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時代の移り変わりの中で、PDFなどの電子ファイルの送信にコンビニのfaxを利用する人が増えています。日用品の買い物のついでにデータが送れるなど、好きなタイミングで利用できる手軽さがコンビニfaxの魅力です。その反面、利用する上で気を付けなくてはいけない点もいくつかあります。今回ご紹介するのは、コンビニfaxを利用するメリット・デメリット、そして基本的な操作方法についてです。
初めに
コンビニfaxとは、文字通りコンビニからfaxを送信できるサービスのことを言います。選択できる画質やサイズを始めとした基本的な部分は自宅で使用する物と変わりはありません。しかし、コンビニでは一度に送信できる枚数などに制限が設けられているなど細かい点に違いがあるので、事前に利用条件を確認しておくことが大切です。
目次：
コンビニFAXのメリット・デメリットとは？
☺コンビニに設置してあるfaxを利用する大きなメリットの一つがコストの削減です。自宅に設置する場合、最初にfax本体を購入しなければいけません。搭載されている機能や製造された時期によって多少の違いはありますが、最低でも数万円以上の出費は必要です。faxのデータ送信は電話回線を利用するため、本体の購入後も自宅の固定回線の配備や月々の基本使用料といった出費が掛かります。その点コンビニであれば維持費を含めたコストが掛かりません。発生するのは1回数十円程度の費用だけです。ビジネスなどで年に数回程度の利用に限られているのであれば、コンビニの方が結果的に安く済みます。
☹コンビニならではのデメリットとして挙げられるのが手間です。faxを使うためにはコンビニまで足を運ばなければいけません。自宅でくつろいでいる時に急遽使用しなければいけないといった時に、外出着に着替えるなどの時間や手間が発生します。コンビニは大半の所が24時間営業となっているため、早朝や深夜でも問題はありませんが、どこの店舗にも設置してあるわけではありません。中にはスペースの問題で設置ができないという所もあります。その場合、設置してある別の店舗まで行かなくてはいけなくなるのでさらに時間と手間が増えてしまうので注意が必要です。
コンビニでFAXを送る方法
経営する企業による若干の違いはありますが、faxの基本的な送信方法に違いはありません。
最初にマルチコピー機のディスプレイに表示されているファックスという項目をタッチします。利用における注意事項などをしっかりと確認し同意をしたら、
次に送信先の番号の入力です。電話番号の入力もディスプレイをタッチする形となるので、間違えて別の数字を押してしまわないように注意しなくてはいけません。入力を終えたら次はサイズと画質の選択です。個人用のfaxでは画質による違いはありませんが、コンビニでは高画質を選択すると通常よりも金額が高くなります。選択を終えたら原稿の読み取りが始まり、準備ができたら送信ボタンをタッチすれば完了です。
コンビニFAXを送る際に気をつけたいことって？
コンビニのfaxでデータを送信する上で注意しなくてはいけないのがセキュリティ対策です。不特定多数の人が共有で使うFAXを使用する場合、送信したデータが残っていることで他の人に知られてしまわないかと心配する人も少なくありません。コンビニでは送信データに個人情報が含まれていた場合、残したままにしておくと法律に抵触するという理由から原則データは削除することになっています。そのため、他人にデータを不正に入手されて悪用されるといった心配はありません。ただし、送信する時に使用した書類などは別です。利用者の中には送信作業を終えた後にうっかり書類の回収を忘れてそのまま帰ってしまうミスをする人もいます。個人のミスによるデータの不正入手はお店側に落ち度はないため、責任を追及することはできません。コンビニでFAXを利用する時は、回収のし忘れをしないことが重要になります。
もう一つの注意点が基本操作です。店舗によって若干の違いはありますが、コンビニに設置されているfax機は大半がマルチタイプで統一されています。機械が苦手で基本操作ができずにいつまで経っても送信できないという失敗例も珍しくありません。お店の人に尋ねれば教えてもらうことはできますが、混雑時などは対応してもらえないため、事前に操作を覚えておくことが必要になります。
→関連記事：faxで書類を送信する際の送付状の添付の仕方
お店による特徴の違いを理解しておく
需要の増加に伴って、大手コンビニチェーン店の多くがコンビニfaxのサービスを導入し始めています。一見するとどこの店舗を利用しても変わらない印象を受けますが、業者によって海外への送信ができない、画質で料金が変わるなど特徴は様々です。コンビニfaxを利用する時は、自分に必要なサービスに対応しているかを確認してお店を選ぶことが重要になります。
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