ペーパーレス会議システムの機能＆メリット・デメリットまとめ。おすすめの会議システム８選も紹介します。

目次：

1. はじめに
2. ペーパーレス会議システムとは
3. ペーパーレス会議システムの主な機能
4. ペーパーレス会議システムのメリットとデメリット
5. ペーパーレス会議システムおすすめ８選
6. ペーパーレス会議システムの選び方
7. まとめ

１、はじめに

ペーパーレス会議システムは、会議におけるデメリットを排除して効率化するためのシステム。とくに次のようなシーンに最適なシステムと言えます。

• 資料が膨大
• 参加メンバーが多い
• 企業
• 自治体
• オンライン・オフラインにかかわらず会議を効率化したい場合

ペーパーレス会議システムは導入することで会議の効率化を図ることが可能ですが、各メーカーから様々なものがリリースされています。

したがって、ペーパーレス会議システム選びはきわめて重要。理想からあまりにもかけ離れたものを選んでしまうと、効率化は難しくなるでしょう。

そこでこの記事では、ペーパーレス会議システムの主な機能やメリット・デメリットについて詳しく解説。さらにおすすめのシステムを8本紹介します。

【この記事でわかること】

• ペーパーレス会議システムとは
• ペーパーレス会議システムの主な機能
• ペーパーレス会議システムのメリット・デメリット
• ペーパーレス会議システムのおすすめ８選
• ペーパーレス会議システムの選び方 

現段階でシステムの導入を検討されている方は、ぜひチェックしてみてください。

２、ペーパーレス会議システムとは

ペーパーレス会議システムとは、会議室内で使用される情報をデジタル化して管理するためのソフトウェアのこと。導入することで次のアクションが可能になります。

• ①：参加メンバーがページをスキャンできる
• ②：資料をスライドさせるなどしてプレゼンテーションができる
• ③：会議の内容をデジタルデータとして記録できる
• ④：記録したデータの共有がスムーズ
• ⑤：参加メンバーのアイデアや意見の収集がしやすくなる

昨今はペーパーレス化が進み、ペーパーレス会議が普及していますが、このような専用システムを導入にすることで会議における効率を向上させることが可能です。

なお、ペーパーレス会議システムは大手企業がこぞって利用しています。

３、ペーパーレス会議システムの主な機能

ペーパーレス会議システムの主な機能は次のとおりです。

①：会議準備における機能

• 会議資料のアップロード機能
  資料はかんたんな操作で登録可。専用ソフトを使用すれば、ドラッグ＆ドロップでアップロードできます。これにより、印刷や配布の手間を省くことが可能です。
  
