faxで書類を送信する際の送付状の添付の仕方
ビジネスシーンにおいて、文書を送付する際に送付状を添付するのがマナーとされています。郵送で書類を送付する場合の送付状の書き方は知っていても、faxで書類を送信する場合の送付状の書き方は知らない方が多いのではないでしょうか？そこで、今回はfaxで書類を送信する際の送付状の書き方・添付の仕方について解説したいと思います。
送付状の役割とは？
ビジネスシーンで文書を送付する時、送付する書類の内容や送付者の名前を記した書類を添付することで、内容を把握しやすくなると共に丁寧な印象を相手に与えます。送付状を添付せずに書類だけを送付すると、相手に失礼になるので気を付けましょう。また、企業に履歴書や職務経歴書等の応募書類に同封する送付状は、採用担当者が最初に目にする書類であるので、多くの応募があった場合自分をアピールする手段となります。
faxにおける書き方
送付状が果たす役割についてわかったところで、本題に入りたいと思います。送付状に最低限書いておくべき事項は次のようになります。
Ⅰ送信年月日
Ⅱ送り先の会社名・氏名
Ⅲ送り主の会社名・氏名
Ⅳ挨拶
Ⅴ送信する書類の枚数
Ⅵfaxの内容・備考
それでは、これから順を追って説明していきます。
Ⅰ送信年月日
送付状の用紙サイズはfax機の大きさにもよりますが、A4サイズが一般的です。最初に「FAX 送付状」と表題をつけ、表題の右下に送信年月日を記載します。送信年月日を記載しなければ、いつ書類を送信したのかわからなくなり、トラブルを引き起こす可能性があります。
Ⅱ送り先の会社名・氏名
送信年月日を記載した後、すぐ下の行の左側に送り先の会社名・氏名を記載します。相手の社名、部署名、役職名、氏名の順に書きます。この時、相手の社名を省略してはいけません。正式名称を記すようにしましょう。担当者が判明している場合は「個人名＋様」、判明していない場合は「部署名＋御中」のように書きます。「様」と「御中」を同時に使うことはありません。
Ⅲ送り主の会社名・氏名
送り先の会社名・氏名を左側に記載するのに対応し、送り主の会社名・氏名はすぐ下の行の右側に記載します。会社名、住所、電話番号、fax番号、氏名の順に記します。書類を受け取った相手からの疑問や質問に備え、電話番号とfax番号を記載しておきます。見積書や請求書とは異なり、faxの送付状には担当者の押印はしません。
Ⅳ挨拶
プライベートで手紙を書く場合であれば、頭語・結語は相手との関係によって変化することもありますが、ビジネスシーンであれば頭語・結語は「拝啓」・「敬具」を使用します。頭語と結語の間には時候の挨拶を綴ります。
Ⅴ送信する書類の枚数
何枚書類を送信したか、必ず忘れずに記載しましょう。会社のfax機はコピー機やプリンターとの複合機であることが多いので、用紙切れや間違って関係ない部署の人が書類を持っていく、といったトラブルが起こりやすい環境です。送信年月日と同様、書類の枚数を記載することで相手先がどのような書類を何枚受け取ったのか把握することができるため、トラブルの防止に繋がります。
Ⅵfaxの内容・備考
相手先に伝わりやすいように、内容は箇条書きで表記します。また、追記すべき事項がある場合も、ここに備考として記載します。その際、挨拶文と同じような書き出しは避けてください。
上記のポイントを押さえておけば、ビジネスマナーに則った送付状の作成が可能であると考えられます。
→関連記事：送付状の無料PDFテンプレート・書き方とFAXから送る方法
faxで書類を送信する場合の注意点
最後に、faxで書類を送信する場合の注意点について説明します。
・大量の書類を送信する際は相手の了承を得る
一度に5枚以上の書類を送信する際は、相手の了承を得てからにしましょう。faxで書類を出力する場合、用紙を負担するのは相手側だという事実を忘れてはいけません。
・送信後は相手先に受信確認の連絡を入れる
送信後、相手先に受信確認の連絡を入れずに放置しておくと、チラシと間違えられて書類が捨てられてしまったり、相手が気付かないまま時間が経過したりする可能性があります。電話もしくは相手先が多忙な場合はメールで、受信確認の連絡を入れるようにしてください。
いかがでしたでしょうか？今回は、faxで書類を送信する際の送付状の書き方・添付の仕方について解説しました。拙い文章ではありますが、皆様のお役に立つことができれば幸いです。
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