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就職・転職活動では、履歴書をメールで送るよう指示されることがあります。郵送に比べ、メールの方が「送りやすくて良い」と考えるかもしれません。
当然、すぐに対応できるよう、写真の準備も含め、あらかじめ紙とデータの両方の履歴書を作成しておく必要があります。
さらに、メールでのやり取りにはマナーがあり、そのマナーが身についているかどうかが採用に影響する場合もあるため、正しい対応も必要です。
では、メールのやり取りにはどのようなマナーがあり、履歴書をメールで送る場合はどのような点に注意すべきなのでしょうか？
今回は、履歴書をメールで送る際に知っておきたい「マナー」や押さえるべき「ポイント」とともに、メールで履歴書を送る方法などを例文と合わせてご紹介します。
目次：
１． 履歴書をメールで送るときのポイント
履歴書をメールで送る際、最も重要なポイントは「指示通りに送る」ことです。
個人情報を含む履歴書のような重要書類をやり取りする場合、「送付方法」や「送付先」が細かく指定されることが多く、その指示が守られない場合は履歴書自体が受け取ってもらえないことになるため注意しましょう。
また、企業から履歴書を送付するよう指示があった場合は、「すぐに送る」ことも重要です。
送信が遅くなると、「メールの確認ができていない」「返信（仕事）が遅い」などマイナスな印象をもたれてしまう可能性があるので注意しましょう。
ただし、たとえメールであったとしても、深夜など、常識の範囲を超えた時間帯にメールを送るのは良い印象を与えません。
スムーズに変身するためにも、就職・転職活動を行う際は、あらかじめ紙・データ両方の履歴書を準備しておくこと。
万が一、指示された時点で履歴書の準備ができていないようであれば、取り急ぎ「〇〇までに送付します」といった具体的な日限を連絡しておき、その期限内に送付するようにしましょう。
２． 履歴書をメールで送るときのメールの作り方
選考を行う企業の担当者は、膨大な量のメールを受け取り、確認する必要があります。
そのため、すぐに「履歴書が添付されたメール」であることが分かるようなメールにすることが大切です。
メールで履歴書を送る場合は、このような点をふまえ、いくつかの気を付けるべきポイントがあります。
ここでは、履歴書を送る際のポイントを押さえたメールの作り方について解説します。
２．１ メールの件名の設定
メールの「件名」は、送付したメールの要約の役割を果たすものです。
そのため、メールの件名には「具体的な用件」を記載するとともに、送り主が分かるよう「氏名」も含めることをおすすめします。
たとえば、件名を「履歴書ご送付の件（氏名）」などとすれば、履歴書が添付されたメールであると一目で判断可能です。
このような件名にすることで、担当者の負担が軽減されるだけでなく、送ったメールが見落とされるのを防ぐこともできます。
２．２ 本文の作成
メールの本文に記載する項目は、「宛先」「挨拶と氏名」「用件」「結語」「署名」の5つです。
なお、これらの項目では、次のような内容を分かりやすく、簡潔な文章で記載します。
▼メールの本文例
①宛名
宛名は、「法人格＋会社名 部署名 担当者氏名」+「様」と記載します。
担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」と記載しましょう。
なお、会社名は正式名称記載します。
法人格を省略したり、会社名を略称で記載したりすることは厳禁です。
②挨拶と氏名
書き出しの文章では、「簡単な挨拶」と「氏名」を記載します。
一般的に、初めての連絡では「初めてご連絡いたします。○○と申します。」、２回目以降の連絡では「お世話になっております。○○です。」といった文章を用います。
③用件
用件では、「履歴書を送付する旨」を簡潔に記載します。
また、履歴書にパスワードを設定している場合は、この用件部分で「パスワードを設定している」「別途パスワードを連絡する」旨を伝えます。
なお、志望動機や自己PRは添付書類内に記載しているので、メール本文に書くことは避けましょう。
④結語
本文の最後には、結語を記載します。
「履歴書受領への感謝の気持ち」や「履歴書確認のお願い」、「面接を希望する」旨などを伝え、「何卒よろしくお願い申し上げます。」といった文章で締めくくりましょう。
⑤署名
署名とは、メールの送り主の情報を記載したものです。
情報には、「氏名（ふりがな）」、「郵便番号＋住所」、「電話番号」、「メールアドレス」、「学校名＋学部」などを含め、メールの末尾に記載します。
さらに、宛先や担当者名などに誤りがないよう十分に確認するのはもちろんのこと、法人格や企業名なども省略することなく正確に記載することも重要です。
また、本文作成後は再度読み直しを行い、誤字脱字がないかを十分に確認してから送信するようにしましょう。
２．３ 添付した履歴書のファイルの形式とファイル名
履歴書のファイルには、「送信年月日」「履歴書」「氏名」を含めた名前を設定します。
たとえば、ファイル名を「送付年月日_履歴書（氏名）」とすれば、いつ送られてきた誰の履歴書かが一目瞭然です。
また、履歴書は、「PDFファイル」で作成することをおすすめします。
PDFファイルであれば、環境を選ばずに閲覧することができるだけでなく、文字列等を誤って削除してしまったり、書き換えてしまったりすることを防ぐことが可能です。
