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年末調整のやり方には次の2種類があります。
近年はペーパーレス化が進行していることもあり、多くの企業が年末調整をはじめとする書類の電子化を取り入れています。
年末調整の電子化は沢山のメリットが得られる一方で、それを実現させるためのシステムを導入しなければなりません。
この記事では「従来の年末調整」と「電子化した年末調整」を比較しました。手続きの流れはもちろん、メリット・デメリットについても比較しているので、今後の在り方について検討されている方はぜひチェックしてみてください。
年末調整は本来、各書類に書き込む形で手続きが行われていました。しかし、現在ではペーパーレス化によって書類の電子化が進行。一部の申告書を電子データで提出できるようになりました。
こうして会計担当者の事務負担が大幅に減少し、従業員が面倒と感じていた各手続きがスムーズになったわけです。
ここでは年末調整の電子化における概要をインプットしてもらうべく、次の2点にフォーカスをあてました。
それでは詳しく解説していきます。
年末調整の電子化が導入されたのは2020年10月以降のこと。これまでは控除に必要な書類は書面のみでしたが、各保険会社などから取得した控除証明データを使用できるようになります。
出典：年末調整の控除証明書電子化、導入の実態は？2021年最新情報もご紹介
この影響により、企業サイドは申告書を書面で配布する必要がなくなり、担当者が会計ソフトに手作業で入力する手間がカットされました。ただし、年末調整の電子化は義務化されているわけではありません。これまでと同様に書面での手続きも可能です。
年末調整の電子化における有無は、従業員や経営担当者の負担がどれほどのものなのかがキーポイントとなるでしょう。
従来の年末調整は従業員が必要となる控除証明書を揃え、さらに申告書を作成して勤務先に提出するという流れ。さらに企業サイドは従業員から提出された申告内容を確認し、会計システムへ入力処理が必要でした。
担当者がおこなう主な事務作業は次のとおりです。
これらの作業は想像以上に煩雑で、業務を圧迫する要因と言っても過言ではありません。
しかし、年末調整の電子化が実現したことにより、手続きが簡便化されます。何より大きな変化は次のデータが取得可能になったことでしょう。
これらの書類をデータ取得できるようになったことで、次の手間が軽減されました。
このように年末調整の電子化は、事務負担の大幅な軽減を実現したのです。
ここでは「従来の年末調整」と「電子化した年末調整」のやり方と流れを比較していきます。
それぞれの手順の違いを明確にしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
従来の年末調整のやり方としては、まず従業員が保険会社等から書面の「控除証明書」を受領することからスタートします。その後は各申告書に必要事項を記入し、控除証明書とあわせて勤務先に提出します。
【従来の年末調整の流れ】
1. 従業員が保険会社等から書面の「控除証明書」を受領する
例）生命保険料控除証明書（ハガキ）
↓
2. 申告書に必要事項を記入する
例）給与所得者の保険料控除申告書
出典：国税庁
↓
3. 控除証明書とあわせて勤務先に提出する
書面による手続きは以上で完了です。
年末調整の電子化はすべてデータでのやりとりです。従業員は保険会社等から電子データの控除証明書を受領し、企業が指定するソフトをつかって申告書フォーマットへ入力します。
【電子化した年末調整の流れ】
1.従業員が保険会社等から電子データの控除証明書を受領する
例）
出典：年末調整・確定申告の電子手続に使えるXMLデータ取得法：保険会社サイト・マイナポータル連携の2種類
↓
2. 会社が指定するソフトをつかって申告書フォーマットへ入力する
↓
3. 控除証明書とあわせて勤務先に電子データで提出する
年末調整を電子化すると、必要書類も提出もすべてデータで済ませることが可能。よって事務負担を軽減できますが、従業員に対して次のアクションが必要になります。
【年末調整を電子化した場合の従業員への対応】
電子化された控除証明書を受領するためにはマイナンバーカードが必要です。
電子データとして送付するためには年末調整ソフト等のインストールが必要です。
年末調整の電子化における手続きは「従業員側」と「会社側」で異なります。
その手続きを表にしたものが以下の図です。
出典：年末調整の電子化は準備が必要！電子化のメリットは？変更前後と比較解説
この図は従来の年末調整と、電子化した年末調整の比較にもなります。
