ワードやPDF内の文字や段落の書式をコピーするには

はじめに

　文書を作成/編集する際に、文字だけではなく、文字や段落の書式をコピーすることがあります。これによって文書全体に一貫性を持たせ、また時間を節約することも可能になります。
　以下では、WordやPDFの作成/編集において文字や段落の書式をコピーするメリットや注意点、そのコピー方法等について説明します。

目次：

1. 文字や段落の書式をコピーするメリットは？
2. 文字や段落の書式をコピーする時に注意すべき点は？
3. ワードで文字や段落の書式をコピーする方法
• ・① 「書式のコピー/貼り付け」ボタンで書式のコピーをする (一ヶ所)
• ・② 「書式のコピー/貼り付け」ボタンで書式のコピーをする (複数箇所)
• ・③ ショートカット キーで書式のコピーをする
4. PDFで文字や段落の書式をコピーする方法
• ・① 書式のコピーをする (一ヶ所)
• ・② 書式のコピーをする (複数箇所)
5. まとめ

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１．    文字や段落の書式をコピーするメリットは？

文字や段落の書式をコピーするメリットには、以下のようなものがあります。
　①一貫性を保つ
文字や段落の書式をコピーすることで、文書全体で一貫性を保つことができます。特定のスタイルやフォーマットを使用することで、読みやすさやプロフェッショナルな外観を維持できます。
　②時間の節約
文字や段落の書式を手動で再作成する代わりに、既存の書式をコピーして貼り付けることで時間を節約できます。特に複数の箇所で同じ書式を使用する場合や、繰り返し作業が必要な場合に有効です。
　③ミスの防止
手動で書式を再作成すると、ミスが発生する可能性があります。例えば、間違ったフォントサイズや色を選択する、行間や文字間隔を誤って設定するなどのミスが起こり得ます。既存の書式をコピーすることで、このようなミスを防ぐことができます。
　④スタイルの統一性
ドキュメント内で一貫したスタイルを維持することは重要です。書式をコピーすることで、特定のスタイルガイドやブランドのガイドラインに従うことができます。
　⑤効率性の向上
文字や段落の書式をコピーすることで、編集作業が迅速かつ効率的に行えます。特に大規模な文書やプロジェクトでは、この効果が顕著に現れます。

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２．    文字や段落の書式をコピーする時に注意すべき点は？

文字や段落の書式をコピーする際には、いくつかの注意点があります。
    ①文脈を考慮する
書式をコピーする際には、元の文書やコンテキストを考慮することが重要です。コピー元の書式が目的に適していることを確認し、コピー先の文脈に適合するかどうかを検討します。
　②不要な要素を排除する
コピー元の書式には、余分な要素やスタイルが含まれている場合があります。不要な要素を排除して、必要な書式のみをコピーします。例えば、不必要な改行や余分なスペースなどが挙げられます。
　③一貫性を保つ
書式をコピーする際には、一貫性を保つことが重要です。類似の要素に対して同じ書式を適用し、文書全体で統一感を持たせます。一貫性が欠けると、読み手が混乱する可能性があります。
　④フォーマットの適合性を確認する
コピー元の書式が、コピー先のプラットフォームやアプリケーションで適切に表示されるかどうかを確認します。異なるプラットフォームやアプリケーションでは、書式が正しく適用されない場合があります。
　⑤手動で調整する
書式をコピーして貼り付ける際には、手動で微調整する必要がある場合があります。特にレイアウトやフォントのサイズ、色などの要素は、手動で調整して最適な結果を得ることが重要です。

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３．   ワードで文字や段落の書式をコピーする方法

Microsoft Word 文書の文字列や段落に、書式をコピーして設定することができます。ここでは、リボンのコマンド ボタンを使う方法とショートカット キーを使う方法を説明します。

３．１　「書式のコピー/貼り付け」ボタンで書式のコピーをする (一ヶ所)

　①書式のコピー元となる段落 (または一部の文字列) を選択します。
   ②リボンの「ホーム」 タブの 「クリップボード」 グループの 「書式のコピー/貼り付け」 をシングルクリックします。
　③マウス ポインターに刷毛のマークがつくので。書式を貼り付ける文字列 (段落) をなぞるようにドラッグします。
 

 

