日頃仕事において多くの文書を作成することがありますが、ビジネスシーンではよく似た文書がいくつもできることがあり、どれがどれか迷うこともあるでしょう。原本がどれで編集を加えたものがどれなのか比較したい場合、文書をPDF変換しAcrobatを使って文書を比べることが可能です。文書を管理しやすくなるので業務効率化にも繋がります。
PDFにすると文書比べることができる
ビジネスシーンでは異なる複数の文書ができることがあり、1つの原本から複製版を作るのですが修正したため、原本が2つになるというケースもあるでしょう。このような場合どの場所を修正したのか調べることになり、原本を統一する作業が起きてしまいます。時間がかかるのでなるべく早く片付けたいところですが、元ファイルや新しいファイルが明確でも管理者以外の人が文書を修正していることもあるので判断が難しい時もあります。修正箇所が正しいか把握しなければいけないこともあり、修正を繰り返す仕様書の場合は文書の版によって変更箇所を知りたい時もあるので作業は大変です。文書の違いをチェックするにはPDFにすると便利です。
Adobe AcrobatでPDF文書を比較する手順/方法
文書や画像などもチェックできる
まず比較する2つのPDFを用意しましょう。メニューから「文書を比較」を選択し、古い文書と新しい文書を設定します。選択ボタンをクリックし、ファイルを選択しましょう。部分的に比べる場合はページ範囲を指定しますが、初期状態ではすべてのページが設定されることになるので注意が必要です。「レポート、スプレッドシート、雑誌レイアウト」は文書の内容を連続したテキストとして比較することができ、「プレゼンテーションスライド、図面、イラストレーション」はページ毎に類似性を比べた後で本文を比べることが可能です。「スキャンした文書」は画像として見比べますが、画像データにはこのオプションがおすすめです。
変更した場所はマーキングされる
次にPDFを見比べた結果が表示されます。文書ウィンドウにある新しい文書ベースの結果を見るだけで、古い文書からどこが変わったかが分かるようになっています。変更した箇所にはマーキングされていて、色の種別は「色凡例」で表示される仕組みです。変更点のマーキングは注釈機能を利用していて、「注釈」パネルを開くとどの部分が変わったか確認することができます。「結果を隠す」をクリックすると変更した箇所のマーキングを非表示にできるので便利です。「注釈」を開くとどのように変更されたか確認することができ、新しい文書をベースにいろいろと調べることができるので便利です。
時間がない時におすすめ
いろいろな機能があり、古い文書をベースに見比べたり表示することが可能です。まず比較パネルの古い文書サムネールをクリックしましょう。古いものをベースにし、比べた結果が別ウィンドウに表示される仕組みです。新しい文書の比較結果と同じく、変更した箇所がマーキングされるので、「注釈」パネルにおいて変更した箇所を確認することができます。いろいろな文書をベースにして見比べることができるので便利です。時間がなかったりすぐに確認したい時に利用すると便利で、短時間で作業を済ますことができます。
並べて表示することができる
2つを見比べた結果を並べて表示することができます。新しい文書ベースを表示し、比較パネルのオプションメニューで「文書を横に並べて表示」を選択しましょう。左に新しい文書が表示され、右には古い文書が表示されます。ページが連動しているのでどちらかのPDFページを変えると、同じページが表示される仕組みです。結果のファイルを保存すると新旧どちらも結果として保存することができます。尚、保存するとファイル容量が多くなるので注意が必要です。他の人に見せる時にも便利で、いろいろな活用があります。
複数ある文書を見比べるのにPDFを利用すると便利です。文書を簡単に比較することができ、異なる箇所がマーキングされるのですぐに把握することができます。チェックする時間を削減することができるので、業務効率化に繋げることができるでしょう。原本の管理や改訂管理をスムーズに行うことができ、最適な環境でビジネス文書を維持することができます。
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