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小売業、卸売業に文章管理を電子化して効率アップ

売業　卸売業　流通業とは
文章管理
PDFファイルに電子化のメリット
PDFelement Proを簡単に紹介します

日本国内では一般的に商品の流れはメーカー⇒卸売業⇒小売業を経て、私達の元に商品が届くようになっています。ただ、今の値段をいかに安くお客様へ届けるかを考えると卸業者を少なくするか、無くしてしまうことや、運搬費用などの削減が一般的な方法ではないかとは思います。

Part 1. 売業　卸売業　流通業とは

みなさんは、小売業、卸売業、流通業とはそれぞれどのようなものかを指しているかご存知ですか。まずは、小売業者を大まかに言うと、製品を実際に売っている企業（店舗）のことを言います。身近なところでは、みなさんもお世話になっていると思いますが、百貨店やコンビニ、スーパーや地元の肉屋さんなどが小売業に入ります。卸売業者とは作る側のメーカーと小売業の中間の位置にいます。つまり「作った人」と「売る人」の間に立っている人達のことをいいます。
卸売業者は、私たち一般の人にとってはあまり関りがなく、わかりにくい存在になっていると思います。ただ御売業者が多く携わっているほどその商品の価格は上がる傾向にあると言えます。また、流通業といえば、商品の流通に関わっている生産者を除く業者のことであります。卸売業や小売業者などの流通経路における取引主体を言います。

Part 2. 文章管理

小売業、卸売業、流通業の業務効率を向上させるために、文書管理はとても大切です。ここでは例に挙げますと、マニュアルを作成して新人など、誰でも同じように作業が出来るようにしている場合もあります。他にも商品の流通をしている場合など、スーパーや小売店からFAXで受信した注文書をお店ごとに紙にしてファイリングしていました。ただ、そのファイリング作業に人手や時間、はたまた保管場所の確保が必要といった大きなロスが発生していました。
また、前月分以前のファイルは別に保管していたため、問い合わせがきた場合などは、わざわざ別の保管場所まで確認に行かなければならない状態でした。その為に、探し出す工数や保管場所などが掛かっていました。こうした状況を解消するため、注文書を電子化して運用する作業に変更することをお勧めいたします。

Part 3. PDFファイルに電子化のメリット

PDFファイルに電子化してパソコンに保管した資料により、注文書に関する問い合わせが瞬時に対応でき、確認作業の負担を大幅に削減できます。仮に、問い合わせを受けた担当者がパソコンで確認できるため、検索にかかる工数が激減します。また保存場所がパソコンのハードディスクの中に入れられるので保管場所も気にすることは無くなります。
また、携帯電話やスマートフォン用のAdobe Readerもあり、携帯端末でPDFを閲覧も可能です。それに、PDFには暗号化などの技術を用いたセキュリティーが設定できます。

例えば、注文を受けた記録をPDFに作成する際、そのPDFを受領者が変更できないようにセキュリティーを設定しておくこともできます。セキュリティーの解除方法としてはパスワードが一般的ですが、電子証明書を使うなど高度な方法も使用できます。PDFの改ざん検出の能力が素晴らしいです。
電子署名を行えば、もしPDFが改竄された場合にも検出ができます。PDFファイルに置き換えると改竄から保護したり、好ましくない相手に閲覧されることを防いだりもできます。