適格請求書の意味と作成方法、保存期間についてわかりやすく解説

はじめに

Q1：適格請求書とは何ですか？

A1：適格請求書（インボイス）とは、「適用税率」や「消費税額」などを正確に伝えるために売り手から買い手に対して発行される書類です。

わかりやすくいうと、取引の際に発生する「請求書」「領収書」「明細書」「納品書」などを指します。

Q2：インボイス番号とはどのようなものですか？

A2：インボイス番号とは、適格請求書（インボイス）発行事業者として登録した際に発行される「登録番号」です。

適格請求書の発行には、適格請求書（インボイス）発行事業者としての登録と登録番号が必要になります。

Q3：適格請求書に必要な要件を教えてください。

A3：適格請求書に必要な要件は、次に挙げる6項目が記載されていることです。

a. 適格請求書発行事業者の名称と登録番号
b. 取引年月日
c. 取引内容（軽減税率対象品目の場合はそうであることが分かる旨の記述）
d. 税率ごとに区分して合計した税抜額及び税込額と適用税率
e. 税率ごとに区分した消費税額等
f. 書類の受領事業者の名称

簡単にいうと、上記項目が記載されていれば、適格請求書として認められます。

目次：

1. 適格請求書とは？
2. 適格請求書の作成方法とは
• ・適格請求書の基本的な書き方
• ・適格請求書のフォーマットやテンプレートの活用
3. 適格請求書の保存期間と保存方法
• ・適格請求書の保存期間
• ・適格請求書の保存に関する法的要件
• ・適格請求書の保存方法
4. 適格請求書の簡単な作成方法
5. 適格請求書と請求書の違い
6. まとめ

Part1. 適格請求書とは？

適格請求書（インボイス）とは、売り手から買い手に対して発行される「適用税率や消費税額などを正確に伝えること」を目的とした書類です。

2023年10月1日より開始される仕入税額控除の新しい方式「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」では、適格請求書として必要な記載事項が定められています。

そして、「請求書」だけでなく、「納品書」や「領収書」など、定められた事項がすべて記載され、取引の実態が証明できるすべての書類が「適格請求書」として取り扱います。

なお、適格請求書は、適格請求書発行事業者として登録した際に発行される「登録番号」を記載することが義務付けられているため、適格請求書発行事業者として登録することができる「課税事業者」しか発行することができません。

そのため、年間売上1,000万未満で消費税の免税事業者として届け出ている事業者は「適格請求書発行事業者」として登録することができず、適格請求書を発行することもできません。

→ 関連記事：2023年からのインボイス制度とは？わかりにくい点を徹底的解明＞＞

Part2. 適格請求書の作成方法とは

インボイス制度開始に伴う大きな変更点は、請求書に必要な記載事項の増加です。

しかも、適格請求書として認められるためには、必要な記載事項がすべて網羅されている必要があります。

では、どのような記載事項が必要なのでしょうか？

ここでは、適格請求書に必要な記載事項と基本的な書き方について解説していきます。

1. 適格請求書の基本的な書き方

「適格請求書」には、特に決められたフォーマットはありません。

ただし、適格請求書であるために必要な事項がすべて記載されることが求められます。

なお、適格請求書に必要な記載事項は、次の6項目です。

▼適格請求書の例

しかしながら、次のような「不特定多数の顧客に向けて売買を行う事業者」は、適格請求書を個別に発行することが困難なため、記載事項が簡易化された「適格簡易請求書（領収書・レシート）」の発行が認められています。

・飲食業
・小売業
・写真業
・旅行業
・タクシー業
・駐車場業
・その他これらの事業に準ずる事業

なお、適格簡易請求書に必要な記載事項は、次の5項目です。

▼適格簡易請求書の例

このように、適格請求書や適格簡易請求書は、記載事項が網羅されていることが重要です。

2. 適格請求書のフォーマットやテンプレートの活用

インボイス制度開始に向け、適格請求書のフォーマットを準備する必要があります。

フォーマットを作成する方法としては、「既存のフォーマットに不足している記載事項を追加する」「配布されているテンプレートを活用する」「新たなフォーマットを作成する」のいずれかが考えられるでしょう。

とはいえ、発行する請求書や領収書が「適格請求書」として認められるためには、必要項目に抜けがあってはいけません。

そこで最も安全な方法として考えられるのは、「配布されているテンプレートを活用する」方法です。

たとえば、適格請求書対応の請求書フォーマットを「Excel」が公式テンプレートとして配布していたり、「freee会計」や「board」などのオンラインサービスから無料のテンプレートがダウンロードできたりするなど、さまざまなテンプレートが存在します。

これらを活用することで、必要事項の抜けを防ぐことができるとともに、フォーマットの作成時間を短縮することができます。

▼Excel「適格請求書テンプレート」（https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/template/result.aspx?id=14616）

→ 関連記事：インボイス制度対応！適格請求書＆領収書のフォーマットをご紹介＞＞

Part3. 適格請求書の保存期間と保存方法

適格請求書は、消費税の仕入税額控除申請に必要とされる重要な書類です。

そのため、「正確であること」とともに「必要に応じて速やかに提示できること」が求められます。

なお、インボイス制度では、適格請求書の記載事項だけでなく、その保存についても規定が設けられています。

ここでは、インボイス制度で定められている適格請求書の保存期間と保存方法について解説します。

1. 適格請求書の保存期間

インボイス制度開始に伴い、適格請求書を発行した売り手側は「適格請求書の写し」を、受領した買い手側は「適格請求書の原本」を「発行した日が属する課税期間の最終日の翌日から2ヶ月が経過した日を起点に7年間」保存する義務が生じます。

