いま企業に求められているものは何でしょうか?それは、「労働生産性」と「付加価値」です。効率よく仕事を行うこと、付加価値のある商品やサービスを提供することは、企業にとって大きなテーマです。今回は、労働生産性を上げるためのヒントを、業務効率化の観点からご紹介します。
労働生産性とは、「労働者が1人あたり、または1時間あたりに生み出す成果を数値化したもの」です。成果を生み出すためには、人件費や原材料などの「コスト」が必ずかかります。このコストに対してどれだけの成果を生み出せているのかを数値化することで、従業員の労働量や投資額を客観的に判断できるため、企業のものさしとなっています。
フレックスタイム制の導入や、テレワークの実施などで従業員のワークライフバランスを整えるのも1つの方法です。また、チェットツールやグループウェア、基幹システムの導入など、ITツールを取り入れることで格段に労働生産性が向上した企業も数多くあります。重要なのは、全社一丸となって取り組むこと。まずは、「徹底的に無駄を省いて効率化を進めること」を目標に、社内の見直しを行うことから始めるとよいでしょう。
ところで、労働生産性に似た言葉に「業務効率化」があります。業務効率化は、労働生産性を向上させるために有効な手段です。次の章では、PDFelementでできる業務効率化のアイデアをご紹介していきます。
『PDFelement Ver9』に新機能が追加され、さらに使いやすくなりました。業務効率化に役立つ、いくつかの機能をご紹介しましょう。
●個別編集機能
テキスト・画像・リンクをオブジェクトごとに自動認識し、個別に編集できます。選択したオブジェクト以外はクリックしても編集できないので、余計なオブジェクトを変更したくない場合に便利な機能です。
【手順】
1.PDFelementを起動し、編集対象のPDFを開きます。
2.[編集] タブをクリックします。
3.画面左のプルダウンから、編集したいオブジェクトを選択します。
「すべて」を選択した場合:テキスト・画像・リンクのすべてを編集できます。
「テキスト」を選択した場合:テキストのみを編集できます。
「画像」を選択した場合:画像のみを編集できます。
「リンク」を選択した場合:リンクのみを編集できます。
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●表の自動認識
PDF内にある「表」を自動で認識。コピーしてWordやExcelに貼り付けることができます。
【手順】
1.PDFelementを起動し、対象のPDFを開きます。
2.[ツール] > [表の認識] をクリックします。
[表の認識] ダイアログが表示され、認識できた表の数が表示されます。
3.認識できた表は、赤枠で強調表示されています。
コピーしたい表をクリックして選択後、[表をコピー] アイコンをクリックするとクリップボードにコピーできます。
4.WordやExcelを起動し、[Ctrl] + V でコピーした表を貼り付けます。
あとは、用途に応じて編集してください。
●キャプチャス
スクリーン上の画像を自動認識するので、マウスを移動しながら簡単にキャプチャを撮ることが可能です。撮りたい部分を決めたら、クリック! サイズを微調整したり、メモやモザイクを追加してからコピー&PDFに保存できます。フルスクリーンショットをサポートしており、業務に関連するキャプチャを手早くまとめて処理できるのが特長です。
【手順】
1.PDFelementを起動し、対象のPDFを開きます。
2.[ツール] > [キャプチャ] をクリックします。
3.マウスを移動すると、画像を自動認識した部分が強調表示されます。
キャプチャを撮りたい箇所をクリックします。
選択された部分が点線で囲まれ、メニューバーが表示されます。
メニューバーにはさまざまな機能があります。
[PDFとして保存] アイコン:キャプチャをPDFに保存します。
[ピン留め] アイコン:キャプチャを一時的にピン留めします。複数をピン留めすることも可能です。
[コピー] アイコン:クリップボードにコピーします。
●注釈
パンフレットやカタログなど…印刷前の原稿に対して編集担当者に変更を依頼することはよくあることです。
変更点をコメントに残して、そのページだけを共有できれば便利ですよね。
そのようなときに活用したいのが「注釈付きノート」。コメントが付いたページだけを自動で検出してPDFを作成し、クラウド上に保存することができます。
【手順】
1.PDFelementを起動し、対象のPDFを開きます。
2.[注釈] > [注記] をクリックすると、任意の箇所にコメントを追加できます。
3.[注釈] > [ノートを作成] をクリックします。
4.[ノート作成] ウィンドウが開きます。
[ページ範囲] などを指定後、[適用] ボタンをクリックします。
◎クラウドを活用しよう
[マイノートフォルダのクラウドに保存します] にチェックを入れておくと、[Document Cloud] の [マイノート] フォルダに注釈付きノートが保存されます。クラウド上に保存したら、そのファイルのリンクを共有! 編集依頼がすばやく行えます。
◎[Document Cloud] の [マイノート] フォルダ内を確認するには
[スタートページ] ボタンをクリック > 画面左側の [Document Cloud] をクリックします。[マイノート] フォルダをダブルクリックしてファイル一覧を確認してください。
労働生産性を上げるためには、さまざまな施策が必要になります。PDFelementが業務効率化の一助になれば幸いです。
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