PDF作成機能で紙文書を今すぐ電子化 →

PDF作成機能で紙文書もすぐ電子化!

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皆さんは、紙文書は普段利用されていますか。昔からあるもので、現在も使用される機会は多いと思うのですが、物理的なものですので、場所を取るなどかさばったり、日にちが経つにつれて劣化していくなどの問題が避けられません。それらの解決方法として近年用いられているのが、紙文書の電子化です。電子化のメリットとしては、先ほど挙げた場所取り、劣化の問題を解消するに加え、PC上で整理できるので管理がしやすくなったりと、様々な点があります。

そこで、今回はPDFelement 6 Pro(Mac)を用いて、紙文書を電子化する方法をご紹介したいと思います。

このソフトウェアを使う利点としては、PDF文書の作成が容易にできる点があります。PDF文書は、wordファイルなどと異なり、どのような環境でも、同じように閲覧できるように設計されているので、やり取りなどが頻繁に行われる文書の電子データとしては最適なファイル形式だからです。

1.紙文書の画像ファイルの準備

PDFelement 6を起動する

まずは、紙文書をPDFファイルに落としこむための準備を行います。紙文書をPDFファイル化するためには、まず文書の画像ファイルが必要になります。もしお手元にスキャナーやスキャン機能の付いた複合機などがあれば、それを使用しましょう。スキャナーの設定には各々の機種によって違いがあると思いますが、最終的に文書の画像ファイルをPCに送り、閲覧できる状態にすることができれば問題ありません。

もし手元にスキャナーやスキャン機能のついた複合機がなくとも、写真を撮る機能の付いた携帯電話があればそれを使用します。携帯電話で文書を撮影するのも、スキャンとして認められますし、またPDFelement 6 Pro(Mac)にて編集も可能なので十分に使用できます。文書の写真を撮影した後、Eメールなどを用いてPCに送信し、使用できるようにします。

2.PDF化

PDFelementでPDFページを置き換えする

紙文書の画像ファイルの準備ができたら、PDFelement 6 Pro(Mac)を用いてPDFファイル化していきます。ソフトウェアを起動したら、「PDFの作成」と書かれたボタンをクリックします。すると、ファイルを選ぶためにファインダーが表示されますので、PDFにしたい画像を選択します。すると、その画像を基にしたPDFが作成されます。

3.トリミング

PDFelementでPDFページを置き換えする

もしスキャンした画像に不必要な枠や余白が表示されていたら、上部のメニューから「編集」の項目を選択し、更に「トリミング」を選択します。すると、トリミングを行う画面が表示されますので、必要に応じてトリミングをします。

4.保存

PDFelementでPDFページを置き換えする

編集が完了したら、上部のメニューから「ファイル」を選択し、更に「別名で保存」を選択します。ファインダーが表示されますので、任意のファイル名を付け、保存先を選択しPDFファイルを保存します。

5.PDF合併

PDFelementでPDFページを置き換えする

複数ページに渡るPDFファイルを作成したい場合は、メイン画面から「PDF結合」を選択します。この画面では、ファイルを追加した順番に合わせてPDFファイルが作成されます。その後に、またトリミングなどの編集を行い、保存を行います。

    以上が、PDFelement 6 Pro(Mac)を用いて紙文書を電子化する手順となります。電子文書の利用は、これから更に増えていくものと思われますので、これを機に活用していってみてはいかがでしょうか。

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編集者 カテゴリ:
作成日: May 18,2017 19:26 pm / 更新日: Jun 09,2017 16:15 pm

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