はじめに
「受領書を作成したいのですが、書き方も種類もまったくわかりません。もし無料でダウンロードできるテンプレートなどがあれば、その情報と一緒にくわしく教えてほしいです」
この記事は、こんな疑問を抱えている方が対象。
結論から言うと、受領書は以下の書き方をインプットすれば誰でも簡単に作成できます。
① タイトルと日付の記入
② 受領者の詳細情報
③ 受領物の詳細
④ 署名と証拠の取得
⑤ 受領書の例文を活用する
また、受領書のテンプレートは無料サイトからダウンロードすることが可能です。
種類や注意点を把握して、たしかな受領書を作成しましょう。
この記事では、受領書の書き方や種類、無料でダウンロードする方法についてまとめました。いますぐに基本情報と書き方をマスターしたい方は、ぜひチェックしてみてください。
目次：
１. 受領書とは
受領書は取引において、商品やサービスの受け渡しが正常に行われた事実を記録するための書類。主に取引の一環として発注された商品や、サービスが実際に受け取られたことを証明する目的で使用されます。
以降では、受領書の主な役割と重要なポイントについてまとめました。
基本情報をインプットしたい方は、ぜひチェックしてください。
１－１．受領書の役割
受領書の主な役割は以下のとおりです。
- 「納品の有無の確認」
- 「信頼関係の維持」
- 「取引の円滑化」
- 「証拠の保管」
１－２．受領書の重要なポイント
受領者の重要なポイントは以下のとおりです。
1. 受領書の定義
受領書は、取引における商品やサービスの受け渡しの確認を記録する公式の書類です。したがって、法的に認められる証拠として機能します。
2. 受領書の用途
受領書は取引が正常に完了したことを示すと共に、双方の間で信頼関係を築くことができます。さらには将来的なトラブルを避けるために使用することが可能です。
3. 一般的な受領書の要素
受領書を構成する要素は、発行日をはじめ、発行者の名前と住所、受領者の名前と住所、受け渡されたアイテムやサービスの詳細、数量、単価、合計金額などが挙げられます。
4. 受領書の役割と重要性
受領書は取引の正確さと透明性を確保し、双方の間での信頼を築くために重要です。また、不明確な点やトラブルが発生した際の法的証拠としても機能します。
5. 受領書が必要なシーンの例
• 商品の販売やサービスの提供時に、受領書を発行して受け渡しを公式に記録する
• 契約の履行や納品時に、受領書を発行して受け取ったことを確認する
• レンタルアイテムの返却時に、受領書を発行してアイテムが返却されたことを確認する
２. 受領書の書き方とは
受領書の書き方で重要になるのは、受領書の基本フォーマットと具体的な書き方（流れ）を理解することです。
ここではPDF編集に便利なソフト「PDFelement」を交えた、受領書の作成方法についてくわしく解説します。
２．１ 受領書の基本フォーマット
受領書の基本的なフォーマットは以下のとおりです。
• タイトル
⇒「受領書」または「RECEIPT」など
• 日付
⇒受領書発行の日付
• 受領者の情報
⇒氏名、住所、連絡先など
• 受領物の詳細
⇒商品名やサービスの内容、数量、価格など
• 署名
⇒受領者の署名や印鑑
これらの情報が記載されていれば、受領書として成立します。
基本フォーマットは受領書を作成する上で重要なので、一から作成する場合もテンプレートを使用する場合もインプットしておいてください。
２．２ 受領書の書き方
ここではPDFelementを使った受領書の書き方を紹介します。
具体的な手順は、以下のとおりです。
①タイトルと日付の記入
タイトルは受領書の一番上に大きく記載し、日付はその下または右上に記載します。なお、PDFelementでは「ホーム」＞「テキスト」を選択することで、好きな位置にテキストを入力できます。
→関連記事：【2023年最新】無料PDF編集ソフト10選オススメ
②受領者の詳細情報
次は受領者の氏名、住所、そして連絡先を明確に記載します。こちらも先ほどと同様に「テキスト」を使用して入力してください。
→関連記事：無料でPDFを 書き込む：PDFファイルに文字入力する方法
③受領物の詳細
次は受領した商品やサービスの名前、数量、価格を記載します。こちらも先ほどと同様の手順でOKです。
④署名と証拠の取得
最後に署名または印鑑を押します。書類を電子文書として扱う場合は、PDFelementの電子署名を使用しましょう。やり方は「注釈」＞「署名」アイコン＞署名を作成＞好きな個所に作成した署名を設置してください。
→関連記事：無料で電子印鑑を作成する方法と使い方をご紹介！
⑤受領書の例文の提供
受領書の一般的な例文は以下になります。
受領書
2023年11月4日
受領者: 山田太郎
住所: 東京都新宿区〇〇〇〇〇
連絡先: 03-xxxx-xxxx