　④なぞった段落に書式が貼り付けられます。
    ⑤貼り付けを実行するとマウス ポインターから刷毛のマークが消えます。
(「書式のコピー/貼り付け」 をシングルクリックした場合は、連続して複数の場所に書式を貼り付けられません。)
 

 

３．２　「書式のコピー/貼り付け」ボタンで書式のコピーをする (複数箇所)

   ①書式のコピー元となる段落 (または一部の文字列) を選択します。
   ②リボンの「ホーム」 タブの 「クリップボード」 グループの「「書式のコピー/貼り付け」 をダブル クリックします。
　③マウス ポインターに刷毛のマークがつくので、書式を貼り付ける 1 つ目の文字列 (段落) をなぞるようにドラッグします。
　④なぞった段落に書式が貼り付けられます。
   ⑤マウス ポインターには刷毛のマークがついたままで、「書式のコピー/貼り付け」 ボタンもオンになっています。
 

 

　⑥書式を貼り付ける 2 つ目以降の文字列 (段落) をなぞるようにドラッグします。
　⑦2 つ目以降のなぞった段落に書式が貼り付けられます。
　⑧「Esc」 キーを押すと、「書式のコピー/貼り付け」 モードがオフになり、書式の貼り付けができる状態が解除されます。

 

 

３．３　ショートカット キーで書式のコピーをする

    ①書式のコピー元となる段落 (または一部の文字列) を選択して、「Ctrl」 キー ＋ 「Shift」 キー ＋ 「C」 キーを押します。
　②貼り付け先となる段落を選択し、「Ctrl」 キー ＋ 「Shift」 キー ＋ 「V」 キーを押します。
同時に複数の段落を選択することもできますし、1 つずつ範囲 (文字列や段落) を選択して、ショートカット キーによる貼り付けを繰り返すこともできます。
 

 

　③選択していた段落に書式が貼り付けられます
（この方法は、図形やテキスト ボックスなどの書式のコピーと貼り付けにも使えます。Excel のセルでは利用できませんが、PowerPoint のプレースホルダーでは使えます。）
 

 

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４．   PDFで文字や段落の書式をコピーする方法

　オールインワンPDF編集ソフトPDFelementを使えば、PDFでもWordと殆ど同じ操作で、文字や段落の書式をコピーすることが可能です。その手順は以下のとおりです。

４．１　書式のコピーをする (一ヶ所)

　①PDFelementを起動し、PDFを開きます。
　②編集タブをクリックします。
 

 

　③書式のコピー元となる段落 (または一部の文字列) を選択し、マウスを右クリックします。
　④表示されるメニューの「フォーマットペイント」ボタンをシングルクリックします。
 

 

　⑤マウス ポインターに刷毛のマークがつくので、書式を貼り付ける文字列 (段落) をなぞるようにドラッグします。
　⑥なぞった段落に書式が貼り付けられます。
　⑦貼り付けを実行するとマウス ポインターから刷毛のマークが消えます。
(「フォーマットペイント」 をシングルクリックした場合は、連続して複数の場所に書式を貼り付けられません。)  

 

 

４．２　書式のコピーをする  (複数箇所)

　①PDFelementを起動し、PDFを開きます。
　②編集タブをクリックします。

 

 
　③書式のコピー元となる段落 (または一部の文字列) を選択し、マウスを右クリックします。
　④表示されるメニューの「フォーマットペイント」ボタンをダブルグルクリックします。

 

 
　⑤マウス ポインターに刷毛のマークがつくので、書式を貼り付ける文字列 (段落) をなぞるようにドラッグします。
　⑥なぞった段落に書式が貼り付けられます。

 

 
　⑦マウス ポインターには刷毛のマークがついたままになっています。
　⑧書式を貼り付ける 2 つ目以降の文字列 (段落) をなぞるようにドラッグします。
　⑨2 つ目以降のなぞった段落に書式が貼り付けられます。
　⑩「Esc」 キーを押すと、「フォーマットペイント」 モードがオフになり、書式の貼り付けができる状態が解除されます。

 

 

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まとめ

ここでは、WordやPDFの作成/編集において文字や段落の書式をコピーするメリットや注意点、そのコピー方法等について説明しました。
PDFelementを使えば、Wordと殆ど同じ感覚でPDF文書の書式コピーが行えることをご理解いただけたかと思います。PDFelementには無料体験版が用意されているので、是非その使い易さをお試しください。