  
• 通知機能
  たとえば開催案内をはじめ、資料更新、業務連絡などをシステム上ですべて済ませることができます。

②：会議をスムーズにしてくれる機能

• Web会議機能
  ZoomなどのWeb会議ツールと連携することでオンライン会議を実施できます。
  
  
• チャット機能
  リモート会議（音声、チャット）をツール上でかんたんに行うことができます。
  
  
• ゲスト招待機能
  会議室ごとに発行されるURL（QRコード）とパスコードを発行できます。これにより、会議別でゲストの招待・参加を整理することが可能です。
  
  
• 会議進行
  発表者と参加者の画面を切り替えることが可能です。
  
  
• 画面同期機能
  発信者の操作を同期で表示することが可能。たとえばポインターだったり、書き込み、画面分割で補足資料などを表示させることができます。

• ホワイトボード機能（メモ機能）
  資料に関するメモをホワイトボードに手書きで残すことができます。

• 図形の描写機能
  図形データを自由自在に調整したり、作成することができます。
  
  
• 採決機能システム内で投票やアンケートを実施できます。結果はその場で集計されるので、会議の効率をどこまでも高めることが可能です。

③：資料閲覧機能

• 並列表記
  画面を２分割して資料を並べることができます。

• 枠固定表示機能
  任意の枠を固定して常に表示させることができます。

• 行固定・列固定表示
  大きな表などを行列固定できます。

• 書記モード
  自由にページを移動して議事メモを記入できます。したがって、決定事項をその場で共有することが可能です。

• 全文検索機能
  キーワードを入力することで、すべてのコンテンツから検索が可能です。

• オフライン閲覧
  インターネットがない環境でも資料の閲覧が可能です。

• 資料の一括ダウンロード
  資料を一括してダウンロードすることが可能です。

• 付箋
  付箋を貼ることで目的のページへ簡単にジャンプできます。色分けや名前をつけたりすることも可能です。

④：情報漏洩防止機能

• 権限設定
  たとえば暗号化をはじめ、時限消去、閲覧期限、印刷・保存不可設定など、さまざまな権限を付与できます。
  
  
• アクセス制御
  ID/パスワード、指紋認証、顔認証などアクセス制御機能も搭載されています。これにより会議のセキュリティを強化することが可能です。

４、ペーパーレス会議システムのメリットとデメリット

ペーパーレス会議システムのメリットとデメリットについて解説します。

ペーパーレス会議システムは導入することでさまざまなメリットが得られますが、デメリットがあることも把握した上で検討しなければなりません。

ぜひシステム選びの参考にしてください。

４-１．メリット

ペーパーレス会議システムのメリットは次のとおりです。

１．時間を節約できる
ペーパーレス会議はオンラインでの会議なので、手元のコンピューターで参加するだけでOK。したがって、会議の場所を移動する必要がなく、実施時間の短縮と効率的な参加が可能です。

２．環境に優しい
ペーパーレス会議システムを導入することで、紙を使わない会議を実現できます。したがって、資料を印刷する必要がなくなるので、資源とエネルギーの節約が可能です。

３．コストを削減できる
会議室を借りる必要がないので、会議室の費用や、駐車場代などの交通費も節約できます。

４．ファイルを共有できる
参加メンバー全員がオンライン上で資料を共有したり、編集したりすることが可能です。

５．アクセスが容易
ペーパーレス会議はオンラインで開催するものなので、メンバーがいつでもどこからでも参加することが可能です。

４-２．デメリット

ペーパーレス会議システムのデメリットは次のとおりです。

１．実際の会議と比べると意見交換がライトになりやすい

ペーパーレス会議は実際の会議と違って参加メンバーの話し合いがライトになりやすいです。また、意見交換が控えめになる場合もあります。

２．使いこなすまでが大変

システムや利用者にもよりますが、使いこなすまでが大変になる可能性もあります。

３．デジタル端末に不慣れなメンバーがいると無意味になる場合も

デジタル端末のあつかいに慣れていないメンバーが多いと、ペーパーレス会議の意義がなくなる可能性があります。

４．セキュリティの問題

一般的な会議と比較すると、情報が漏洩しやすいとも言えます（参加メンバーがデータを流出させるなど）。

５．ネットワークに左右される可能性がある

ネットワークにおける問題で会議が中断される可能性があります。

５、ペーパーレス会議システムおすすめ８選

ここではおすすめのペーパーレス会議システムを８本紹介します。理想とマッチするものをリストアップして、十分に比較しましょう。

①：「スマートセッション（日本インフォメーション株式会社）」

出典：スマートセッション

会議のおけるありとあらゆるコストを削減できるペーパーレス会議システム。直感的な操作で使用できるため、初心者でも安心して利用できるメリットがあります。

【特徴】

• 操作性が抜群
• カスタマイズ性が高い
• セキュリティが万全

②：「moreNOTE（富士ソフト株式会社）」

出典：moreNOTE（富士ソフト株式会社）

オンライン会議をはじめ、テレワークでも簡単に利用できるペーパーレス会議システム。シーンを選ばない魅力があり、役員会議や社内会議、そして商談など様々なシーンにフィットさせることが可能です。

【特徴】

• さまざまなデバイスで利用できる
• アカウントがない社外ユーザーにもブラウザで共有できる
• 遠隔提案などもしやすい

③：「ConforMeeting/e（日本電気株式会社）」

出典：ConforMeeting/e（日本電気株式会社）

直感的な操作ができる上に、高いセキュリティを搭載したペーパーレス会議システム。会議の意思決定のスピードアップはもちろんのこと、会議そのものを効率化することができます。

【特徴】

• 運用管理機能が充実している
• 発表者と出席者それぞれの画面をモニタリングできる
• 一斉画面同期や発言権のコントロールができる

④：「MetaMoJi Share（株式会社MetaMoJi）」

出典：MetaMoJi Share（株式会社MetaMoJi）

リアルタイムな資料共有を実現できるだけでなく、会議を効率化できるペーパーレス会議システム。様々なデータを１つにまとめて残せるため、会議メモがそのまま議事録になります。

【特徴】

• 会議に必要なPDFファイルをインポートできる
• 適切な位置にページを挿入できる
• 会議中でも素早く資料の変更が可能

⑤：「LiveOnPaperless（ジャパンメディアシステム株式会社）」

出典：LiveOnPaperless（ジャパンメディアシステム株式会社）

Web会議システムと有名な「LiveOn」に付随した資料共有機能。リモートワークをはじめ、Web会議を開催する頻度が高い企業におすすめです。

【特徴】

• 参加メンバーを限定できる
• どこまでもセキュリティにこだわっている
• 専用キーを認証画面で入力すると会議資料（PDF）をかんたんに閲覧できる

⑥：「SmartDiscussion（キッセイコムテック株式会社）」

出典：SmartDiscussion（キッセイコムテック株式会社）

企業と官公庁を対象にしたペーパーレス会議システム。操作性はもちろんのこと、閲覧機能、端末調達、利用者向け操作研修までサポートしてくれるので、大規模な会議を開きたい企業におすすめです。