受領物:
- 商品名: XYZ製品, 数量: 10, 価格: ¥1,000/個
- サービス: ABCサービス, 料金: ¥10,000
署名: _________________
上記はテンプレートとしても使用できるので、ひな形どおりに作成したい方はコピー＆ペーストするなどして使用してください。
なお、PDFelementを使用すれば請求書のテンプレートPDFとして保存できます。
請求書をスムーズに作成したい方は、ぜひ試してみてください。
３．受領書の種類
受領書には種類がいくつかあります。
ここでは代表的ともいえる「商品の受領書」と「お金の受領書」、そして「サービスの受領書」についてまとめました。
受領書の種類について知りたい方は、ぜひチェックしてみてください。
３．１ 商品の受領書
商品の受領書は、物理的な商品の受け取りを確認する文書です。
商品の受領書は商品が購入者または指定された受取人に配送され、適切な状態で受け取られたことを証明してくれます。
主な項目としては以下のとおり。
- 商品の詳細（種類、数量、品質）
- 受取日
- 受取人の署名
この受領書は売買契約の履行を証明する重要な文書であり、万が一のトラブル時に証拠として機能してくれます。
またビジネス取引では、この受領書をもって売り手側の責任が果たされたと見なされることが一般的です。
３．２ お金の受領書
お金の受領書は、金銭の支払いまたは受け取りを確認するために使用される文書です。
この書類に記載される主な項目は、以下のとおりです。
- 支払いまたは受領された金額
- 支払いの日付
- 支払い理由や関連する詳細（例えば、商品やサービスの購入、借金の返済）
- 支払いを受け取った人の署名
お金の受領書は金銭の取引が発生した証拠として、財務記録において重要な役割を果たします。また、税務上の証拠や、取引の紛争解決時に重要な役割を果たすこともあります。
３．３ サービスの受領書
サービスの受領書は、特定のサービスが提供され、受領されたことを示す文書です。
例えば、コンサルティング、修理作業、医療サービスなど、非物理的な業務の完了を示す書類といえます。
この書類に記載される主な項目は以下のとおりです。
- 提供されたサービスの種類
- 実施日
- サービスの内容
- サービス提供者と受領者の両方の署名
サービス受領書はサービス提供の確認としてのみならず、契約の履行、請求書の発行の根拠、または税務上の記録としても使用されます。
３．４ その他の種類
受領書には、商品、お金、サービスの受領書以外にもさまざまな種類が存在します。
1. 不動産の受領書
不動産取引において、購入者が頭金や購入代金を支払ったことを証明する書類。
2. 寄付の受領書
寄付を行った際に、その金額や寄付物品の詳細を記載した文書。
3. 賃料の受領書
賃貸物件において、賃料の支払いを受け取ったことを証明する書類。
4. 書類や重要物の受領書
書類、郵便物、荷物などの重要な物品の受け取りを証明する書類。
5. 手形や小切手の受領書
手形や小切手の受け取りを証明し、後日の金銭の移動を記録する書類。
これらの受領書は、それぞれの取引や行為の証拠として重要な機能を果たします。
４. 受領書を作成する際の注意点
受領書を作成する際は、正確かつ適切な情報を記載することが重要です。
以下に受領書を作成する際の注意点をまとめたので、ぜひ参考にしてみてください。
1. 日付の記載を間違えない
受領書には発行日を明記し、取引がいつ行われたのかを明確にしましょう。日付が異なると文書としての信頼性が失われます。
2. 受領者と受領アイテムの情報を間違えない
受領者の基本情報と受領したアイテムの詳細情報（名称、数量、単価、合計金額等）は正しい情報を明記してください。内容が異なると文書の信頼性が失われます。
3. 署名と印鑑を押し忘れない
受領者の署名や印鑑は、受領の証明になります。したがって、忘れないよう注意しましょう。
4. 明瞭かつ簡潔な言葉を心がける
受領書は明瞭かつ簡潔な言葉を使用しましょう。誤解をまねくような言葉は避けるよう努めてください。
5. 法的要件の確認
必要に応じて法的要件を確認し、必要な情報が含まれているかチェックしてください。
6. 保管とコピー
受領書はしっかりと保管し、必要に応じてコピーを作成しましょう。
7. デジタル化
受領書はデジタル化することで管理が容易になります。専用ツールやソフトを利用して、受領書を電子文書にするのもいいでしょう。
これらの注意点をインプットし、適切な受領書を作成するよう努めてください。
５. 無料で受領書のひな形・テンプレートをダウンロードできるサイト
受領書のひな形・テンプレートは、無料配布サイトを利用することで簡単にダウンロードできます。ここではおすすめの5サイトを厳選しました。
