・始末書の無料テンプレート
・始末書の書き方？
始末書は、単に謝罪の気持ちを書く文書ではありません。何が起きたのか、なぜ起きたのか、どう反省しているのか、今後どのように再発を防ぐのかを、簡潔かつ正確に伝えることが大切です。テンプレートを使う場合も、以下の基本構成に沿って内容を整理すると、状況に合った始末書に仕上げやすくなります。
①始末書に書く基本項目
始末書の形式は会社によって多少異なりますが、一般的には次のような項目を記載します。
- 提出日：始末書を提出する日付
- 宛先：上司、部長、社長など提出先の役職・氏名
- 所属・氏名：提出者本人の部署名と氏名
- 表題：「始末書」と明記する
- 発生日時：トラブルやミスが起きた日時
- 状況・経緯：何が起きたのかを客観的に記載する
- 原因：なぜその問題が起きたのかを整理する
- 謝罪・反省：迷惑をかけたことへの謝意と反省の意思を示す
- 再発防止策：同じミスを繰り返さないための具体策
②始末書はこの流れで書けばOK
始末書の本文は、次の流れでまとめるとわかりやすくなります。
- 事実を書く
いつ、どこで、何が起きたのかを簡潔に説明します。ここでは感情よりも事実を優先し、読み手が状況を把握できるように書くのがポイントです。 - 原因を書く
問題が起きた理由を整理して記載します。確認不足、管理不足、判断ミスなど、原因が自分にある場合は曖昧にせずに示しましょう。 - 謝罪・反省を書く
社内外に迷惑をかけたことに対して、誠実に謝罪し、反省している姿勢を伝えます。長く書きすぎる必要はありませんが、形式的になりすぎないよう注意が必要です。 - 再発防止策を書く
今後どう改善するのかを具体的に書きます。読み手が「同じことは起きにくい」と判断できる内容にすることが重要です。
③ケース別の書き方・例文
始末書はケースによって書くべき内容の重点が少し変わります。ここでは、よく使われるケース別に、書き方のポイントと短い例文をまとめます。
-遅刻の始末書
ポイント：遅刻した日時、理由、業務への影響、今後の改善策を明確に書きます。特に、単なる言い訳にならないよう注意しましょう。
例文：
このたびは、○月○日の出社時刻に遅刻し、関係者の皆様にご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。原因は、出発準備が遅れたことによるものであり、自己管理の甘さを深く反省しております。今後は前日の準備を徹底し、余裕を持って出社できるよう改善いたします。
-紛失の始末書
ポイント：何を、いつ、どこで紛失したのかを具体的に書き、会社や取引先への影響がある場合はその点も触れます。再発防止策では管理方法の見直しが重要です。
例文：
このたび、会社貸与の備品を紛失し、業務および関係各所にご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。○月○日帰宅後に所在不明であることに気付き、直ちに捜索を行いましたが発見に至りませんでした。今後は持ち出し時と帰社時の確認を徹底し、保管方法も見直して再発防止に努めます。
-業務ミスの始末書
ポイント：どの業務で、どのようなミスが起き、どの範囲に影響が出たのかを整理します。原因分析と再発防止策を具体的に示すことが大切です。
例文：
このたび、私の確認不足により発注内容に誤りが生じ、取引先ならびに社内関係者へご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。入力内容の再確認を怠ったことが原因であり、責任を痛感しております。今後はチェックリストの活用とダブルチェックを徹底し、同様のミスを防止いたします。
-交通事故の始末書
ポイント：事故発生日時、場所、状況、被害の有無、初動対応、今後の安全対策を明確に書きます。事実関係は特に正確さが求められます。
例文：
このたび、業務中の運転において交通事故を起こし、関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。前方確認が不十分であったことが事故の原因であり、安全意識の不足を深く反省しております。今後は交通法規をあらためて徹底し、運転時の安全確認をこれまで以上に厳格に行います。