【特徴】

• Zoom連携機能が搭載されている
• ディスカッションで有用な機能が充実
• よく使うものを快適に利用できる「かんたんメニュー」設定あり

⑦：「ECO Meeting（株式会社エステック）」

出典：ECO Meeting（株式会社エステック）

タブレット端末に特化したセキュアな会議を開催できるシステム。会議にかかるコストと時間を大幅に削減できる魅力を持っています。

【特徴】

• 外部Web会議ツールと連携できる
• 投票機能を搭載
• プレゼンターの画面を共有しながら手元の資料を自由に閲覧できる

⑧：「RICOH Smart Presenter（株式会社リコー）」

出典：RICOH Smart Presenter（株式会社リコー）

リコーが提供するペーパーレス会議ソリューション。国際会議等で培った信頼性があると共に、5,000人以上の役員クラスが実際に利用する確かなシステムになります。

【特徴】

• アプリだけで利用できる無償版がリリースされている
• 会議ごとにパスワードを設定して会議参加者を限定できる
• あらかじめ定義したグループによる会議を実現できる

６、ペーパーレス会議システムの選び方

ペーパーレス会議システムの選び方は、以下のポイントを考慮する必要があります。

1. 会議のニーズにマッチしたシステムを選ぶ

ペーパーレス会議システムを検討する際は、会議のニーズに合った機能を持つシステムを選定する必要があります。例えば、オンライン会議、テキストチャット、レコーディング、共有画面など、必要な機能が何なのかを具体的にしましょう。

2. 納得できる料金

ペーパーレス会議システムはひとつではありません。現在は各メーカーから様々なものがリリースされています。だからこそ、予算内で適切な価格のシステムをリストアップするようにしましょう。

3. ユーザーフレンドリーかどうか

ペーパーレス会議システム選びは、システムを使用しやすいかどうかを考慮する必要があります。例えば、インターフェースが親切であるかどうか、操作方法が簡単かどうか、などをユーザーフレンドリーの視点でじっくりと検討してください。

4. プラットフォームを確認する

ペーパーレス会議システムの対応プラットフォームはきわめて重要です。Windows、Mac、iOS、Androidなど、どんなプラットフォームに対応しているかを必ず確認しましょう。

5. セキュリティ体制について確認する

会議の情報を安全に保護するため、システムのセキュリティレベルを確認する必要があります。定評のあるシステムであれば、一定基準以上のセキュリティは確保されていると見ていいでしょう。しかし、セキュリティレベルはシステムによって異なるので比較は必要です。

6. カスタマイズはどこまでできるのか

ペーパーレス会議システム選びは、カスタマイズがどこまで可能なのか把握する必要があります。例えば、オンライン会議に必要なオプションを追加したり、レコーディング機能をカスタマイズできるかチェックしましょう。

７、まとめ

確かなペーパーレス会議システムを選ぶためのポイントをまとめます。

1. 会議参加者の人数を考慮する

ペーパーレス会議システムは、参加するメンバーの人数によって選び方が変わります。したがって、利用するシステムは参加者に応じて適しているかどうかを確認する必要があります。

2. デバイスのサポート範囲を考慮する

ペーパーレス会議システムを導入する前に、デバイスのサポート範囲をかならず確認しましょう。参加メンバーが使用するデバイスをサポートしていないシステムは、導入するだけ無駄になってしまいます。

3. 会議に関する機能を考慮する

ペーパーレス会議システムには様々な機能が搭載されていますが、ホワイトボード、バーチャル会議、共有ファイル、投票などの会議に関する機能を提供しているかどうかを確認する必要があります。会議の核となる機能が搭載されていないシステムを選ばないよう注意してください。

4. セキュリティレベルを考慮する

ペーパーレス会議システム選びで重要なのは、システムのセキュリティレベルです。プライバシーを守るための高いセキュリティ性を提供しているかどうかを確認しましょう。

5. 価格を考慮する

予算内で提供されるペーパーレス会議システムか検討しましょう。

上記をすべてクリアできれば、確かなペーパーレス会議システムを選ぶことができます。

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作成日： 2022-12-17 14:45:43 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39

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