なお、WordやExcelで作成した履歴書ファイルは、ファイルの種類を「PDF」にして名前を付けて保存すれば、簡単にPDFに変換することができます。
さらに、PDFelementなどのPDF編集ソフトを使用することで、履歴書と職務経歴書を1つのファイルにまとめで保存したり、PDFファイルにパスワードを設定したりするなど、より確認しやすく、安全なファイルに変更することも可能です。
▼PDFelementでファイルを結合
▼PDFelementでパスワードを設定
２．４ メールのレイアウト
メールは、①「送信先」、②「件名」、③「本文（宛先・挨拶と氏名・用件・結語・署名）」で構成されています。
特に、メールの本文は、項目と項目の間に適度に改行を挿入するなど、見やすいレイアウトに整えることが重要です。
▼メールのレイアウト例
２．５ メールの宛先と送信方法
企業から履歴書をメールで送信するよう指示された場合、メールの宛先や送信方法についても指定されることがあります。
そのような場合は、指示の内容に従って送るのが基本です。
履歴書は個人情報を含む重要な書類のため、宛先だけでなく、ファイル形式やファイル名、件名に指定がある場合もあります。
どのような指示が出ているのか、しっかりと確認した上で、間違いのないように送りましょう。
３． 履歴書をメールで送るときの例文
ここでは、企業と初めて連絡を取る場合と指示後に送付する場合の2つのパターンで、履歴書をメールで送る際の一般的な文面をご紹介します。
是非、参考にしてみてください。
▼例文1（初めて連絡を取る場合：直接応募）
▼例文2（2回目以降連絡を取る場合：指示語の送付）
４． 履歴書を添付する際の注意点
履歴書には、住所や氏名、生年月日、学歴（職歴）など多くの個人情報が記載されています。
万が一、メールを誤送信してしまった場合でも、これらの情報が流出することが無いよう添付する履歴書ファイルにはパスワードを設定しておきましょう。
パスワードは、WordやExcelからPDFファイルに変換するとき、または、PDF編集ソフトなどを利用して設定することが可能です。
なお、設定したパスワードは、添付したメールの本文に記載するのではなく、別に「パスワード通知」メールを作成して送付します。
また、履歴書や職務経歴書などのファイルのサイズが大きくなってしまう場合は、ファイル共有サービスなどを利用したり、圧縮したりして送るようにします。
ただし、セキュリティの観点から、ファイル共有サービスや圧縮ファイルでのやり取りを制限している企業もあるため、あらかじめ確認して指示を仰ぐようにしましょう。
５． 履歴書をメールで送るときによくある質問
ここでは、履歴書をメールで送るときによくある質問についてお答えしていきます。
Q1. スマホを使って履歴書をメールで送ってもよいですか？
A1. はい。スマホでも問題ありません。
ただし、あらかじめ履歴書をPDFファイルに保存しておいたり、必要に応じて圧縮しておいたりするなどの準備が必要です。
Q2. パスワード通知メールの件名はどうしたらよいですか？
A2. 履歴書を添付したメールとは別のメールとして送るパスワード通知メールの件名は、「履歴書に対するものであること」「パスワードの通知であること」「誰のもかが分かること」の3つのポイントを押さえた件名にすることが重要です。
たとえば、「【履歴書】パスワード送付の件（氏名）」といったものがよいでしょう。
Q3. ファイル共有サービスで送った履歴書がダウンロードされていません。なぜでしょうか？
A3. 企業によっては、ファイル共有サービスの利用が制限されている場合があります。
そのため、ダウンロードが確認できない場合は、メールが届いているかどうか先方に確認してみましょう。
Q4. メールで送るファイルの容量に制限はありますか？
A4. 添付ファイルのサイズの目安は、2MB以下と考えるのが一般的です。
企業によっては、メールでやり取りするファイルの容量に制限をかけている場合があるため、不安な場合は事前に確認しましょう。
Q5. 就活用のメールアドレスは必要ですか？
A5. 就活の際は、企業からの連絡を見落とすことが無いよう、専用のメールアドレスを作成することをおすすめします。
なお、メールアドレスは名前を含むようなシンプルなものにしましょう。
まとめ
今回は、履歴書をメールで送るときの注意点やポイントについて解説するとともに、実際にメールを送る際の例文についてもご紹介しました。
履歴書を送付する際に特に重要になるのが、「指示通りに送付すること」と「速やかに対応すること」です。
指示通りであることは最低限のマナーであり、採用にあたり評価のポイントにもなります。
また、連絡や問い合わせ等には速やかに返答できるよう、こまめにメールを確認したり、事前に書類やデータを準備したりしておくことも重要です。
なお、ビジネスでのやり取りには、多くの場合PDFファイルが用いられます。
PDFファイルの作成や編集に困らないよう、PDFelementのようなPDF編集ソフトを導入しておくと安心です。
就活は、今後の人生を決める重要なイベント。必要なときに慌てることが無いよう、事前に十分な準備をしておきましょう。
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