はじめに
あなたが給与を支払う担当になった場合、給与支払い明細書を作成しなければなりません。職場に給与支払い明細書のシステムがあればいいですが、無い場合にはどうすればいいのでしょうか？
そこでここでは、給与支払い明細書とは何か、どんな項目を記載すればいいのか、毎月の給与支払い以外にどんなものがあるのか、どうやって作成すればいいのかなどを詳しく説明します。
目次：
１．給与支払い明細書とは
給与支払い明細書は、従業員に対して支払われる給与や手当などの支払い内容を詳細に示した書類です。これは、従業員が受け取る給与や福利厚生、控除などが明確に記載されている重要な文書であり、雇用主から従業員に提供されます。
従業員に支払われる給与は、総支給額から税金などの控除額を控除した額になります。給与明細は、その支払われた給与の根拠になる勤怠情報や給与の支払額、控除額などの、詳細な内訳が記載されている書類です。給与明細は所得税法231条において、紙、もしくは電子データで発行することが義務付けられています。
「末締め10日払い」や「15日締め25日払い」など、会社によって給与の締め日と支払い日が設定されていて、給与支払い明細書には給与の支払い期間分の情報が記載されています。
締め日とは、給与の支払い期間の最終日のことで、末締めであれば毎月1日〜月末まで、15日締めであれば毎月16日〜翌15日までが給与の支払い期間となります。
２．給与支払い明細書の項目とは
給与明細書は、主に以下の4つの項目が記載されています。
(1)差引支給額
差引支給額は、実際に従業員に支払われる給与額のことで、総支給額から税金などの控除額を差し引いた額で、一般的に「手取り」と呼ばれています。
支払い方法はその会社によって異なり、通常、銀行振込、または現金支給のどちらかで支払われますが、2023年4月から、デジタル払いも解禁となりました。
(2)支給
会社から支払われる給与の全項目が明記されています。ここでは、以下の主な記載項目について説明します。
①月給（基本給）：給与計算のベースとなる、固定で支払われる賃金
②残業手当：所定労働時間を超えて働いた分の賃金
③勤怠控除：欠勤・遅刻・早退などで働けなかった時間分の賃金
④手当：会社は時間外手当（残業代）以外の手当については支給の義務がなく、職務や就業条件など、すべて会社独自の規定で支払われます。以下、代表的な手当の具体例です。
・通勤手当：通勤に使用する公共交通機関の定期代や自動車通勤のガソリン代などの手当、月15万円以内であれば非課税
・役職手当：責任の重さや業務の幅など役職に応じた手当
・資格手当：会社が指定する資格を保有している場合の手当
・家族手当：配偶者や子どもへの生活費や教育費の補助を目的とした手当
・住宅手当：家賃や家のローンの補助が目的の手当
・出張手当：出張の際、期間や場所に応じた交通費や宿泊費とは別に支給される手当
(3)控除
総支給額から控除されるものとして、以下のような項目があります。
① 社会保険料（健康保険・厚生年金保険・介護保険・雇用保険）
②所得税
③住民税
④会社独自の控除：社宅費、組合費、従業員持株会など
(4) 勤怠
勤怠の欄には、労働日数、有給取得日数、有給残日数、労働時間、残業時間、深夜時間、休日労働時間、遅刻早退時間などが記載されます。
３．給与支払い明細書の種類とは
給与支払い明細書にはいくつかの異なる種類があり、組織や国によって異なる要素や書式が用いられる場合があります。以下に一般的な給与支払い明細書の種類をいくつか説明します:
①給与明細書
通常、月次または毎月支払われる従業員の基本給や手当、控除、実際に受け取る給与額などが詳細に記載されます。 これは従業員が受け取る給与の概要を示すものです。
②年末調整明細書
年末に発行され、前年の所得税や社会保険料などの確定申告に関連する情報が記載されます。これは、従業員が年末調整を行う際の参考資料となります。
③賞与明細書
年に数回、通常は夏季賞与や冬季賞与の支払い時に発行されます。賞与の金額や控除、手取り金額などが示されます。
④源泉徴収票
所得税や住民税の源泉徴収に関連する情報をまとめた書類です。年末調整の際に役立つ情報を提供します。
４．給与支払い明細書の作成方法は
ある程度以上の規模の企業では、支払明細書を作成する時は、勤怠管理ソフトに各種情報を入力して、差引支払額まで自動的に計算する方法が一般的です。勤怠管理ソフトとしては、freee、MoneyForward、ジョブカン、弥生などの勤怠管理ツールが有名です。
一方、個人事業主や従業員が数十名以下の小規模の企業であれば、勤怠管理ソフトを導入しなくても、後述のテンプレートとオールインワンPDF編集ソフトPDFelementの「フォーム」機能を使って、以下の手順で給与支払い明細書を作成する方法がお勧めです。
①共通、固定部分をExcelで作成し、PDFに変換します。
②PDFelementを起動し、PDFを読み込みます。
③テキスト入力部分：
ツールバーの「フォーム」→「AB」（「T」ではない！）をクリックし、PDFの任意の場所をクリックすればテキスト入力フォームが配置されます。
④日付入力部分：
ツールバーの「フォーム」→「日付フィールド」をクリックし、PDFの任意の場所をクリックすれば日付入力フォームが配置されます。フォームを右クリックして「プロパティ」→「フォーマット」→「日付オプション」の「カスタム」で、例えば「yyyy年mm月dd日」と入力すると、西暦入力となります。
⑤集計部分：
ツールバーの「フォームフィールドの自動認識」をクリックするとフィールド名が自動的に割り当てられるので、集計結果を表示したいフィールドを右クリックして「プロパティ」→「計算」で例えば「値は合計」を選択し、「選ぶ」をクリックして合計するフィールドを選択し、「OK」を押します。
５．給与支払い明細書のテンプレートを無料ダウンロードする方法は？
給与支払い明細書を作成するには、必要項目が既に記入されたテンプレートを利用すると便利です。無料でダウンロードすることができるサイトをいくつかご紹介します。
①ビズ研：タテ型、ヨコ型、アルバイト用等、４種類のExcel版テンプレートがあります。
②freee会計ソフト：社会保険労務士が作成・監修したExcel版テンプレートがあります。
③bizroute：10種類のExcel版テンプレートがあります。
④BOXIL：24種類のExcel版テンプレートがありますが、ダウンロードするには会員登録が必要です。
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６．給与支払い明細書に関するよくある質問
Q：給与支払い明細書は交付しないといけないのですか？
A: 所得税法第231条第1項にて、事業主は雇用者へ「給与等の支払明細書」を交付しなければならないと定められています。 給与支払い明細書の交付方法としては、手渡しと電子交付の2通りがあります。
Q: 給与支払い明細書はいつ発行されますか？
A: 給与支払い明細書は通常、給与が支払われる際、例えば月末や支払い日の数日前に発行されます。
Q: 給与明細書の保存期間はどれくらいですか？
A: 組織や地域の条例などによって異なりますが、一般的には数年間（例: 5年間）保存することが推奨されています。
まとめ
以上、給与支払い明細書とは何か、どんな項目を記載すればいいのか、毎月の給与支払い以外にどんなものがあるのか、どうやって作成すればいいのかなどを詳細に説明しました。オールインワンPDF編集ソフトPDFelementを使えば、勤怠管理ソフト等がなくても、テンプレートを利用して、給与計算が簡単に行えることを紹介しました。
PDFelementは無料で試用することができるので、是非その使い易さをお試しください。
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