自治体DX化を推進するには必要となる事項とは？

DXとは、Digital Transformationの略語で、Transformationは「変革」という意味なので、DXを直訳すると「デジタルによる変革」となり、「デジタル技術を駆使し生活がより豊かになるよう変革を起こす」というような意味ですが、このDXは、民間の企業だけでなく自治体においても推進することが求められています。以下では、自治体でDX化を進める必要性、どのようにして自治体でDX化を推進するか、またそれに役立つツールについて説明します。

目次：

1. 一、自治体でDX化を進める必要性とは
2. 二、自治体でDX化を推進するには
3. 三、文書管理においてPDFelmentができること
4. まとめ

一、自治体でDX化を進める必要性とは

政府は「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画」において、次の点を重点的に取り組むべき事項として挙げています。

①自治体情報システムの標準化・共通化

　行政業務は、自治体によって取り組みの進捗状況が異なっています。そこで、全国の自治体のシステムを標準化や共通化させることによって、自治体の業務負担を減らし安定して住民に質の高いサービスを提供できるように取り組んでいます。

②マイナンバーカードの普及促進

　マイナンバーカードは、行政の効率化や国民の利便性の向上、さらには公正な社会実現を目的としています。個人情報を国や自治体の間で情報連携することで業務の手間が削減できますし、国民にとっても提出が必要な書類が減るので、行政手続きが簡単になります。

③行政手続のオンライン化

　マイナポータルを活用することによって、これまで書面でおこなっていた行政手続きをオンラインで進められるようにしています。これにより、自治体職員だけでなく、住民もその手間を減らすことができ、よりスムーズに手続きを進められるようになります。

④AI・RPAの利用推進

　AI（Artificial Intelligence、人工知能）やRPA（Robotic Process Automation、ロボティックプロセスオートメーション）を導入することによって、業務の効率化を図ります。AIやRPAを使った事例は自治体でも既に多くあり、例えばチャットボットによる問い合わせ対応や、ドローンを使ったスマート農業などを挙げることができます。

⑤テレワークの推進

　総務省ではテレワークの推進を行っています。自治体においてもテレワーク・リモートワークを進めることによって、コロナ対策だけでなく働き方改革やオフィスコストの削減、人材の確保、離職防止、育児や介護との両立などを目指しています。　

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⑥セキュリティ対策

　情報の機密性や可用性を確保するため、それぞれの自治体における情報セキュリティポリシーの見直しをする必要があります。デジタル化を進めるためには情報セキュリティ対策の徹底が不可欠となります。

二、自治体でDX化を推進するには

①ペーパーレス化

　手続きや決裁など、電子化可能な業務についてペーパーレス化を進め、またテレワークなど、紙資料を使わないワークスタイルへの変革を進め、以下の項目に取り組む必要があります。

　・会議など、あらゆる業務のペーパーレス化

　・保存文書・保管文書の電子化

　・ワークスタイルの変革

　・コピー使用量の見える化

②セキュリティ強化

　国のDX推進計画で情報セキュリティポリシーの見直しが求められ、個人情報保護法の改正も踏まえ、セキュリティを強化するためには、以下に取り組む必要があります。

　・技術的なセキュリティ対策の推進

　・情報セキュリティ・個人情報保護向上に向けての体制づくり

　・外部監査の実施

③業務効率化

　以下の項目を推進することで、業務の効率化が図れます。

　・行政手続きをオンライン化することで、住民が役所の窓口に出向かずに各種届け出・申請が行えるようにする

　・届出書に記載されている情報は、OCR処理し、入力を自動化する

　・AIチャットボットを導入し、住民からのお問い合わせ対応を自動化する

　・データを分類して、居住地・年齢・家族構成など住民の属性に見合った情報を配信し、無駄な配信を省く

　・同様の業務をしている部署の調整、統廃合

三、文書管理においてPDFelmentができること

　上で述べたように自治体のDX化には文書の電子化、ペーパーレス化が必須となりますが、それを管理するにはPDF作成・編集ソフトが必要です。オールインワンPDF作成・編集ソフトPDFelementがそのためにできることについて説明します。

①紙を電子化できる―OCR機能

　ストックされている大量の紙情報をスキャンしてPDFにしても、編集できなければ管理は困難です。そこで、以下の手順により、ワンクリックでOCR処理をして、編集可能なPDFとします。

　・PDFelementを起動します。

　・ホーム画面で「OCR PDF」をクリック

   ・「開く」ダイアログが表示されるので、OCR処理するPDFを選択して「開く」をクリックします。

   ・「OCR PDF」ダイアログが表示されるので、「ページ範囲」「言語認識」等を選択して「適用」をクリックします。

　・編集可能な形式でPDFが表示されます。

②セキュリティ機能

　以下の手順でPDF文書に閲覧や印刷、変更のパスワードを設定し、権限のある人にしか操作ができないようにすることができます。

　・PDFelementを起動します。

　・パスワードを設定するPDF文書を開きます

　・「保護」→「パスワードを設定」をクリックします。

   ・セキュリティダイアログが開くので、パスワード等必要な設定を行い、「保存」をクリックします。

    また、手書きの署名をしたり、名前様式の印鑑を押したり、法的に承認される電子署名を挿入することも可能です。

③一括処理機能

　Wondershare PDFelementには、複数のファイルを一括してワンクリックで処理できる一括処理機能があります。起動画面の「一括処理」をクリックすると、選択画面が表示され、様々な一括処理を行うことができます。

　・変換：複数のPDF文書をExcelやWord、PowerPointなどに一括変換します。

　・OCR処理：認識言語を指定し、複数のスキャンした画像を編集可能なPDFに一括変換します。

　・圧縮：圧縮率を指定して、複数のPDFファイルを一括で圧縮します。

　・印刷：プリンタ、ページサイズ、印刷モード等を指定して、複数のPDFファイルを一括印刷します。

　・背景：背景のテンプレートを指定して、複数のPDFファイルに一括で背景処理をします。

　・セキュリティ：パスワードや暗号化レベルを指定して、複数のPDFファイルに一括でセキュリティポリシーを追加します。

　同じような処理を繰り返して行う場合、これらの一括処理機能を使うことで作業効率を大幅に改善することが可能となります。

まとめ

　企業だけでなく、自治体でもDX化を推進する必要性、どのようにして自治体でDX化を推進するか、またそれに役立つツールについて説明しました。PDFelementのようなPDF作成・編集ソフトを導入して、ペーパーレス化を進めることがDX化の第一歩となります。