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ビジネスでプレゼンをする場合にはマイクロソフト社のPowerpointが使用されます。プレゼンを行う際はプロジェクターに表示する内容と同じ文書を参加者全員に資料として配る必要があり、PPTX形式のデータを紙に印刷して出席者に配るケースが多いです。最近はパソコンで閲覧ができるように、電子化した資料を受け渡しする場合も少なくありません。このような場合には、Adobe AcrobatでPPTXからPDFに変換をすると便利です。
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Part1.Powerpointのプレゼン資料を送信する方法とは
Powerpointを利用すれば、簡単にプレゼン用の資料(スライド)を作成することができます。完成したスライドはPPTX形式のファイルで保存され、紙に印刷することが可能です。PPTX形式のファイルをそのまま電子メールなどの方法で受け渡しする場合には、データサイズが大きいので圧縮を行う必要があります。PPTXファイルを受け取った場合は、Powerpointがないと閲覧をすることができません。プレゼン用の資料を圧縮処理をせずに配布して誰でも簡単に閲覧ができるようにするために、PDF形式のドキュメントに変換をする方法があります。文書形式に変換をすればデバイスに関係なく簡単に閲覧ができますし、ファイルサイズが小さいので取り扱いやすいというメリットがあります。
Part2.プレゼン資料をPDFに変換する方法
Adobe Acrobatがあれば、プレゼン用に作成したPPTX形式のデータをPDF形式の文書ドキュメントに変換することができます。
▶ステップ1.Adobe Acrobatを起動して「ツール」「PDFを書き出し」を選択します。作成可能な種類の一覧が表示されるので、PPTXを選択しましょう。
▶ステップ2.「書き出し」をクリックしてから元のPPTXファイルを選択して開きます。
▶ステップ3.書き出しダイアログボックスで保存先ディレクトリとファイル名を指定します。最後に下の「保存」ボタンをクリックすれば、文書ファイルの形式で出力されます。保存先を指定しなければ、元のファイルと同じディレクトリに保存されるようになっています。
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Part3.PDFドキュメントをプレゼンの資料に使用する方法
ビジネス関係の文書を受け渡しする場合には、PDFのドキュメント形式でメールなどで配する方法が一般的です。ドキュメント形式のデータは印刷したり、パソコンで閲覧をするのに便利だからです。Adobe Readerを利用すればプレゼン用に表示することも可能で、会議などの際にプロジェクターで表示させることができます。ただし、図や文字を追加・削除したい場合や動画を挿入する際は、Powerpoint用にPPTX形式に変換をしてから編集操作を行う必要があります。Adobe Acrobatがあれば、文書データをプレゼン用のPPTX形式で出力することができます。
Part4.PDF文書をプレゼン用のPPTXファイルに変換する方法
1.Adobe Acrobatを起動して「ファイル」「書き出し」を選択します。画面の右側に保存が可能なファイル形式の一覧が表示されます。
2.書き出したい元のドキュメントファイルを指定します。書き出し先のファイル形式をPPTXに変更しましょう。デフォルト状態ではWord文書が選択されているので、右側の歯車のマークのアイコンをクリックすれば、PPTXを選択することができます。
3.ファイル名と保存先を指定して、「書き出し」を実行しましょう。保存先を指定しなければ、元の文書ファイルと同じ場所に書き込まれます。
Part5.プレゼンの資料をPDFに変換する際の注意点
Adobe Acrobatがあれば、Powerpointで作成したプレゼン用の資料をPDFドキュメント形式に変換したり、逆に文書データをプレゼン用の資料に書き換えることが可能です。この機能を活用すれば会議の資料を印刷せずに配るのに便利です。変換処理を行う場合の注意点は、変換処理の過程でフォームが変更される場合があることです。文字化けや字詰めなどが起こる可能性があるので、配布を行う前に必ず作成したファイルのチェックを行うようにしましょう。Powerpointの印刷オプションでもPDF文書で出力することが可能ですが、Adobe Acrobatを利用した方が元のデータに近いドキュメントを作成することができます。
Adobe Acrobatが利用できる場合には、Powerpointで作成したプレゼン用の資料をPDFドキュメントに変換する方法を知っておくと便利です。PDFドキュメントからPowerpoint用のデータを作成することもできるので、会議用の資料を作成する際に役立てることができます。この方法を利用すれば、画像形式のファイルに切り出しをする手間が省けます。
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