Home > 情報 > GoogleDriveで画像やPDFファイルにコメントを追加する

GoogleDriveで画像やPDFファイルにコメントを追加

GoogleDriveは大容量のクラウドストレージとして非常に便利ですが、「Googleドキュメント」等の形式以外のファイルはプレビュー表示のみで、直接編集したり修正点を加筆したりすることができないことが難点でした。

これを克服するために2018年2月より有料サービス「GSuite」に限定して公開されたコメント機能を紹介します。

GoogleDriveの利用における悩み

GoogleDriveは主にWebブラウザから利用できるクラウドストレージで、無料でも15GBの容量を利用できることから多くの人が使っているサービスです。しかし一点大きな悩みがありました。それは「登録したファイルを編集しようとすると、一度ダウンロードが必要」という所です。「Googleドキュメント」等の形式のファイルは直接編集できる（むしろGoogleDrive上でしか編集できない）のに、画像やPDFの他、ビジネスでの利用が非常に多いMicrosoftOfficeの形式のファイルもプレビューしかできませんでした。

画像やPDFファイルにコメントが追加できる

この悩みを克服する時がきました。GSuiteのGoogleDriveで画像やPDFのファイルをプレビューした際に、右上に「コメントを追加」というアイコンが表示されるようになりました。このアイコンを選択してプレビュー画面から範囲を指定することで、コメントを追加できるようになったのです。ファイルを共有している全てのユーザーで閲覧することができます。消去する場合は、上部にある「確認」ボタンを選択します。画像ファイルやPDF以外にも、MicrosoftOfficeのファイルでも同様の操作になります。

ダウンロードしても見ることができる

追加したコメントがファイルを編集する時に見ることができないと不便です。PDFファイルやMicrosoftOfficeのファイルの場合、GoogleDriveからファイルをダウンロードしてもコメントを見ることができます。これによって記入されたコメントを同じファイルの中で直接見ながら資料修正ができるようになり、作業効率を格段に上げることができます。また様々なファイル形式に対応しているため、ファイル毎に違うやりかたをしなくてもいいので、査閲者がコメント記入の手順を覚えるのもスムーズです。

旧来の資料確認のやり方を変えていく

今までは資料を作成したら印刷して上司に査閲してもらい、紙にペンで直接赤書きされたものを再びファイルに清書しなおす、というやり方を行ってきた方が多いのではないでしょうか。この機能を使うと作成した資料を電子ファイルのまま共有して、上司にはプレビューからコメントを記入してもらい、それに沿ってファイルを修正するという手順に変えることができます。これによって印刷の手間や上司の在籍の確認の必要がなくなり、パソコンがあればいつでもどこでも資料を確認・修正することができるようになるのです。

日々進化するサービスをビジネスに活かす

この機能が使える「GSuite」はGmailやGoogleドライブといったGoogleが無料で提供しているサービスを企業内に限定して利用できるようにして提供されているものです。Googleのサービスは日々様々な進化を遂げており、最新の技術をビジネスに活用することができるサービスになっています。GoogleDriveはこのコメント機能以外にも、無料版では容量15GBのところ30GBまで利用することができ、社内に限定してファイル共有ができるなどビジネスに必要な機能が多数追加されています。

日々の業務の細かいところからの改善の積み重ねがやがて大きな効果になります。今回紹介した機能も、利用方法によっては従来の非効率な手順を変えるきっかけにすることができます。新たな機能にはそれを活用した改善のヒントが隠れている場合があります。これをきっかけに職場の業務改善に取り組んでみてはいかがでしょうか。