内定通知書とは？必要項目とテンプレートを紹介

はじめに

企業が社員の採用を行う際、内定通知書を被採用者に送付しますが、どんな内容を書き、いつ、どのように送付すればいいのでしょうか？また、内定通知書は採用通知書とは異なるものなのでしょうか？以下ではこんな疑問にお答えし、内定通知書のテンプレートや、PDF編集ソフトの便利な使い方についてもご説明します。

目次：

1. 内定通知書とは
2. 内定通知書の項目とは
3. 内定通知書のテンプレートとは
• ・テンプレートの無料ダウンロードサイト
• ・内定通知書テンプレートの活用
4. 内定通知書に関するよくある質問
5. まとめ

Part１：内定通知書とは

内定通知書は、採用決定後に正式な雇用契約書や入社手続きに進む前の段階で、採用候補者に送られるものです。被採用者は、内定通知書を受け取った後に、企業との最終的な合意を確認し、雇用条件や入社手続きについて詳細を協議することが一般的です。
　なお、内定通知書には法律上の発行義務はありませんが、内定通知書によって内定を通知したことに対しては法的効力が発生します。そのため、内定通知書発行以降は正当な理由なく内定を取り消すことはできなくなります。

Part２：内定通知書の項目とは

内定通知書には、以下のような項目が一般的に含まれますが、企業や組織によって異なる場合があります。

①企業の基本情報:

企業名、所在地、連絡先などの基本情報が記載されます。

②受取人の情報:

受取人の氏名、住所、連絡先などが記載されます。

③内定のお知らせ:

採用が内定されたことを明示的に伝える文章が含まれます。

④役職・ポジション:

採用される役職やポジション、部署、チームなどが記載されます。

⑤勤務開始日:

勤務開始日や入社予定日が示されます。

⑥給与・報酬:

給与、ボーナス、福利厚生、その他の報酬についての情報が記載される場合があります。

⑦契約条件:

雇用条件や労働契約に関する重要な条件が示されます。これには、勤務時間、休暇、試用期間、雇用形態（正社員、契約社員など）、福利厚生、規則や制度などが含まれます。

⑧必要書類や手続き:

入社に関連する書類の提出や手続きについての指示が記載されることがあります。

⑨連絡先:

必要な場合、連絡を取るべき担当者の名前、連絡先が示されます。これらの項目は、内定通知書の基本的な内容であり、採用者が入社に向けて必要な情報を理解するのに役立ちます。また、企業や組織によっては、さらに詳細な情報が含まれることがあります。

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Part３：内定通知書のテンプレートとは

(1)テンプレートの無料ダウンロードサイト

内定通知書を作成するには、必要項目が既に記入されたテンプレートを利用すると便利です。無料でダウンロードすることができるサイトをいくつかご紹介します。
　　①ビズ研：Word版が２種類あります。
　　②freee会計：新卒採用、中途採用の２種類のWord版があります。
　　③Wantedly：Word版が２種類あります。
　　④日本の人事部：Word版が２種類ありますが、ダウンロードするには会員登録が必要です。

(2) 内定通知書テンプレートの活用

新卒採用の場合、通常は複数の被採用者宛に内定通知書を送付しますので、上記のようなテンプレートを作成します。その場合、全員に共通の部分のみWord等で作成し、それをPDFに変換してテンプレートとし、その他の個人毎に異なる部分はPDF編集ソフトの「フォーム」機能で入力すると便利です。
　　オールインワンPDF編集ソフトWondershare PDFelementを使用した具体的な手順を以下に示します。
　①共通部分をWordで作成し、PDFに変換します。
　②PDFelementを起動し、PDFを読み込みます。
　③ツールバーの「フォーム」→「AB」（「T」ではない！）をクリックし、PDFの任意の場所をクリックすれば配置されます。
 
　④保存してPDFを開くと、テキストを自由に入力することができます。
 

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Part４：内定通知書に関するよくある質問

(1)内定通知書と採用通知書の違いとは？

内定通知書と採用通知書は、採用プロセスの異なる段階で発行される文書であり、それぞれ異なる目的や内容を持ちます。内定通知書の目的と内容は前述しましたが、採用通知書の目的と内容は以下のとおりです。
        ①目的: 採用通知書は、内定通知書の後に、内定者が企業に正式に入社することを確定するための文書です。これにより、雇用契約が締結されます。
        ②内容: 採用通知書には、入社の最終的な合意内容、契約条件、雇用形態（正社員、契約社員など）、詳細な勤務開始日、入社手続きに関する情報、社内規則や制度などが含まれます。
　簡単に言うと、内定通知書は採用が内定したことを伝える最初の通知であり、採用通知書はその後の入社手続きを進めるための最終的な確認と合意を含む文書です。

(2)内定通知書の法的効力は？

内定通知書は、法的には効力を持つ契約書ではありますが、一般的には雇用契約書とは異なります。内定通知書は、採用が内定したことを示すものであり、採用者と企業の間で雇用関係が成立する最初のステップとなります。
　内定通知書は、採用が内定されたことを表明するものであり、企業と採用者の間で相互の合意を示します。法的には、内定通知書が送付され、受取人がこれを受け入れることで、一定の法的効力が発生します。
　ただし、内定通知書は、法的効力があるとしても、雇用契約書の代わりにはなりません。最終的な雇用契約は、入社前に企業と採用者との間で締結される正式な雇用契約書であり、その契約書が雇用関係の法的基盤となります。

(3)内定通知書をいつ送付する？