例）適格請求書が「2023年10月10日」に発行された場合

「発行した日が属する課税期間の最終日（2023年12月31日）の翌日（2024年1月1日）から2ヶ月が経過した日（2024年3月1日）を起点に7年間」

2. 適格請求書の保存に関する法的要件

インボイス制度が導入される目的は、取引で発生した正確な消費税額と消費税率を把握し、適切に「仕入税額控除」を行うことです。

インボイス制度では、「仕入税額控除」の要件として、定められた事項を記載した「帳簿」と適格請求書発行事業者が交付する「適格請求書」の保存することが義務付けられています。

ただし、請求書等の発行が難しい不特定多数を対象とした取引については、定められた事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除を受けることが可能です。

3. 適格請求書の保存方法

近年、取引により発生する書類を電子でやり取りすることが増えています。

このような変化に伴い、2022年1月より施行された「改正電子帳簿保存法」では、「紙」で受領した適格請求書を「電子データ化」して保存するための要件が緩和されました。

この改正電子帳簿保存法の施行には、書類を「紙」で保存することで発生するスペースの確保やコストの増加といった負担を軽減するとともに、企業の働き方改革やDX化の推進という目的があります。

なお、インボイス制度が開始されると、適格請求書の発行者・受領者ともに7年間の保存義務が発生し、必要なときに速やかに提示できるように保存しなければいけません。

また、インボイス制度では、受領の仕方によって可能な適格請求書の保存方法が次のように定められています。

▼受領の仕方によって可能な適格請求書の保存方法

適格請求書が「紙」と「電子データ」それぞれで保存されていると、保存場所が分散し、管理そのものが難しくなるだけでなく、それぞれの保存場所を確保する必要が出てきます。

それに対し、紙で受領した適格請求書を電子データ化すれば、すべての適格請求書をまとめて1か所に保存できるため、一元管理が可能になるうえに、保存コストを抑えることも可能です。

Part４．適格請求書の簡単な作成方法

適格請求書には、必要な記載事項はあるものの、決まったフォーマットはありません。そのため、既存の請求書に必要な記載事項を追加して「適格請求書」にすることも可能です。

既存の請求書を活用すれば、適格請求書として新たに作成するよりもはるかに効率的で、何より必要な事項の記載漏れも発生しにくくなります。

また、無料でダウンロード可能なExcelやPDFの適格請求書テンプレートなどを活用するのもおすすめです。適格請求書テンプレートであれば、必要な記載事項の漏れや抜けを心配することなく、オリジナルの適格請求書に修正することができます。

とはいえ、手元にある請求書がPDFだった場合、適格請求書への修正には、PDF編集ソフトが必要になります。

今回使用する「PDFelement」は、PDFファイルの編集はもちろんのこと、電子データ化した紙の請求書を効率的に管理できる機能も搭載されており、適格請求書の作成・管理に適したPDF編集ソフトです。

▼適格請求書の作成・管理に有効な「PDFelement」の機能

しかも、PDFelementは、以下のアイコンから無料でダウンロードすることができます。

ここでは、機能豊富なPDF編集ソフト「PDFelement」を使って、既存の請求書PDFファイルに必要な項目を追加する方法をご紹介していきましょう。

Step1.必要な記載事項を追加するPDFファイルを開く

PDFelementを起動させて、ドラッグアンドドロップでPDFファイルを開きます。

Step2.「登録番号」を追加する

1）「編集」タブを開くと、PDFファイルが編集可能になります。

2）「登録番号」を追加する位置にカーソルを置き、登録番号を入力します。

3）フォントやフォントサイズを変更したいときは、変更する文字列を選択して右クリックします。ショートカットメニューの「プロパティ」をクリックすると、「プロパティ」画面が表示され、フォントの設定が可能になります。

Part５．適格請求書と請求書の違い

インボイス制度では、発行された請求書が「適格請求書」として認められるためには、定められた記載事項がすべて満たされなければいけません。

そのため、インボイス制度が開始されるまでに、これまでの「請求書」から「適格請求書」にフォーマットを変更する必要があります。

しかも、万が一抜けがあった場合、仕入税額控除が受けられなくなるだけでなく、税の申告漏れが発生する可能性もあるため、正しい「適格請求書」であることが重要です。

なお、これまでの請求書と適格請求書には、必要な記載事項に次のような違いがあります。

▼各請求書に必要な記載事項

→ 関連記事：簡易課税とは？インボイス制度が簡易課税事業者に与える影響は何か＞＞

まとめ

今回は、適格請求書の概要や作成方法とともに、保存方法や期間など、インボイス制度開始に伴い確認しておくべき事柄についてご紹介してきました。

新しい制度が開始されると、制度に合わせた準備や社員への意識の徹底などが求められます。特に、インボイス制度開始に伴う大きな変更点は、請求書に必要な記載事項の増加です。

適格請求書は、仕入税額控除や納税にかかわる重要な書類のため、正確な記載と確実な保存が必須。

しかも、適格請求書として認められるためには、必要な記載事項がすべて網羅されていなければいけないため、請求書フォーマットを作成する際には十分な注意と確認が必要になります。

ここでご紹介したように、適格請求書の作成に既存の請求書や適格請求書テンプレートなどを活用すれば、請求書作成の効率化が図れると共に正確性の向上も期待できます。

また、PDFelementのような機能豊富なPDF編集ソフトがあれば、制度改正にも素早く、柔軟に対応できるため、これを機に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

インボイス制度開始までの期間に、十分な準備と社内での意識共有を進めておきましょう。