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スキャンされたPDFにお困りがあったら、ぜひ試してみよう!

これを知っておくと作業効率が格段にアップ!スキャンされたPDFファイルを検索可能に変換する方法

Home > PDF-OCR > スキャンされたPDFにお困りがあったら、ぜひ試してみよう!

職場や学校などで利用する資料をメールでやり取るすることが多くなっており、ワードなどで作成されたファイルをPDF化することも一般的になっています。パソコンで作成された資料であれば、PDFになっていても検索をかけられる場合が多くなっています。しかし、プリンターなどを使ってスキャンされた資料がPDF化されていると、ファイル内に書き込まれている内容を検索できないケースが多くなります。

そんな時は、OCR(文字認識処理)ツールを使えば、スキャンされて作成されたPDF資料であっても、内容を検索することが可能になります。

スキャンされたPDF VS OCR施策後、効果を実検!

下記の対比図を見れば分かるでしょう。
元のスキャンされたPDFでテキスト「Word」を検索すると、結果が0件に対して、OCR施策後のPDFで同じテキストを検索すると、すべての結果が表示されるようになりました。同時に、PDFの自由編集ができるようになりました。

スキャンされたPDFを検索可能

今日はその対処法を詳しく分かりやすく教えます。
上記OCR処理で使うソフトは、Wondershareの「PDFelement 6 Pro」というPDF編集ソフトです。下記のダウンロードボタンより、ソフトを無料でインストールし、次の手順に従って、スキャンされたPDFの内容を検索可能にしてみましょう!

Step 1:スキャンされたPDFファイルを開きます;

下記のように、スキャンされたPDFを「PDFelement 6 Pro」にドラッグ&ドロップの操作で取り込みます;

スキャンされたPDFを検索可能

Step 2:OCR処理を実行します;

スキャンされたPDFが取り込まれたら、ソフトウェアが自動的にそれを検出し、そして「スキャンされたPDFを検出されました。スキャンされたPDFからコピー、編集、テキストを検索するためはOCR機能をご利用ください」のメッセージが表示されます。

「OCRを実行します」をクリックし、OCRの設定画面になります。ここでOCR言語の変更、OCR処理を行いたいページの指定も設定できます。
例えば、スキャンされたPDFの内容が英語の場合、言語を英語に設定した方がいいでしょう。そして特定ページだけにOCR処理を行いたい場合、そのページナンバーを入力するだけでいいです。

設定が完了したら、「次」をクリックし、OCR処理が始めます。

スキャンされたPDFを検索可能

スキャンされたPDFを検索可能

Step 3:OCR処理が完了後、PDF内容の検索、編集ができるようになります。

OCR機能によって、会議資料などで配布された紙の文書を、スキャンしてPDF化し、それをパソコンで検索をかけられるようになります。

環境への配慮やコスト削減の目的から、多くの企業でペーパーレス化が進んでいますが、日本企業の中には、会議や打ち合わせで使う資料を紙で用意するところが現在でも残っています。そのような組織では資料の管理が大変で、バインダーなどに紙を整理して入れるという原始的な手法を採用している企業もあります。OCR機能を持つPDFelement 6 Proをパソコンにインストールすれば、紙の資料をスキャンしてPDFファイルにし、すべてソフトで管理を行うことが可能になります。

スキャンされたPDFを検索可能

    以上、OCR機能を使って、スキャンされたPDFを検索可能にする方法を紹介いたしました。

    OCR機能を使えば、紙の資料に穴をあけてバインダーに入れる作業や、バインダーを入れるためのスペースなども不要になります。また、取引先などとの契約書などもPDF化しておけば、何かあった時に検索をすぐにかけることができ、紙の資料を一つひとつ探すという手間をかける必要がなくなります。部署や部門、会社全体でOCR機能を活用することによって、ソフト化された資料をイントラネット内で共有することも可能になり、組織全体の効率化を進められるでしょう。

    今回使っているソフト「PDFelement 6 Pro」は無料ソフトではありませんが、ご購入前に無料のダウンロード、試用することができるし、リーズナブルな価格設定で、視覚的、直感的に利用できるような仕様になっていますので、これからの業務効率向上の一環として、ぜひ「PDFelement 6 Pro」を活用してみてください。

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編集者 カテゴリ: PDF-OCR
作成日: Jun 24,2017 14:52 pm / 更新日: Jun 24,2017 16:26 pm

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