紙文書をPDF化してみよう!今すぐPDFelement 6 Proを体験 →

紙文書のPDF化は利便性を高めて保管スペースも削減

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紙文書は、取り扱いが面倒な上に、保管スペースにも困ります。それをPDFにデジタル化することで、編集や操作の利便性が高まり、企業内情報の交流も円滑にすることができます。何よりも無駄な保管スペースがなくなるので、オフィスの空間を有効活用できるわけです。

また、PDFには紙の宿命である経年劣化がないので、重要な保管情報を半永久的に保存することが可能です。情報はデジタル管理されるため、保管スペースの管理費の削減に加えて、伝達コストや検索コスト、そして情報交換に要する労力や時間を大幅に削減することが出来ます。通常、特定のアプリケーションソフトで作られたデータは、対応アプリでしか閲覧できません。一方、PDFでは専用リーダーがあれば、アプリケーションの種類を問わず閲覧できます。コンピューター上で作成されるデータは、そのコンピューターの環境に左右され、文字化けなどの要因となります。それに対しても、PDFではフォントを埋め込むことで、文字化けを起こす心配がないわけです。さらに、PDFファイルにはセキュリティ設定が可能になっており、閲覧制限をはじめ、コピー及び変更の制限、そして印刷制限の設定ができます。設定方法に関しても、パスワード設定に加えて、公開鍵認証など高度な利便性が備わっています。

PDFelementでPDF履歴書を編集する

既存の紙文書をPDFによってデジタル化するには、スキャナーを使って情報を読み込みます。デジタル化する文書が膨大でなければ、自社の複合機を使ってOCR(光学文字認識)ソフトで処理します。但し、紙文書のサイズがバラバラであったり、図面のような大型サイズのものは、複合機で処理しきれない場合があり、外部にアウトソーシングする方法もあります。また、文書をスキャンしただけでは画像データにしかならないので、OCR機能でPDFに変換処理する必要があります。そうした機能を全て備えているのがPDFelement 6 Proというソフトです。PDFelement 6 Proでは、作成されたPDF内テキストやオブジェクトを簡単に編集することができ、追加や削除も思いのまま行える利便性があります。また、文字のサイズやフォント、斜体や色の設定も自由に行え、操作性に優れています。そして、オリジナルの「ラインモード」では、テキストを行単位で編集でき、「段落モード」との切り替えで細かい編集が可能となっています。さらに、ページ内のレイアウトに関しても、ドラッグ&ドロップで簡単に構成でき、見栄えの良い配置に仕上げられます。操作にはガイドラインが付いているので、初心者でも安心して使うことが出来ます。

PDFelementでPDF履歴書を編集する

PDFelement 6 Proでは、付箋をはじめ、テキストハイライトやアンダーライン、そして取り消し線などの注釈機能が揃っており、PDFによる交流の幅が広がります。さらに、他のソフトにはないエリア・ハイライトや波線、そして挿入記号(キャレット)が内蔵されており、注釈表示において利便性が高くなっています。勿論、線や矢印をはじめ、長方形や楕円などの絵図マークを追加することで、より豊かな注釈表現となります。また、PDFelement 6 Proで「承認済み」や「公開不可」、そして「無効」などのスタンプ画像を追加すれば、共同作業の効率化高まることになり、社内ニーズに合わせたスタンプ作成も可能です。

PDFelementでPDF履歴書を編集する

PDFの変換形式としては、マイクロソフトのワードやエクセルをはじめ、パワーポイントなど旧式・新式問わず対応しています。そして、画像の変換形式では、PNGやJPGをはじめ、GIFやTIFFに対応しており、全ての画像を素早く抽出する機能が備わっています。さらに、全てのページから単一の画像を単一ファイルとして抽出できるので、保存や管理の効率性が大幅にアップします。そして、PDFelement 6 Proでは予めパスワードを設定保存すれば、以降はパスワード入力無しで自動で制限がかけられたPDFファイルを作成できます。

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作成日: May 23,2017 18:21 pm / 更新日: Jun 09,2017 16:06 pm

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