無料で作成した電子印鑑を文書に押す方法をご紹介

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政府が推し進める働き方改革や行政手続きのデジタル化の影響を受けて、「電子印鑑」への関心が高まっています。ここでは、電子印鑑とはなにかを解説するとともに、電子印鑑をビジネス文書に押す方法やその際に便利なソフトを紹介します。



Part 1. 電子印鑑とは?


電子印鑑とは、画像データやPDF形式になった印鑑のことを指します。電子印鑑は、印鑑として法的な効力を持っているか否かで二つに分けることが可能です。印鑑として法的効力を持たない電子印鑑は、Wordや無料ツールを使って自作可能ですが、法的効力を持っていないので、承認印など社内での使用に限定されます。一方、印鑑として法的効力を持つ電子印鑑は、いつ誰がその電子印鑑を押したのかがわかる仕組みになっています。無料での作成は難しいですが、契約書や請求書など社外に提出する文書にも押せるのが特徴です。ただし、法的効力を持つ電子印鑑であっても、実印が求められる場面などでは使用できません。




Part 2. 電子印鑑をWord・Excel・PDFに押す方法


無料か有料かに関わらず、作成した電子印鑑は、画像としてWord文書やExcel文書に挿入して使います。具体的には、以下のような手順で行います。ちなみに、解説に使用しているOfficeソフトのバージョンは2016です。

1.WordもしくはExcelを開き、電子印鑑を押したい文書を開きます。

2.「挿入」タブを選択して、Wordの場合は「画像」を、Excelの場合は「図」から「画像」をクリックします。「画像の挿入元」では「このデバイス」を選んでください。

3.Word文書もしくはExcel文書に押したい電子印鑑の画像を選び、「挿入」をクリックします。


Word文書に電子印鑑を押す場合、希望通りの場所に貼り付けられなかったり、電子印鑑を貼り付けたことでレイアウトが崩れてしまったりすることがよくあります。これらは、Word文書の文字と文字の間に電子印鑑が挿入されてしまうために起こる現象です。これらを解消するには、電子印鑑をWord文書の文字の上に表示するように設定を変更しましょう。具体的には、以下のような手順で設定を変更します。

1.挿入した電子印鑑を選択し、右上にある四角いアイコン(レイアウトオプション)をクリックします。

2.レイアウトオプションの「文字列の折り返し」のなかにある「前面」をクリックします。


PDFファイルに電子印鑑を押す場合には、PDFの編集ができるソフトが必要です。電子印鑑の挿入に限らず、ビジネスシーンでPDF文書を扱う機会が多いなら、ぜひ一度「PDFelement」を使ってみてください。PDFelementは、PDFの作成や編集ができるパソコン用ソフトです。PDFelementの特徴は収録している機能の豊富さにあります。基本的なPDFの作成・編集機能だけでなく、PDFファイルをWordやExcelをはじめとする他の形式に変換したり、複数のPDFファイルを一つに結合したりするなど、あると便利なPDFに関する機能がこのソフトには詰まっています。


また、PDFelementにはOCR(光学文字認識処理)と呼ばれる機能も搭載されているので、紙媒体で保存しているビジネス文書を簡単にデジタル化することも可能です。電子印鑑の導入と合わせてPDFelementのOCR機能を活用すれば、社内のデジタル化がより前進するでしょう。


PDFelementを使ってPDFファイルに電子印鑑を押すには、まず電子印鑑をスタンプとして登録する必要があります。

1.PDFelementを開き、「注釈」タブのなかから「スタンプ作成」を選び、「カスタムスタンプの作成」に進みます。

2.「名前」の欄に登録する電子印鑑の名前を入力します。

3.「イメージの選択」をクリックし、登録したい電子印鑑の画像を選んで「OK」をクリックします。


上記のような手順でPDFelementに電子印鑑を登録すると、「注釈」タブの「スタンプ」に電子印鑑が表示されるようになります。PDFファイルに電子印鑑を押したいときは、任意のPDFファイルを開いたあと、この「スタンプ」から電子印鑑を選択し挿入してください。




Part 3. 電子印鑑の活用は社内業務の効率アップにつながる!


無料で作成できる電子印鑑には、前述した通り、印鑑としての法的な効力はありません。そのため、使用できる範囲は社内に限られています。しかし、だからといって法的効力を持たない電子印鑑は「無用の長物」ではありません。あなたが勤める企業にも、上司の承認印を得るためだけに印刷される書類があるでしょう。電子印鑑があれば、データのままで印鑑を押すことができるので、押印のためだけに書類を印刷する手間が省けます。WordやExcelに電子印鑑を押すときは、それぞれに対応したOfficeソフトを活用し、PDFに電子印鑑を押すときは、PDFelementを活用すると便利です。

→関連記事:電子印鑑作成方法解説!フリーソフト9選



Part 4. 電子印鑑は便利なソフトを使って賢く活用しよう!


電子印鑑は印鑑をデータ化したものであり、法的効力の有無によって二種類に分けられます。作成した電子印鑑は、ソフトを使ってWordやExcel、PDFに押すことが可能です。PDFelementなら、PDFへの電子印鑑の挿入だけでなく、PDFの作成や編集、結合などさまざまなPDFに関する作業ができます。

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作成日: 2021-01-16 20:36:40 / 更新日: 2021-08-26 22:14:29

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星野

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