DXとは何か？DX化の必要性と注目される理由

　最近、DXやDX化という言葉をよく耳にしますね。DXとは、Digital Transformationの略語で、Transには交差するという意味が含まれているので、「T」ではなく「X」が略語として用いられているようです。Transformationは「変革」という意味なので、DXを直訳すると「デジタルによる変革」となり、「デジタル技術を駆使し生活がより豊かになるよう変革を起こす」というような意味です。

　では、DXは今までのITやIoT、AIとは異なるものなのでしょうか？ 以下ではDX化について詳しく説明し、さらにDX化推進に役立つソフトについて紹介します。

目次：

1. 一、DX化とは何か？
2. 二、DX化が注目を集める背景とは
3. 三、DX化の特徴とは何か
4. 四、DX化を推進するためのポイント
5. 五、PDFelementがDX化推進において役立てる機能
6. まとめ

一、DX化とは何か？

　経済産業省では「DX推進ガイドライン」において、DXを以下のように定義しています。「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

　そしてDX化とは、「DXを推進する」「DXに対応する」という意味で使われ、単なるIT推進ではなく、それによって顧客も含めた企業の在り方そのものを変革しようとするものなのです。

二、DX化が注目を集める背景とは

　では、なぜ今DXがこのように注目を集めているのでしょうか。その理由の1つに、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート」で指摘している「2025年の崖」問題があります。このレポートでは2025年を節目に、多くの企業が以下の３つの問題に直面するとしています。

　・既存基幹システムの老朽化に対して、デジタル市場が拡大し、データが拡大

　・IT技術者の高齢化による世代交代の必要性

　・テクノロジーの進化に伴い、先端IT人材が不足

　そして、システム刷新によってこれらの問題を解決しなければ、「既存システムのブラックボックス化」「膨大なデータを活用できない」といった問題が生じ、デジタル競争の敗者になってしまうと指摘しています。

三、DX化の特徴とは何か

　DX化を推進するうえで、以下の5つのことに取り組む必要があります。

①デジタル化：ビジネスで使用しているさまざまなツールをデジタル化し、データを蓄積します。

②効率化：できることからデジタル化を進めて効率化を継続していきます。

③共通化：部門をまたいでデータを活用していくための基盤を構築していきます。

④組織化：効率的な運用をするための組織作りを行います。

⑤最適化：目的に対し、最も適切な方針、計画を立て、設計、あるいは選択を行います。IT最適化を実現するために、既存システムについて、継続利用が必要であるか選別し、さらに、他のサービスに置き換える標準化を行います。

四、DX化を推進するためのポイント

①DX化推進の目的の明確化と意識の共有

　まず初めに、何を目的としてDXを推進するのか明確にし、全社で意識を共有します。目的が明確でないと、自社に合わないシステムを構築してしまうなど、失敗する可能性が高まります。

②経営レベルの意識改革

　現場社員レベルでDXを進めようと思っても一部署の取り組みで終わってしまい、全体としてはDXが進みません。経営者が主導して全社的に推進する必要があります。

③DX推進体制の構築

　DX推進を専門とする部署を立ち上げ、適切な人材を配置します。社内に適切な人材がいない場合には、外部からの人材確保も検討します。また、DX推進を確実に進めるための予算も確保します。

④既存システムからの脱却

　古い既存システムの多くは、度重なる改修の「つぎはぎ」で複雑化し、システム全体を理解できる担当者もいなくなり、ブラックボックスになっている例も少なくありません。改良や機能追加の実現も困難となりますので、既存システムについては継続利用が本当に必要なのかを選別し、切り替える必要があります。

⑤適正なシステムの導入

　企業の規模や目的に応じた適正なシステムの導入が求められます。さらに新しいシステムには、社内のどの部門からでも統一的に利用できる共通性と、要求に応じてシステムを素早く改変できる柔軟性とが求められます。

五、PDFelementがDX化推進において役立てる機能

　ではDX化推進にはどのようなソフトが必要でしょうか。以下ではWondershare PDFelementの持つクラウド機能と一括処理機能について、DX化推進に役立つ場面を考えてみます。

1.クラウド機能

　Wondershare PDFelementはDocument Cloudを使うことができます。使い方は簡単、起動画面の「Document Cloud」をクリックしてアップロードするだけです。

この機能は、以下のようにDX化推進に役立ちます。

　・複数名が同時にひとつのPDFファイルにアクセスできるので、共同作業による効率化と情報共有、ペーパレス化が一気に進みます。

　・PDFelementはWindows、Mac、iOS、Androidに対応しているので、デバイスのOSに依存しません。

　・社内だけに限らず、社外の人ともコメントを共有することが可能になります。

　・自社で署名した文書に対し、社外の人が署名を追記することができるので、署名文書を郵送する手間が省けます。

2.一括処理機能

　Wondershare PDFelementには、複数のファイルを一括してワンクリックで処理できる一括処理機能があります。起動画面の「一括処理」をクリックすると、選択画面が表示され、様々な一括処理を行うことができます。そのうちのいくつかをご紹介します。

①変換

　　以下の手順で複数のPDF文書をExcelやWord、PowerPointなどに一括変換します。

　　・「一括処理」→「変換」をクリックします。

　　・変換するPDFファイルあるいはフォルダを追加します。

　　・出力フォーマット、出力フォルダを選択します。

　　・「適用」をクリックします。

②OCR処理

　　以下の手順で複数のスキャンした画像を編集可能なPDFに一括変換します。

　　・「一括処理」→「OCR処理」をクリックします。

　　・変換するPDFファイルあるいはフォルダを追加します。

　　・言語認識、出力フォルダを選択します。

　　・「適用」をクリックします。

③圧縮

　　圧縮率を指定して、複数のPDFファイルを一括で圧縮します。

④印刷

　　プリンタ、ページサイズ、印刷モード等を指定して、複数のPDFファイルを一括印刷します。

⑤背景

　　背景のテンプレートを指定して、複数のPDFファイルに一括で背景処理をします。

⑥セキュリティ

　　以下の手順で、複数のPDFファイルに一括でセキュリティポリシーを追加します。

　　・「一括処理」→「セキュリティ」をクリックします。

　　・変換するPDFファイルあるいはフォルダを追加します。

      ・テンプレートをクリックします。

　　・「セキュリティテンプレート」の作成画面が表示されるので、必要に応じてパスワード等を設定し、名前をつけて「保存」をクリックします。

      ・テンプレート、出力先フォルダを選択して「適用」をクリックします。

       同じような処理を繰り返して行う場合、これらの一括処理機能を使うことで作業効率を大幅に改善することが可能となります。

まとめ

　最近話題になっているDXに関して、その背景や特徴、DX化を推進するためのポイント、さらにはDX化推進に役立つソフトについて説明しました。Wondershare PDFelementのクラウド機能や一括処理機能をうまく活用して、DX化を効率よく推進しましょう。