それぞれ特徴が異なるので、ニーズに合わせて最適なサイトを選んでみてください。
５－１．ビズ研
ビズ研はすぐに使える受領書のテンプレートが充実しています。
テンプレートのダウンロードは非常に簡単で、「ファイルをダウンロード」をクリックするだけでダウンロード可。また、会社名や文言などのサンプル部分を変更して、自社用のテンプレートとして利用できます。
URL: biztemplatelab.com
５－２．テンプレートデポ
テンプレートデポは、受領書のテンプレートを無料でダウンロードできるサイト。テンプレートのダウンロードはもちろん、受領書作成の注意点、よくある質問などが紹介されています。
なお、テンプレートはエクセル形式で作成されているので、Microsoftユーザーにおすすめです。
URL: template-depo.com
５－３．ビズルート
ビズルートでは、エクセル・ワード形式の受領書テンプレートを登録不要で無料ダウンロードできるサイト。
配布されているテンプレートは、シンプルなものから物品、金銭、個人用、会社用、納品書兼受領書など、様々なものがあります。また、受領書の書き方も紹介されているので、使い勝手がいいです。
URL: bizroute.net
５－４．freee
Freeeは金銭・物品用の受領書テンプレートを提供する無料サイト。
配布されているテンプレートはすべてExcel形式で、個人・法人問わず利用することができます。
URL: www.freee.co.jp
５－５．テンプレートNAVI
テンプレートNAVIは、受領書のテンプレートをワード・エクセル形式で提供するサイト。登録不要ですべてのテンプレートをダウンロードすることが可能です。
また、サイト内には物品を複数受領した場合や単品を受領した場合など、異なるシーンやシナリオに対応するテンプレートが提供されています。
URL: templates-navi.com
６．受領書に関するよくある質問
受領書に関するよくある質問をまとめました。
疑問の解消や情報収集にお役立てください。
Q1: 受領書は法的に必要な書類ですか？
A1:受領書は法的にみると、必須な書類というわけではありません。
ただし、商品やサービスの受け取りを明示できるほか、法的トラブルを避けるために非常に重要な書類です。
また、受領書は取引が正常に完了したことを証明するために、きわめて有効な法的証拠となります。
Q2: 受領書はどのような情報を含めるべきですか？
A2:受領書には、以下の基本情報を含めることが推奨されています。
• 受領書のタイトル（例: "受領書"）
• 発行日
• 受領者の名前と連絡先情報
• 受領したアイテムやサービスの詳細（商品名、数量、価格など）
• 発行者の名前、署名または印鑑
これらの情報を記載することで、受領書として作成した文書は取引の透明性を保ち、必要に応じて法的証拠として利用することができます。
Q3: 受領書のテンプレートを利用するメリットは何ですか？
A3:受領書のテンプレートを利用するメリットは以下のとおりです。
• 作業効率が上がる
テンプレートを利用することで、受領書をスムーズに作成することができます。
• 一貫性を保てる
同じフォーマットを使用することで、受領書における一貫性を保つことができます。
• 法的準備がしやすい
テンプレートは一般的に、法的に必要な情報を含んでいます。したがって、法的準備をサポートしてくれる心強い文書です。
• カスタマイズできる
テンプレートはカスタマイズすることができます。したがって、ビジネスの特定のニーズに合わせて変更することが可能です。
まとめ
受領書の書き方や種類、無料でダウンロードする方法について解説しました。
受領書を作成する際は、以下の要点を押さえることが重要です。
1. 明確な情報の提供
受領書には、受領者の名前や連絡先情報、受領したアイテムやサービスの詳細（名称、数量、単価等）、発行日などの基本情報を明確かつ正確に記載することが重要です。これにより、受領書が取引の正確な記録となり、法的なトラブルを避けることができます。
2. 署名と印鑑の記載
受領者の署名や印鑑を受領書に記載することで、受領を証明することができます。可能であれば、発行者の署名も記載し、双方の合意を明示しましょう。これにより、受領書は法的な証拠として機能します。
3. 明瞭かつ簡潔な表現
受領書は明瞭かつ簡潔な言葉を使用して作成し、誤解を避けるよう努めます。また、専門用語や難解な表現は避け、可能な限り簡潔かつ分かりやすい言葉を使用して内容を明確に伝えることが重要です。
受領書はこれらを考慮することで、取引の透明性と正確性を維持できます。さらには法的なトラブルを避けることができるので、文書はできるだけ具体的に記載しましょう。
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