Home > ビジネス活用 > 小売・卸売などの流通業に最適なPDF活用術！エクセルにPDFを変換

小売・卸売などの流通業に最適なPDF活用術！PDFをエクセルに変換

PDF編集ツールを使ってPDFにコメントを入れよう
PDF編集ツールを使ってPDFの重要な部分を目立たせよう
重要な図面にはプロテクトを掛けよう

多くのビジネスの場面で活用されているデータ形式と言えば「PDF」ですよね。もちろん、それは製造業の現場も例外では無いかと思います。PDFのデータと言えば保存・管理・取引先とのやり取りなど様々な場面で役に立ってくれる心強いデータです。ですが難点があるとすれば編集ができない、という点でしょうか。PDFの資料にコメントや注釈を入れたいと思ったことは誰しも一度や二度では無いと思います。しかし、絶対にコメントや注釈を入れられないというわけではありません。そこで今回は「製造業の現場」を例にとり、方法をご紹介したいと思います。

Part 1. PDF編集ツールを使ってPDFにコメントを入れよう

製造業の現場でよくあるのは製品の図面をPDFでお客様とやりとりするといったシーンです。お客様の要望をお伺いし、図面に起こして送る。そして修正希望を伺って図面に手を加えるというシーンです。ここでポイントとなるのはPDFの図面に修正希望などを図面で書かれたものをFAXなどで送られてしまうと、文字が潰れて読みにくかったり、文字そのものが汚くて数字を読み間違えたりしてしまう可能性があるということです。そのため図面はできるだけキレイなPDFのままやり取りをしていきたいですよね。そこで登場するのは「PDFelement Pro」というPDF編集ツールです。

無料ダウンロード

PDFelement 6 Pro

例えば、図面の数字のある部分を「7」に修正したいという場合に、手書きで書いてしまうと「1」なのか「7」なのか分からなくなる恐れがありますので、「PDFelement Pro」を使います。「PDFelement Pro」を立ち上げ編集したいPDFを開き、「注釈」というボタンを押せばPDFに直接コメントを入れられるので、「ここの◯という数字は「7」に変更してください」なんてコメントを書き込めば読み間違えてしまう心配はなくなります。

コメントを書き込

Part 2. PDF編集ツールを使ってPDFの重要な部分を目立たせよう

重要な部分を目立たせるという考え方も前述のコメントと同じで、なるべくキレイなままPDFでやり取りをするために行います。図面に赤ペンを使って手書きという方法では図面がどんどん見にくくなる上に、FAXでは白黒が主なので目立ちません。「PDFelement Pro」を使えばPDF内のテキストにアンダーラインを引いたり、色を付けてハイライトにするということも直接編集することができます。

PDF注釈機能

Part 3.重要な図面にはプロテクトを掛けよう

図面など万が一にも外に漏れてはいけないようなPDFの資料にはしっかりとプロテクトを掛けておくことで流出を防ぐことができます。「PDFelement Pro」を立ち上げ該当のPDFファイルを開き、メニューの「プロテクト」から「パスワード」を簡単に設定することができます。パスワードには単純にそのファイルを開く時に必要となるパスワードを設定するだけでなく、「使用許可」といって一部の特定機能にアクセスする権限を許可するためのパスワードを設定することができるので、対社外向けだけでなく、対社内向けのセキュリティも強化することが可能です。

PDF プロテクト

製造業の現場でPDFが役立つのは何も図面だけではありません。まだまだ請求書を紙でやり取りしている製造業の会社も少なくはありませんが、紙では保存・管理も大変ですし、郵送などの手間やコストのことを考えるとPDFに移行していく方が良いでしょう。「PDFelement Pro」を使えば万が一請求内容が誤っていたとしてもすぐに訂正し送り直すことができますので、印刷し直す・郵送し直すという手間もコストも削減できます。