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PDFelement 6 Pro活用談~OCRの活用で契約書管理から解放された法務部門の話

今回の「PDFelement 6 Proビジネス活用教室」は、企業法務の現場で、PDFelement 6 Proを活用し、作業効率を高めた事例とケーススターディをご紹介します。

PDFelement 6 Pro

ある金融機関Aと金融機関Bは、数年前に合併を行い、金融機関Cとして生まれ変わりました。企業合併の際には、たくさんの契約書を交わすことになります。合併後の金融機関C法務部では、合併前の金融機関AとBで使っていた契約書の管理に頭を悩ませていました。

この事例では、PDFelement 6 Proに搭載されているOCR機能を使って状況を改善することに成功します。

OCRは紙の資料をスキャンしてPDF化し、ソフトコピーとして編集、検索できる状態にする機能です。

ケーススターディの金融機関Cでは、以前の金融機関だったAとBの契約書をすべてスキャンしてソフトコピーにしたのです。OCR機能の活用によって、金融機関Cの法務部では、契約書の内容を一瞬で検索することが可能になりました。

この事例では、2つの金融機関が持っていた契約書をソフトコピー化して、情報の共有を実現することができたのです。
合併の場合、企業文化の違いなどもあって、いろいろな意味で一体感を持つまでに時間がかかるものです。
金融機関Cでは、PDFelement 6 Proを活用し、AとBの契約書を共有化することで、双方の資料を確認することができるようになって、以前の所属先にかかわらず色々な話し合いが始まったのでした。

金融機関Cのケーススターディでは、PDFelement 6 Proを利用することで、契約書のソフト化に加えて、合併後の融合も促進させることにつながりました。

ここで「PDFelement 6 Pro」でOCRの処理ステップを紹介いたします。

下記のように、スキャンされたPDFを「PDFelement 6 Pro」にドラッグ&ドロップの操作で取り込みます;

 

PDFのOCR機能を法務で活用

 

そして「スキャンされたPDFを検出しました。スキャンされたPDFからコピー、編集、テキストを検索するためにはOCR機能をご利用ください。」のメッセージが出て、「OCRを実行します」をクリックします。
デフォルトではOCRの言語を「日本語」で設定されていますが、他の言語を選択すると、法務上よく使う英語や他の外国語の書類も対応できます。
選択済みなら「次」をクリックし、OCR処理が始まります。

 

PDFのOCR機能を法務で活用

 

OCRが実行完了です。元の文書の状態によってうまく認識できず、一部の文字が文字化けする場合もありますが、微調整をすれば問題ありません。

 

PDFのOCR機能を法務で活用

    以上、企業法務の現場でPDFelement 6 ProのOCR機能を活用し、作業効率を高めた事例を紹介いたしました。

    契約書、請求書などのPDFファイルの管理、ぜひ「PDFelement 6 Pro」のOCR機能を活かしていきましょう。

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編集者 カテゴリ:
作成日: May 23,2017 16:33 pm / 更新日: Jun 09,2017 16:09 pm

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