめします。
中でも、電子帳簿保存法に則している認証制度でJIIMA認証というものがあります。
JIIMAとは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会の略です。
電子帳簿に関する管理機能につき、一定の水準を満たしたソフトウェアという証で信頼して利用できます。

検収書が電子化されたことに伴い、PDFを利用する機会があると思います。
そこで、PDF編集におすすめのソフトウェアについてお話しします。

 

 

 

 

 

 
Wondershare社は、EdrawMax、UniConverterなど優れたソフトウェアを多数開発している企業です。
PDFエレメントは初心者でも使いやすいUIと多彩な機能で編集作業をサポートします。
編集、OCR変換、注釈、フォームなどPDFファイルの品質を向上させます。
また、大容量のクラウドストレージもサービスに含まれておりどこからでもアクセスができるのも利点です。
また、最新バージョンではAIによるchatgptや要約、文章編集などが利用できてユーザーから喜ばれています。
会員登録はWEB上のフォームから、個人情報を入力したら簡単にできます。
最新鋭の機能を搭載したソフトウェアで業務効率が上がります。
https://pdf.wondershare.jp/
上記の公式HPよりダウンロードしてみてはいかがでしょう。

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３．     検収書の書き方と重要ポイントとは

検収書にはどのような事項を記載するのでしょう。
主な記載事項を挙げていきます。
・タイトル
書類上部に検収書と記載します
・受注者
検収書の受注者の名称
・発注者
自社の企業名、屋号など
・検収書の発行日
検収書の発行日
・検収日
検収を行った日
・件名
発注した商品名や案件名
・納期
商品が納入された日
・支払い条件
支払日や締め日の情報
・検収内容
品名、数量、単価、合計額、消費税率、合計額などの情報
この部分が検収書の要
・検収者の情報
検収担当者の氏名
・検収印
検収担当者の捺印

また、検収書を作成する際の重要ポイントをいくつかお伝えします。
・押印について
検収書について、押印することは義務付けられていません。
しかし、検収担当者が検収を確かにおこなったという証拠として認印、または会社角印の捺印を行うことが一般的です。
・保存期間について
検収書の保存期間は法人、個人事業主で異なります。
義務付けられている期間はそれぞれ、以下の通りです。
法人‥原則7年間となりますが、繰越欠損金がある場合は10年間に延長する
個人事業主‥一般的に5年間保存する義務があります

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４．     無料で検収書のひな形・テンプレートをダウンロードできるサイト

検収書のテンプレートが欲しいという方へ。
無料で検収書のひな形・テンプレートをダウンロードできるサイトをあげます。
・マネーフォワードのホームページ
https://biz.moneyforward.com/invoice/templates/receipt_for_inspection/
横型のフォーマット、繰越金額付きなどいくつかのパターンがあります
・Bizoceanのホームページ
https://www.bizocean.jp/doc/category/1084/
ビジネス文書、図形、メッセージカードなど様々なテンプレートを提供しています。
・クラウドサインのホームページ
https://www.cloudsign.jp/media/acceptance-letter/
意味や役割など説明付きです。
・テンプレデポのホームページ
https://template-depo.com/kensyu-template/
数種類のテンプレートがのっています。
・テンプレートNAVIのホームページ
 https://templates-navi.com/category/business/kenshusho
契約書、合意書、協定書、委任状などビジネス文書のテンプレートが揃います。

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５．     検収書に関するよくある質問

検収書に関するよくある質問をいくつかあげます。

検収書は作成しなければいけませんか？

法的には必要な書類ではありません。
ですけど、ビジネスにおいて取引をするために重要な役割を果たすので作成することをお勧めします。

印紙は必要ですか？

検収書は印紙税法で定められている課税文書に該当しません。
なので、印紙は必要ありません。

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まとめ

検収書に関する記事、いかがだったでしょう。
検収書の内容、また電子化についてお伝えしました。
検収書は商品の発注者と受領者の間でやり取りされる取引において、なくてはならない
重要な書類です。
企業間の公正な取引のために、適正に管理をしていきましょう。
この記事を読んで、参考にしていただければ幸いです。