はじめに
Googleスプレッドシートは登録すれば誰でも無料でどこでも使え、メンバーとの共有も簡単に行えるので、コロナ禍でのリモートワークの推進もあって一気に利用が広まりました。しかしながらメールへの添付や、印刷、オフラインでの利用となるとPDFに変換した方が使い易い場面もあります。
そこで以下ではスプレッドシートとは何か、それをPDFに変換するメリットは何か、外出先でPCがなくてもスマホでPDFに変化するにはどうすればいいか等について説明します。
目次：
１． スプレッドシートとは？PDFに変換するメリットとは
(1)スプレッドシートとは？
Googleスプレッドシートは、Googleが提供するクラウドベースの表計算アプリで、Microsoft Excelなどの伝統的な表計算ソフトウェアと同様に、表計算やデータの整理、分析、可視化などの作業を行うためのツールです。以下に、Googleスプレッドシートの主な特徴を挙げます。
①クラウドベース：ウェブブラウザ上で動作するため、特別なソフトウェアのインストールが不要です。データはオンラインで保存され、どのデバイスからでもアクセスできます。
②共同作業：リアルタイムでの共同作業が可能で、複数のユーザーが同じスプレッドシート上で作業することができます。
③統合： Google ドライブと連携しており、ドキュメントやスプレッドシートを簡単に共有できます。また、他のGoogleサービスやサードパーティのアプリケーションとも統合が可能です。
④数式と関数： Excelと同様に、数式や関数を使用して計算を行うことができ、一般的な数学的な計算から複雑なデータ分析まで様々な用途に対応しています。
⑤データの視覚化： チャートやグラフの作成が容易で、データの視覚化が行いやすくなっています。
⑥無料で利用：無料で利用でき、Googleアカウントを持っていると誰でも利用できます。
⑦その他：フォームとの連携、マクロの利用、セキュリティとアクセス制御等が可能です。
(2) スプレッドシートをPDFに変換するメリットは
GoogleスプレッドシートをPDFに変換するメリットとしては、以下が挙げられます。
①フォーマットの保持: スプレッドシートはデータや数式を含む複雑な情報を含むことがありますが、PDFに変換することでそのフォーマットを保持することができます。PDFは異なるデバイスやプラットフォームでも一貫した表示が可能であり、他の人と共有する際にも情報の整合性を保つことができます。
② 印刷用途: PDFは印刷時にフォーマットが崩れにくく、異なるプリンタでの印刷結果も一貫しているので、PDFに変換することで、印刷用の文書として利用できます。
③セキュリティ:スプレッドシートに機密情報や重要なデータが含まれる場合、PDFに変換してセキュリティを強化することができます。
④オフラインでの利用: PDFはオフラインで開くことができ、特にネットワーク接続が制限されている場合や、受信者がオフラインでデータにアクセスする必要がある場合に便利です。
２． スマホでスプレッドシートをPDFに変換する方法とは
スマホを用いてスプレッドシートを簡単にPDFに変換することができます。以下にAndroid9での手順を示します。
①Googleスプレッドシートアプリを起動し、スプレッドシートを開きます。
②右上の「…」アイコンをタップします。
③下の方にある「印刷」をタップします。
④プリンタ選択で「PDF形式で保存」を選択し、「v」を押して用紙サイズやカラー等を選択し、「PDF」アイコンをタップします。
⑤左上の「三本線」アイコンを押して保存場所を選択します。
⑥ファイル名をタップして、適宜ファイル名を変更します。
⑦「保存」ボタンをタップして保存します。
３． 変換後のPDFファイルを編集や注釈するならPDFエレメントが最適！
オールインワンPDF編集ソフトPDFelementには、Windows版、Mac版だけでなく、iOS版、Android版も揃っていて、スプレッドシートをPDFに変換した後に編集したり注釈を加えたりするのに最適です。
PDFelement iOS版の主な機能は以下のとおりです。
・テキスト編集：PDF内のテキストの編集、保存ができます。
・画像の挿入：PDFファイル内に画像を追加し、編集できます。
・ページ編集：ドキュメントから不要なページを削除したり、ページの順序を入れ替えたりできます。
・注釈：アンダラインや取り消し線、テキストボックス等の注釈を追記できます。
・署名：スタンプ、サインなどの署名ができます。
・パスワード保護：ファイルにパスワードを設定し、閲覧や編集の制限をかけられます。
・電子透かし：著作権保護などを目的に社名やブランドなどの透明な画像（透かし）を追加できます。
・切り抜き：PDFの任意の範囲をクロップ（トリミング）できます。
・共有：クラウドを通じた共有が可能です。
・ページ操作：ページの追加、回転、削除、分割、抽出、サイズ変更、コピー等が可能です。
・OCR：画像データで保存されているさまざまな言語の文字情報をOCR処理にて編集可能なテキストに変換します。
・AI：PDF文書の要約や、リライト、校正だけでなく、質問を対話式で行うことができます。
・翻訳：AI機能を利用した翻訳が可能です。PDF編集に最適なソフトです。
・変換：PDFをWord、Excel、PowerPoint、画像等に変換できます。
・圧縮：品質を落とさずにPDFを圧縮します。
・写真のPDF変換：スマホのカメラで撮影した写真をPDFファイルに変換できます。
４． スマホでスプレッドシートをPDFに変換する際によくある質問
Q: スプレッドシートのセキュリティを保持したままPDFに変換できますか？
A: 通常、スプレッドシートに設定されたセキュリティはPDFには反映されません。パスワードなどのセキュリティが必要な場合は、別途PDF編集アプリを使用してセキュリティ設定を行う必要があります。
Q: スプレッドシートをPDFに変換する際にフォーマットが崩れることはありますか？
A: 通常はフォーマットが維持されますが、複雑なレイアウトや特定のフォントの使用など、一部の要素が変換時に適切に処理されないことがあります。変換前にプレビューして、問題があれば調整することが必要です。
Q: 変換したPDFファイルにはセル内のコメントが含まれますか？
A: スプレッドシートのセル内のコメントは、PDFに変換する際には通常は含まれません。この情報を含めるには、PDF変換後に手動でコメントを追加する必要があります。
Q:スプレッドシート内のグラフや図形はPDFに変換されますか？
A:スプレッドシート内のグラフや図形は通常、PDFに変換されます。ただし、一部の複雑なグラフや図形は、変換後に見た目が若干変わる場合があります。
Q: スプレッドシートの特定のシートのみをPDFに変換することはできますか？
A: スプレッドシートアプリでは、現時点では特定のシートのみを直接PDFに変換する機能は提供されていません。通常はスプレッドシート全体がPDFに変換されます。
Q: スプレッドシート内の数式や計算結果はPDFに変換されますか？
A:変換後のPDFファイルには、数式が計算された結果が表示されます。
Q: スプレッドシートの特定のシートのみをPDFに変換することはできますか？
A: スプレッドシートアプリでは、現時点では特定のシートのみを直接PDFに変換する機能は提供されていません。通常はスプレッドシート全体がPDFに変換されます。
まとめ
ここでは、スプレッドシートとは何か、それをPDFに変換するメリットは何か、外出先でPCがなくてもスマホでPDFに変化するにはどうすればいいか等について説明しました。スプレッドシートをPDFに変換することで、メールへの添付や印刷面、オフラインでの利用等でのメリットもありますが、パスワードや計算式などの重要な情報が失われる可能性もあるので注意が必要です。
そんな場合にはPDFに変換後、PDFelementを使えば、再度セキュリティ設定を行ったり、注釈を加えたりすることが可能です。PDFelementは無期限に試用版が使えるので、是非その使い易さをお試しください。
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