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IT・ネット関連業界で書類整理の業務を効率よく進めるPDFソフトをご紹介！

IT・情報処理・ネット関連業界に文書管理や書類整理
文書管理・書類整理上PDFelement Proのメリット

Part 1. IT・情報処理・ネット関連業界に文書管理や書類整理

近年パソコンだけでなく携帯モバイル機器とインターネットの発展により、社会全体において文書管理や書類整理の仕方が大きく変化しました。IT・情報処理・ネット関連業界の書類整理や保管は電子化が進み、パソコンを使用して作成し、文書管理や書類整理等のデータ処理を行っています。またIT企業の事業は、インターネットと企業や個人事業主をつなぐ重要な役割を果たしています。
例えば、大手のスーパーやファーストフード店における、社員やアルバイトの方の毎月の給料明細はペーパーレスになっています。背景には従業員がインターネットでパスワードを入力し、閲覧できるシステムの存在があります。この給料明細の閲覧システムは、IT・情報処理等を行う企業が大手のスーパーやファーストフード店から業務委託を受けて、給料の明細をパソコンで作成します。
給料明細をPDF化する事により、インターネットを通じてパソコンや携帯端末から、閲覧及びコピー用紙へのダウンロードが出来るようになります。従業員の多い会社にとっては給料明細の発行の手間が省け、紙を使わない分の経費節減と業務の削減につながります。上記の一連のシステムは、IT・情報処理・ネット関連業界の会社が大手のスーパーやファーストフード店に代わり、業務を委託されて行っている業務の一部です。そしてこの一連のプロジェクトでは、営業から契約に至るまでの間にプレゼンで使う企画書や見積書、契約書などの重要な電子書類が作成されます。またExcelやWord、PowerPointで作成された書類や文章についても、整理及び保管業務が発生いたします。

全てを効率良く安全に保存する為には、PDFで書類整理をして管理する事が重要です。理由はご存知かと思われますが、ExcelやWordにPowerPointでの保存はデータ容量が大きく、簡単に書き換えが出来てしまいます。その為、重要な書類の保存には向いていません。電子メールの形で企画書などのデータを社内外でやり取りする場合、容量の大きさがネックになり、送信の異常や文字化けといったトラブルが起こります。PDFファイル化する事で、重要な書類の書き換え防止やデータ容量(ファイル)抑える事が出来ます。

IT・情報処理・ネット関連業界では見積書、契約書、注文書等のファイルは、ほとんどが電子書類で作成されています。これ等の作成された大量の書類の整理や保存には、上記で述べた様にPDFファイル化は大変重要です。しかし、PDFに変換して保存する作業もファイルの数が多くなれば、とても時間の掛かる大変な作業となります。PDFへのファイル化はとても重要で、ネット関連業界ではExcelやWord以上に不可欠な存在です。その為にPDFソフトの開発もIT企業の努力により、取り扱い操作が簡単になり機能も高性能化して充実して来ています。

Part 2. 文書管理・書類整理上PDFelement Proのメリットを簡単に紹介

IT・情報処理・ネット業界で重要な業務の一つに文書管理・書類整理があります。文書管理や書類整理で一番重要なのが、外部への情報漏洩と書類の改ざん防止です。他にも効率よく整理する事が求められます。PDFelement Proには、文書管理や書類整理をする上で役立つ機能が大変充実しています。

無料ダウンロード

PDF変換:

社内外で交わされる書類のファイル形式は様々ですが、PDFelement Proはそれらを任意のファイル形式へと変換します。ExcelやWord、PowerPointをPDFに変換できるのはもちろん、その逆の変換パターンにもしっかりと対応しています。
また完成した書類の保存や管理の際に、ファイルにパスワードをかける事が出来ます。

PDFに変換できる

PDFにパスワードをかける:

ファイルを開く時にパスワードの入力をただ要求するだけではなく、「閲覧、編集、コピー、印刷」と個別の設定ができ、ファイルに厳重な使用制限を掛ける事ができます。重要書類の管理や保存を行う上で、書き換えや情報漏洩の防止には大変有効な機能と言えます。

PDF パスワード

OCR文字認識:

その他の機能としては、書類(ファイル)の一括変換機能やOCR機能(光学文字認識)を搭載し、書類整理の時間を短縮する事が出来ます。IT・情報処理・ネット関連業界においては、書類や文章の整理及び保管業務が大変重要です。これらの業務にて更に効率化や簡素化を求めるなら、PDFelement Proの様に取り扱いやすさと高性能を兼ね備えたソフトが必要になるでしょう。

PDF OCR