今後どちらのやり方で手続きすべきか、良い判断材料になるでしょう。
ここでは従来の年末調整と、電子化した年末調整のメリット・デメリットについて解説していきます。
従来の年末調整におけるメリット・デメリットは次のとおりです。
【メリット】
【デメリット】
電子化した年末調整のメリット・デメリットは次のとおりです。
【メリット】
【デメリット】
企業が年末調整を電子化するためには次の準備が必要です。
1. マイナンバーの取得依頼
2. 給与システムの見直し
3. 税務署への申請
4. 年末調整の手続き
ここでは上記4つのやり方について詳しく解説していきます。
ファーストステップは、従業員にマイナンバーを取得するよう促すことです。
先述しましたが、控除証明書をデータで取得するためには、従業員がマイナポータルを利用できる立場にないといけません。よって、マイナンバーの取得はマストになります。
マイナポータルとは、政府が提供するオンラインシステム。マイナンバーカードを登録することでさまざまな行政手続きが可能です。
【マイナポータル】
なお、控除証明書を発行基準は金融機関によって異なります。大抵はホームページからダウンロードできるので、早めに揃えておきましょう。
次のステップは年末調整を電子化するために必要な「給与システムの見直し」を行います。
ここでいう給与システムの見直しとは、従業員から受け取った電子データを専用ソフトあるいはシステムにインポートし、年末調整の計算を自動で行ってくれるよう改修することです。
給与システムの見直しはすべての企業が必要というわけではありません。改修が必要になるケースとしては、古いシステムをリビルドする場合やシステムを一新する場合です。
注意すべきポイントとしては、自社が使用するシステムと使用予定のソフトの相性。両者の連携に問題が生じると正しく稼働しません。導入前には何度かテストを実施しましょう。
年末調整を電子化するための最後のステップとしては「税務署への申請」です。
電子化の導入が実現した場合、企業は従業員から受け取った電子データをもとに年末調整関連の計算手続きを行うことになります。しかし、手続きをデータで提出するためには、事前に税務署に対して申請書を提出しなければなりません。
手順としては次のとおりです。
1. 管轄の税務署に「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出
出典：国税庁
2. 税務署のチェック
3. 承認（承認されない場合は指示どおりに修正する）
注意すべきは「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」の提出で完了ではないということ。税務署からの承認が得られなければ、年末調整の電子化手続きはできません。
１～３の事前準備が完了したら、あとは年末調整の手続きを済ませるのみです。
年末調整の電子化を実現して間もない時期は、これまで以上に従業員とコミュニケーションを取る必要があります。おそらく従業員から様々な質問が来るので、フィードバックを確実におこなうと共に、それらの質問を集めた「Q&A集」または「マニュアル」を作成しましょう。
また、年末調整の電子化をおこなう場合は、従業員に対して専用ソフトまたはシステムに関する通知が必要です。
専用ソフトの定番としては無償で利用できる国税庁提供の「年調ソフト（年末調整控除申告書等作成用ソフトウェア）」が挙げられますが、民間のソフトを使用することもできます。
システムの構築が終わったら、あとは従業員が期限までにデータを提出したかのチェックです。漏れがあると年末調整の計算手続きが始められないので、たびたび確認しましょう。
この記事では「従来の年末調整」と「電子化した年末調整」を比較しました。
企業サイドとしては、年末調整の今後について慎重に検討を重ねるべき。電子化はさまざまなメリットをもたらしますが、導入初年度にはありとあらゆる対応が必要になります。
従業員サイドとしては、年末調整の意義を十分に理解する必要があります。そもそも念天津長正は従業員のために実施される手続き。だからこそ、事務担当者の負担が少しでも軽減されるよう協力することが大切になります。
どちらの年末調整がふさわしいのかは企業によって異なります。企業内では積極的にコミュニケーションを取り、最適解を見つけることが重要と言えるでしょう。
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作成日： 2022-11-11 16:58:48 / 更新日： 2023-05-22 11:39:39
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