-無断欠勤・打刻忘れの始末書
ポイント：勤怠に関するトラブルは、発生日時と影響を明確にし、今後の自己管理や確認体制について具体的に書くとよいでしょう。
例文：
このたび、○月○日の勤怠処理において打刻漏れが発生し、勤怠管理に支障を生じさせてしまいましたことをお詫び申し上げます。出勤後すぐに業務へ取りかかったことで打刻確認を怠ったことが原因です。今後は出退勤時の確認を習慣化し、必要に応じてリマインダーを設定して再発防止に努めます。
・始末書を書くときの注意点
始末書は反省の意思を示す文書ですが、感情的に長く書けばよいわけではありません。むしろ、文書の種類を取り違えないこと、事実を正確に書くこと、再発防止策を具体的に示すことが重要です。以下のポイントを押さえることで、内容のずれや誤解を防ぎやすくなります。
①まず確認したい｜始末書・顛末書・反省文の違い
始末書を書く前に、求められている文書の種類を確認しておきましょう。似た文書でも目的が異なるため、書く内容や重視されるポイントが変わります。
| 項目 | 始末書 | 顛末書 | 反省文 |
|---|---|---|---|
| 主な目的 | 事実を報告し、謝罪・反省と再発防止の意思を示す | トラブルや事故の経緯・原因を客観的に報告する | 自分の行動を振り返り、反省の気持ちを示す |
| 中心となる内容 | 事実、原因、謝罪、反省、再発防止策 | 発生日時、経緯、原因、対応状況、今後の対策 | 反省点、改善したいこと、今後の心がけ |
| 文体の特徴 | 謝罪と報告の両方を含む | 客観的・事務的になりやすい | 比較的個人的で内省的 |
| 向いているケース | 業務ミス、遅刻、紛失、事故などで責任と反省を示す場合 | 会社として経緯を整理・共有したい場合 | 軽微なミスや態度面の改善を求められる場合 |
どの文書を提出すべきか迷う場合は、会社の指定やフォーマットを先に確認するのが安全です。
②事実は正確に書く
始末書では、まず何が起きたのかを正確に伝えることが重要です。発生日時、場所、対象物、影響範囲などは曖昧にせず、確認できる事実に基づいて書きましょう。誤解を避けるためにも、推測や不確かな情報はできるだけ避けるのが基本です。
③言い訳より事実・謝罪・対策を優先する
事情の説明が必要な場合でも、言い訳に見える表現が多いと、反省の意思が伝わりにくくなります。始末書では、まず事実を述べたうえで謝罪し、その後に必要最小限の原因説明と改善策を示すほうが、読み手に誠実な印象を与えやすくなります。
④日時や影響はできるだけ具体的に書く
「遅れてしまった」「迷惑をかけた」だけでは、どの程度の問題だったのかが伝わりません。何分遅刻したのか、どの書類を紛失したのか、どの取引先や部署に影響が出たのかなど、可能な範囲で具体的に記載すると内容が伝わりやすくなります。
⑤再発防止策は実行できる内容にする
再発防止策は、単に「今後は気を付けます」と書くだけでは不十分です。確認フローの見直し、ダブルチェックの実施、保管方法の改善、スケジュール管理の徹底など、実際に行動へ移せる内容を示すことが大切です。具体性があるほど、反省と改善の意思が伝わりやすくなります。
⑥会社の書式や提出ルールがあるか確認する
会社によっては、始末書の書式や提出先、提出期限、手書き・PC作成の指定が決まっていることがあります。内容が適切でも、社内ルールに合っていないと差し戻しになることがあるため、作成前に指定フォーマットの有無を確認しておくと安心です。
・PDFelementを使って始末書を作成する
ここではPDFelementで保存したテンプレートを活用し、始末書を作成する手順を紹介していきます。
その1：始末書テンプレートに書き込む
PDFelementでPDFファイルをワード感覚で編集できます。
その2：AIで始末書の内容を最適化する
自分で作成した始末書の内容に不安がある場合は、AIで文章を見直し・最適化して、より適切で伝わりやすい内容に整えましょう。
その3：始末書のテンプレートを印刷して手書きする
会社によっては、手書き始末書作成のが決まっています。その時は、テンプレートを印刷して手書き作成します。
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